Робота з кнопками вікна звіту QuickBooks 2018

Вікно звіту зазвичай містить десять кнопок: Налаштувати звіт, Коментувати звіт, Поділитися шаблоном, Запам’ятати, Друк, Електронна пошта, Excel, Приховати заголовок, Згорнути та Оновити. Ви можете дізнатися, що роблять ці командні кнопки, експериментуючи. Якщо у вас немає на це часу, прочитайте наступні розділи.

Кнопка «Налаштувати звіт».

Кнопка «Налаштувати звіт» відображає діалогове вікно «Змінити звіт».

Прокоментуйте кнопку Повідомити

При натисканні кнопки «Коментар до звіту» відобразиться вікно «Коментар до звіту» (показано). Щоб скористатися діалоговим вікном «Коментар до звіту», клацніть значення звіту, яке потрібно додати коментарем. Потім QuickBooks відкриває поле для коментарів у нижній частині вікна, ви вводите свій коментар, а потім натискаєте кнопку Зберегти.

Вікно коментаря до звіту.

Коли ви закінчите коментувати звіт, вам потрібно зберегти анотований звіт. Зробіть це, натиснувши кнопку OK, коли QuickBooks запитає, чи бажаєте ви зберегти прокоментований звіт. Пізніше, коли ви надрукуєте звіт, ви зможете додати свої коментарі. (Це чудовий інструмент для бухгалтерів і бухгалтерів, які хочуть пояснити, що означають цифри для інших читачів фінансової звітності.) Ви друкуєте збережений коментований звіт, вибираючи звіт у меню Звіти→ Звіти з коментарями.

Кнопка "Поділитися шаблоном".

Кнопка «Поділитися шаблоном», яку QuickBooks активує після того, як ви певним чином налаштували звіт, дає змогу поділитися своїми налаштуваннями звіту (а не даними) з іншими користувачами QuickBooks. Коли ви натискаєте цю кнопку, QuickBooks відображає діалогове вікно «Поділитися шаблоном» (не показано). Використовуйте діалогове вікно, щоб дати шаблону звіту назву (в ідеалі , будь ласка, розумну назву ), опишіть свій налаштований звіт кількома словами на вибір, вкажіть своє ім’я та адресу електронної пошти та скористайтеся кнопками опцій, щоб указати, чи хочете ви залишитися. анонімний. Коли ви натискаєте «Поділитися», QuickBooks завантажує ваш шаблон звіту на веб-сайт Intuit, де інші люди можуть отримати шаблон і використовувати його.

Кнопка запам'ятати

Кнопка «Запам’ятати» відображає діалогове вікно «Запам’ятати звіт», яке показано тут. Діалогове вікно «Запам’ятати звіт» дозволяє запам’ятати або назавжди зберегти певний набір параметрів створення звіту. Після того, як ви запам’ятали ці налаштування, ви можете створити такий самий звіт, вибравши збережений звіт у підменю Звіти→ Запам’ятовані звіти.

Діалогове вікно «Запам’ятати звіт».

Запам’ятований звіт можна зберегти в групі звітів із запам’ятовування. Для цього встановіть прапорець Зберегти в групі записаних звітів. Потім скористайтеся спадним списком Зберегти в групі записаних звітів, щоб вибрати групу звітів, у якій потрібно зберегти збережений звіт.

Кнопка друку

Командна кнопка «Друк» у верхньому рядку меню відображає розкривний список із двома параметрами: «Звітувати» та «Зберегти як PDF». Якщо натиснути кнопку «Звіт», QuickBooks (іноді після невеликого роздратування) відобразить діалогове вікно «Друк звітів», яке показано тут, у якому можна вибрати, як і де друкувати звіт. Наприклад, вкладка «Налаштування» дозволяє вибрати принтер, вибрати орієнтацію сторінки (книжкова або альбомна), вказати, чи потрібно друкувати лише діапазон сторінок звіту, керувати розривом сторінки та налаштувати розміри (ширина та висота). ) звіту. Якщо натиснути кнопку «Зберегти як PDF», QuickBooks відобразить діалогове вікно «Зберегти документ як PDF», яке дає змогу створити PDF-документ звіту.

Вкладка Параметри діалогового вікна Друк звітів.

Вкладка «Поля» діалогового вікна «Друк звітів», показаного тут, дозволяє вказати поля, які QuickBooks має використовувати на сторінках друкованих звітів. Ви вказуєте верхнє, праве, нижнє та ліве поля в дюймах.

Вкладка «Поля» діалогового вікна «Друк звітів».

Натисніть кнопку «Попередній перегляд» у діалоговому вікні «Друк звітів», щоб відкрити вікно попереднього перегляду. У вікні попереднього перегляду показано, як виглядають надруковані сторінки звіту. У вікні також є кнопки, за допомогою яких можна перейти до попередньої та наступної сторінок звіту, збільшити та зменшити масштаб звіту та роздрукувати звіт.

Після того, як ви використали вкладки «Налаштування» та «Поля», щоб указати, як QuickBooks має друкувати звіт, натисніть «Друк». QuickBooks надсилає звіт на ваш принтер.

Кнопка електронної пошти

Командна кнопка Надіслати електронною поштою дозволяє надіслати електронною поштою версію звіту Excel або PDF-версію звіту комусь іншому у вигляді вкладення електронної пошти.

