Створення записів часу для оплати в QuickBooks Online

Ваші співробітники можуть працювати безпосередньо для вас над роботами, необхідними для управління вашою компанією (наприклад, підготовка рахунків-фактур або введення облікової інформації в QuickBooks Online), а також вони можуть виконувати роботу, безпосередньо пов’язану з вашими клієнтами. В останньому випадку ви можете відстежувати час, який співробітники витрачають на проекти, пов’язані з клієнтами, а потім виставляти клієнтам рахунок за час ваших співробітників.

Щоб відстежувати час, ви використовуєте або вікно «Табель часу», або вікно «Табель часу». незалежно від того, яке вікно ви використовуєте, QBO відстежує введений час, і, коли ви готуєте рахунок-фактуру для клієнта, для якого було записано час, QBO пропонує вам додати час до рахунка-фактури.

Ви навчитеся вводити час за допомогою вікна «Діяльність часу» та вікна «Щотижневий розклад», а також побачите, як QBO запропонує вам включити оплачуваний час у рахунок-фактуру клієнта. Зауважте, що запис часу, який ви можете повернути клієнту, називається розумно оплачуваним часом.

Введення одноразової активності

Відкрийте вікно Часової активності за допомогою меню Створити знак плюс (+) у верхній частині QBO. Виконайте такі дії:

Натисніть кнопку «Створити плюс» (+), щоб відкрити меню «Створити».

У стовпці Співробітники натисніть Одноразова активність.

QBO відображає вікно Часової активності.

У списку Ім’я виберіть працівника або постачальника, який виконував роботу.

Введіть дату виконання робіт.

Зі списку Замовників виберіть замовника, для якого виконано роботу.

У списку Служб виберіть послугу, яка була виконана.

Поставте прапорець у полі Оплата, яке зміниться на поле Рахунок у, і вкажіть погодинну ставку.

Якщо виконана робота підлягає оподаткуванню, поставте прапорець у полі «Податкова».

У полі Час введіть кількість часу, витраченого на цю дію.

Ви можете ввести час початку та закінчення, включаючи будь-який час перерви, поставивши прапорець Ввести час початку та закінчення; QBO обчислює витрачений час і відображає його під полем Опис.

Введіть опис роботи, який за замовчуванням відображатиметься в рахунку-фактурі.

Ви можете змінити опис після додавання запису часу до рахунку-фактури.

Натисніть «Зберегти», щоб зберегти запис, або «Зберегти та створити», щоб ввести іншу дію часу.

Якщо натиснути стрілку поруч із пунктом «Зберегти та створити», ви можете вибрати «Зберегти та закрити».

Вікно Часової активності.

Використання табеля робочого часу для запису часу

Якщо ви віддаєте перевагу вводити час у форматі сітки, що показує дні та дати тижня, то щотижневий розклад для вас. Щоб ввести час за допомогою цього вікна, виконайте такі дії:

Натисніть кнопку Створити — знак плюс (+), щоб відкрити меню Створити.

У стовпці Співробітники натисніть Тижневий розклад.

Виберіть ім’я людини, час якої ви записуєте.

Виберіть тиждень, на який потрібно записати час.

У розділі «Подробиці» виберіть ім’я клієнта, пункт послуги та, якщо потрібно, надайте опис.

Щоб повернути клієнту рахунок за час, установіть прапорець Оплачується та вкажіть ставку, за якою стягуватиме час.

Заповніть відпрацьований час у відповідний день.

Натисніть Зберегти, Зберегти та створити або клацніть стрілку поруч із Зберегти та створити та виберіть Зберегти та закрити.

Щотижневий розклад.

Додавання витрат, що підлягають оплаті, до рахунку-фактури

Ви можете додати записи часу, що підлягає оплаті, до рахунку-фактури кількома способами. Наприклад, якщо ви переглядаєте сторінку будь-якого клієнта, QBO відображає список невиконаних транзакцій. У стовпці «Дія» будь-якого запису часу, що підлягає оплаті, QBO відображає кнопку «Почати рахунок-фактуру», яку можна натиснути, щоб розпочати рахунок-фактуру клієнту та включити оплачувану вартість до рахунку-фактури. Щоб переглянути сторінку клієнта, клацніть Клієнт на панелі навігації, а потім натисніть ім’я клієнта.

Але вам не потрібно шукати записи часу, що підлягають оплаті. QBO пропонує вам додати їх до будь-якого рахунку-фактури, який ви створюєте для клієнта, для якого існують записи часу, що підлягає оплаті. Запустіть рахунок-фактуру (у меню Створити — знак плюс — натисніть Рахунок-фактура) та виберіть клієнта. Якщо у клієнта є записи часу, що підлягають оплаті, вони відображаються на панелі праворуч на екрані.

Натисніть кнопку Додати в кожному записі часу, що підлягає оплаті, який потрібно додати до рахунка-фактури. Або, щоб додати всі записи, натисніть кнопку Додати все у верхній частині панелі праворуч. QBO вводить інформацію про кожен оплачуваний час у рядку рахунку-фактури, заповнюючи послугу, опис, кількість, ставку та загальну суму. За потреби ви можете редагувати будь-яку інформацію на лінії. Заповніть решту рахунка-фактури, як і будь-який інший рахунок-фактуру, додавши інші рядки, які можуть не стосуватися записів часу.

Не забувайте, що ви можете додати проміжний підсумок для записів часу, якщо хочете.