Робота з частковими замовленнями на покупку в QuickBooks Online

Працюєте з частковим замовленням на покупку в QuickBooks Online? Ви можете додати лише частину замовлення на покупку до трансакції, щоб оплатити отримані товари, а інші товари залишити неоплаченими. Припустимо, що ви отримуєте лише частину замовлення або хочете оплатити лише частину замовлення. Без проблем. Ви можете додати частину замовлення на покупку до рахунку, чека або витратної транзакції, а згодом додати більше до іншого рахунку, чека або витрати — і продовжувати таким чином, доки не використаєте все замовлення на покупку.

QBO пов’язує декілька транзакцій із замовленням на купівлю, а QBO автоматично закриває замовлення на купівлю, коли ви пов’язуєте всі рядки замовлення на купівлю з будь-якою комбінацією транзакцій рахунків, чеків або витрат. Якщо ви визначите, що не отримаєте рядок у замовленні на купівлю, ви можете вручну закрити цей рядок, не пов’язуючи його з іншою транзакцією. Клацніть рядок, який потрібно закрити, у замовленні на покупку та поставте прапорець у стовпці Закриті.

Ви можете вручну закрити все замовлення на покупку, якщо воно вам більше не потрібне; просто клацніть індикатор статусу замовлення на покупку під іменем постачальника та змініть статус з «Відкритий» на «Закритий».

Припустимо, що у вас є замовлення на покупку, подібне до показаного тут, і ви отримуєте два рядки в замовленні на покупку, але ви все ще чекаєте на інші два рядки.

Замовлення на покупку з кількома рядками.

Ви можете створити транзакцію для оплати лише тих товарів, які ви отримали, а решту залишити відкритими в замовленні на покупку. Виконайте такі дії:

Відкрийте меню «Створити» (знак «плюс») і виберіть «Рахунок», «Чек» або «Витрати», залежно від типу трансакції, яку ви хочете використати. Для цього прикладу використаємо чек.

Виберіть постачальника.
Доступні замовлення на покупку для вибраного постачальника відображаються на панелі праворуч на екрані, де ви можете побачити деякі рядки замовлення на покупку, а також його початкову та поточну суму.

Чек, що показує доступне замовлення на купівлю з кількома рядками для вибраного постачальника.

Натисніть Додати в замовленні на покупку на панелі.
QBO додає всі рядки замовлення на покупку до розділу «Відомості про товар» або «Відомості про обліковий запис», починаючи з першого доступного рядка у відповідному розділі.

Відредагуйте кількість або суму для кожного рядка, щоб відобразити частину, яку ви хочете записати як частково отриману або оплачену.

На цьому зображенні кількість в першому та останньому рядках встановлено на нуль, щоб вказати, що товари ще не отримані. Третій рядок налаштований на часткове отримання замовленого товару.

Зауважте, що ви можете частково оплатити рядок у замовленні на купівлю, змінивши кількість у цьому рядку з початкової суми в замовленні на покупку на кількість, яку ви отримуєте.

Отримання та оплата частини замовлення на покупку.

Збережіть трансакцію рахунку, чека або витрати.

Якщо ви знову відкриєте замовлення на покупку, ви побачите, що QBO відстежує статус товарів в окремих рядках покупки.

Якщо я повторюю процес отримання деяких позицій у замовленні на купівлю, замовлення на купівлю на бічній панелі вказує, що загальна вартість і поточний залишок не збігаються, що означає, що частину замовлення на покупку було отримано. І після того, як я ідентифікую додаткові отримані елементи та збережу трансакцію рахунку, чека або витрати, у початковій покупці відображаються дві пов’язані трансакції та, якщо доречно, додаткові закриті рядки в замовленні на покупку.

При натисканні на Пов’язані трансакції під статусом замовлення на покупку відображаються типи зв’язаних транзакцій, дати та суми; ви можете натиснути будь-яку пов’язану транзакцію, щоб відобразити її.

Цікаво, як легко визначити, яку частину конкретного замовлення на покупку ви отримали або оплатили, а яка ще залишається непогашеною? Використовуйте звіт відкритих замовлень на покупку.

Відкритий звіт про замовлення на покупку.

На цьому зображенні панель навігації прихована, натиснувши три горизонтальні смуги у верхньому лівому куті вікна QBO.

Щоб запустити цей звіт, натисніть Звіти на панелі навігації. Потім скористайтеся полем пошуку, щоб ввести «Відкрити закупівлю» (вам не потрібно буде вводити більше цього — QBO відображає назву звіту в результатах пошуку, і ви можете клацнути її, щоб відобразити звіт). Ви також можете використовувати звіт відкритий список замовлень.