Кнопка Excel

Якщо натиснути кнопку Excel, QuickBooks відобразить підменю, у якому можна вибрати «Створити новий аркуш» або «Оновити існуючий аркуш». Виберіть «Створити новий аркуш», щоб відобразити діалогове вікно «Надіслати звіт до Excel», яке показано тут. Діалогове вікно Надіслати звіт до Excel дає змогу взяти інформацію зі звіту та скопіювати її у файл, який може легко відкрити програма електронних таблиць, наприклад Microsoft Excel. Ви можете надіслати копію до нової електронної таблиці Excel, до наявної електронної таблиці Excel або до файлу .csv (значення, розділені комами), який можна відкрити практично будь-якою електронною таблицею чи програмою баз даних.

Діалогове вікно Надіслати звіт до Excel.

Щоб скопіювати звіт до нової книги, виберіть перемикач «Створити новий аркуш». Звідти у вас є можливість створити повністю нову електронну таблицю Excel (клацніть параметр У новій книзі) або створити новий аркуш у наявному файлі за допомогою перемикача В існуючій книзі; потім введіть шлях та назву книги у текстове поле, яке відкривається QuickBooks після вибору перемикача. (Якщо ви не знаєте шлях і назву книги, натисніть кнопку «Огляд», а потім скористайтеся діалоговим вікном, яке відображається в QuickBooks, щоб знайти файл книги.)

Якщо ви хочете скопіювати звіт до наявної електронної таблиці Excel, виберіть перемикач Оновити наявний аркуш. QuickBooks змушує Excel оновити раніше експортовану книгу.

Якщо ви хочете замінити наявну електронну таблицю Excel новим звітом, який ви надсилаєте в Excel, виберіть перемикач «Замінити існуючий аркуш». Потім, коли QuickBooks відкриє текстове поле та додасть кнопку «Огляд», введіть шлях та назву книги в текстове поле або натисніть кнопку «Огляд», перейдіть до книги та виберіть її.

Нарешті, якщо ви хочете скопіювати інформацію звіту у файл .csv (формат файлу, який можна відкрити будь-якою електронною таблицею або програмою баз даних), виберіть перемикач «Створити файл із значеннями, розділеними комами (.csv).

Якщо натиснути кнопку «Додатково» у діалоговому вікні «Надіслати звіт до Excel», QuickBooks відобразить діалогове вікно «Додаткові параметри Excel», яке показано тут. Це діалогове вікно дозволяє вам керувати тим, яке форматування QuickBooks копіює до Excel (виконайте це за допомогою прапорців QuickBooks Options), увімкнути або вимкнути певні функції форматування Excel (робити це за допомогою прапорців параметрів Excel) та налаштувати деякий попередній друк книги. інформацію в Excel (виконайте це за допомогою перемикачів Параметри друку). Усе це стосується того, як працює Excel. Якщо вам зручно працювати з Excel, внесіть потрібні зміни. Якщо вам не зручно працювати з Excel, прийміть пропозиції QuickBooks за замовчуванням. Ви можете змінити все це пізніше, і досить легко, в Excel.

Діалогове вікно Додаткові параметри Excel.

Якщо ви працюєте з QuickBooks, знайте, що Excel — чудовий інструмент для глибшого вивчення ваших даних. Також зверніть увагу, що наступного разу, коли ви купите комп’ютер, ви можете отримати Microsoft Office як частину вартості покупки. Microsoft Excel поставляється з Microsoft Office.

Приховати кнопку заголовка

Кнопка «Приховати заголовок» і кнопка «Згорнути» змінюють спосіб відображення звіту у вікні «Звіт» і, якщо він надрукований, на сторінці.

Щоб видалити інформацію заголовка, наприклад назву компанії, натисніть кнопку Сховати заголовок. Якщо ви приховаєте заголовок, ви можете знову натиснути кнопку Приховати заголовок, щоб замінити заголовок.

Кнопка згорнути

Кнопка Згорнути згортає детальну інформацію у звіті. QuickBooks не показує підрахунки у згорнутому звіті — лише облікові записи.

Щоб розгорнути звіт, який ви раніше згорнули, натисніть кнопку Розгорнути. QuickBooks замінює кнопку «Згорнути» на кнопку «Розгорнути», коли у вікні «Звіт» відображається згорнутий звіт.

Не витрачайте час на те, щоб зрозуміти, що роблять кнопки Приховати заголовок і Згорнути/Розгорнути. Якщо у вас є запитання, просто відкрийте звіт у вікні звіту та натисніть кнопку команди, щодо якої у вас є запитання. Зміни у вікні звіту показують, що робить кнопка команди.

Кнопка оновлення

Кнопка «Оновити» повідомляє QuickBooks оновлювати інформацію звіту щодо змін у файлі даних QuickBooks. Спочатку це звучить божевільно, але насправді ви можете залишити вікна звітів відкритими. Це означає, що у вікні звіту може відображатися звіт про прибутки та збитки за тиждень тому. Якщо ви ввели кілька трансакцій за минулий тиждень, дані звіту можуть бути невірними. Коли ви натискаєте кнопку Оновити, QuickBooks знає, що він повинен оновити звіт з останніми змінами.

QuickBooks зазвичай пропонує вам оновити звіт щодо змін у файлі даних QuickBooks. Однак якщо ви не дотримуєтеся пропозиції QuickBooks щодо оновлення, ви можете пізніше натиснути «Оновити», щоб оновити.