Створення замовлення на покупку в QuickBooks

Замовлення на купівлю служить простій меті: воно повідомляє постачальнику, що ви хочете придбати якийсь елемент. Фактично замовлення на закупівлю є договором купівлі.

Багато малих підприємств не використовують замовлення на покупку. Але коли вони виростають до певного розміру, багато компаній вирішують використовувати їх, оскільки замовлення на покупку стають постійними записами товарів, які ви замовили. Більше того, використання замовлень на покупку часто формалізує процес закупівлі в компанії. Наприклад, ви можете вирішити, що ніхто у вашій фірмі не може придбати нічого, що коштує більше 100 доларів, якщо не отримає замовлення на покупку. Якщо тільки ви можете оформляти замовлення на закупівлю, ви ефективно контролюєте закупівельну діяльність за допомогою цієї процедури.

Щоб використовувати QuickBooks для створення замовлень на покупку, виконайте такі дії:

1. Повідомте QuickBooks, що ви хочете створити замовлення на покупку, вибравши Постачальники –> Створити замовлення на покупку.

QuickBooks відображає вікно Створення замовлень на покупку.

Зауважте, що якщо в меню «Постачальники» не надано команду «Створити замовлення на покупку», QuickBooks не знає, що ви хочете створити замовлення на покупку.

2. Скористайтеся спадним списком меню Постачальники, щоб визначити постачальника, у якого ви хочете придбати товар.

У спадному списку «Постачальник» перелічено кожного з постачальників у вашому списку постачальників.

3. (Необов’язково) Класифікуйте покупку за допомогою розкривного списку «Клас».

4. (Необов’язково) Укажіть іншу адресу відправлення у спадному списку Доставка.

У спадному списку Відправити до відображається список усіх ваших клієнтів, постачальників і співробітників. Ви вибираєте корабель для адресації, вибираючи одне з цих інших назв. Після того, як ви виберете запис зі списку Відправити, QuickBooks заповнює поле «Доставка» відповідною інформацією.

Вікно Створення замовлень на покупку містить деякі стандартні та, сподіваємось, знайомі кнопки та поля: «Назад», «Далі», «Друк», «Знайти», «Орфографія», «Історія» та «Шаблон».

5. Підтвердьте дату замовлення на покупку.

Спочатку QuickBooks поміщає поточну системну дату в поле «Дата». Однак вам слід підтвердити, що дата, яку QuickBooks вводить як дату замовлення на покупку, правильна. Це дата контракту. Часто дата встановлює договірні умови — наприклад, кількість днів, протягом яких товар має бути відправлений.

6. Підтвердьте номер замовлення на покупку.

Номер замовлення на закупівлю, або номер замовлення, однозначно ідентифікує документ замовлення на закупівлю. QuickBooks послідовно нумерує замовлення на покупку для вас і розміщує наступний номер у полі № замовлення. Здогадка, яку QuickBooks робить щодо правильного номера замовлення на покупку, зазвичай правильна, але якщо вона невірна, введіть номер для заміни.

7. Підтвердьте постачальника та відправте інформацію.

Блок «Продавець» і «Блок «Доставити»» визначають постачальника, у якого ви купуєте товар, і відправлення, за адресою якого ви хочете, щоб постачальник відправив відправлення. Ця інформація має бути правильною, якщо ваш список постачальників оновлений і ви правильно скористалися розкривним списком Відправити, щоб визначити, якщо необхідно, альтернативну адресу Доставка. Тим не менш, переконайтеся, що інформація, показана в цих двох адресних блоках, правильна. Якщо інформація невірна, звичайно, виправте її. Ви можете редагувати інформацію про блок адрес, вибравши неправильну інформацію, а потім повторно ввівши те, що має бути показано.

8. Опишіть кожен товар, який ви хочете замовити.

Ви використовуєте стовпці вікна Створення замовлень на покупку, щоб детально описати кожен елемент, який потрібно замовити в рамках покупки. Кожен елемент знаходиться в окремому рядку. Щоб описати товар, який ви хочете придбати у постачальника, ви надаєте наведену нижче інформацію:

• Item: стовпець Item дозволяє записати унікальний номер товару для товару, який ви хочете придбати. Пам’ятайте, що елементи мають бути введені або описані в списку предметів. Головне, що вам потрібно знати про список позицій, — це те, що все, що ви хочете відобразити в рахунку-фактурі — або, якщо на те пішло, у замовленні на покупку — має бути описано у файлі товару.

• Опис: стовпець Опис показує опис вибраного вами елемента. Ви також можете відредагувати поле Опис, щоб воно було зрозуміло для клієнтів або постачальників.

• Кількість: стовпець «Кількість» дає змогу визначити необхідну кількість товару. Зрозуміло, ви вводите необхідну кількість елементів у цьому полі.

• Тариф: стовпець «Тариф» дозволяє ввести ціну за одиницю або ставку за одиницю товару. Зверніть увагу, що QuickBooks використовує різні мітки для цього стовпця залежно від типу компанії, яку ви налаштували.

• Клієнт: стовпець Клієнт дозволяє визначити клієнта, для якого купується товар.

• Сума: у стовпці «Сума» показано загальну суму витрат на елемент. QuickBooks обчислить суму за вас, помноживши кількість на курс (або ціну). Ви також можете редагувати суму стовпця. У цьому випадку QuickBooks коригує ставку (або ціну) таким чином, щоб коефіцієнт помноження кількості завжди дорівнював сумі.

Вам потрібно ввести опис кожного товару, який має бути включено в замовлення на покупку. Це означає, наприклад, що якщо ви хочете замовити шість позицій у постачальника, ваше замовлення на покупку має містити шість рядків інформації.

9. Роздрукуйте замовлення на покупку.

Вам потрібно роздрукувати замовлення на покупку. Метою запису замовлення на покупку в QuickBooks є створення офіційного запису про покупку. Ви майже завжди захочете передати це замовлення постачальнику. Замовлення на покупку повідомляє постачальнику саме те, що ви хочете придбати, і ціну, яку ви готові заплатити. Щоб роздрукувати замовлення на покупку, ви можете натиснути кнопку Друк. Ви також можете друкувати замовлення на покупку пізніше в пакеті; для цього збережіть усі замовлення на покупку, які потрібно створити, а потім виберіть команду Файл –> Друк форм –> Замовлення на закупівлю.

10. Збережіть замовлення на покупку.

Щоб зберегти замовлення на покупку, натисніть кнопку «Зберегти та закрити» або кнопку «Зберегти та створити». Якщо натиснути кнопку «Зберегти та створити», QuickBooks збереже це замовлення та знову відобразить порожню версію вікна «Створити замовлення на покупку», щоб ви могли записати інше замовлення на покупку.