Підтримуйте належний контроль бухгалтерського обліку в QuickBooks 2018

QuickBooks 2018 пропонує методи контролю, які власник бізнесу або керівник бізнесу можуть використовувати, щоб мінімізувати ненавмисні помилки та звести до мінімуму можливість крадіжки, яка виникає, коли доступ має кілька користувачів. Ось кілька чудових ідей:

• Регулярно порівнюйте підрахунок матеріальних запасів із записами обліку запасів. Запаси, на жаль, скорочуються. Люди — іноді працівники, але часто псевдоклієнти, наприклад, крадіжки — крадуть інвентар. Отже, одна річ, яку вам потрібно зробити, як для мінімізації втрат запасів, так і для ведення точних облікових записів, — це регулярно порівнювати фізичні підрахунки ваших запасів з тими, що показують ваші облікові записи. Наприклад, у невеликому магазині можна порівняти щоденні запаси тютюнових виробів, щотижневі запаси пива та вина та щомісячні або річні запаси всіх інших продуктів. Цей підхід до частого підрахунку найцінніших і найлегших для крадіжки предметів досягає двох речей:
  • Усадка запасів швидко визначається.
  • Власник бізнесу може мінімізувати скорочення запасів, визначивши тип інвентарю, який найчастіше крадеться, або навіть коли інвентар найчастіше викрадається.
• Звірити банківські рахунки. На мою думку, власники бізнесу повинні звірити свої власні банківські рахунки. Часто викрадення працівників бухгалтерським персоналом відбувається, коли працівники з’ясовують, як виписати чеки на банківський рахунок компанії, які власник не бачить. Один надійний спосіб знайти фіктивну та шахрайську операцію — попросити власника звірити виписку з банку. Якщо власник звірить банківську виписку, вона може порівняти облік банку за рахунком з бухгалтерськими записами компанії QuickBooks. Будь-які явні розбіжності можна виправити, а це означає, що облікові записи QuickBooks точніші. Крім того, будь-які неоднозначні підозрілі операції стають очевидними, коли власник бізнесу уважно дивиться на чеки.
• По можливості відокремте бухгалтерський облік від фізичного зберігання.У малому підприємстві важко завжди відокремлювати облік певної діяльності від фізичної опіки чи фізичної відповідальності за цю діяльність. Важко відокремити облік запасів від фізичного зберігання або доступу до цього інвентарю. Продавець магазину, наприклад, може легко вкрасти сигарети, а також відкоригувати записи про запаси через касовий продаж сигарет. Тим не менш, всюди, де ви можете відокремити фізичне зберігання від бухгалтерського обліку, має місце вбудована перевірка помилок. Особа, яка веде бухгалтерський облік, опосередковано перевіряє, як фізичний зберігач доглядає за активом. Наприклад, якщо фізичний зберігач краде пачки сигарет, цей факт виявляється, коли бухгалтер порівнює бухгалтерські записи з фізичними рахунками запасів. так само, хтось, хто не має доступу до готівки та банківського рахунку, не може легко вкрасти готівку, навіть якщо він має повний доступ до облікових записів готівки. Ви можете попросити свого CPA допомогти у розробці способів відокремити фізичне зберігання активів від бухгалтерських та бухгалтерських обов’язків. І ви дійсно, дійсно повинні це зробити. На жаль, крадіжки співробітників дуже поширені.
• Навчайте співробітників користуванню QuickBooks. Ви повинні навчити співробітників використовувати QuickBooks, якщо у вас є бізнес будь-якого розміру з двох основних причин:
  • Хтось, хто вміє користуватися QuickBooks, менш схильний робити випадкові помилки. Використовувати QuickBooks не складно, але це також не те, що ви можете навчитися волею чи неволею без сторонньої допомоги. Деякі транзакції досить складні, особливо для певних компаній. Тож, якщо ви можете, має сенс надати співробітникам допомогу чи навчання, або й те й інше. Ці ресурси дозволяють людям зручніше та точніше використовувати функції QuickBooks для створення фінансової інформації, яка дозволить вам краще керувати своїм бізнесом.
  • Безладні бухгалтерські записи маскують крадіжки співробітників. Часто одне, що ви бачите, коли відбувається крадіжка співробітників, — це справді заплутані бухгалтерські записи. З цієї причини ви можете опинитися в ситуації, коли погано навчені співробітники створюють безладну систему бухгалтерського обліку, яка дозволяє крадіжці співробітників. Таким чином, навчання означає не тільки те, що ви матимете точніші бухгалтерські записи, але й зменшите ймовірність того, що у вас буде середовище, сприятливе для крадіжок чи розкрадань.
• Закрийте файл QuickBooks. Якщо ви пройдете курс «Принципи бухгалтерського обліку», ви дізнаєтеся, що закриття означає набір процедур бухгалтерського обліку, які хтось виконує для обнулення рахунків доходів і витрат, щоб, починаючи з нового року, можна було легко підрахувати доходи та витрати. У QuickBooks, закриттяозначає щось інше. Але ви все одно хочете закрити файл QuickBooks, щоб зберегти цілісність ваших даних. Ось як: Виберіть команду «Редагувати» –> «Параметри», виберіть «Бухгалтерський облік», виберіть вкладку «Налаштування компанії», а потім натисніть кнопку «Встановити дату/пароль дати закриття». Коли QuickBooks запропонує вам, вкажіть дату закриття та пароль. Після того, як ви надасте цю інформацію, QuickBooks забороняє або обмежує користувачам змінювати або вводити транзакції, датовані до дати закриття. (Лише люди, які мають пароль, можуть змінювати або вводити транзакції з датами раніше за дату закриття.)
• Керуйте своєю системою обліку QuickBooks. Мені прикро повідомити, що багато власників бізнесу не розглядають систему бухгалтерського обліку як щось більше, ніж інструмент для створення рахунків-фактур, виплат та інформації, необхідної для річної податкової декларації. На жаль, цей віддалений зв’язок із системою бухгалтерського обліку означає, що власники бізнесу часто не відчувають особливої ​​потреби активно керувати тим, що відбувається з системою обліку.

Думка, заснована на більш ніж 30-річному досвіді роботи CPA, полягає в тому, що таке ставлення є неправильним. Система бухгалтерського обліку повинна бути інструментом, який ви використовуєте для кращого управління своїм бізнесом. І це може бути так. Але якщо це буде інструмент для кращого управління вашим бізнесом, вам потрібно керувати системою. Іншими словами, я з повагою пропоную вам взяти на себе відповідальність за те, щоб співробітники були навчені робити речі, які захищають вашу систему бухгалтерського обліку (наприклад, створювати резервні копії файлу даних), а також забезпечити виконання ними відповідних облікових процедур щомісячно та щорічно. на основі (наприклад, надсилання всіх рахунків-фактур, звірка банківських рахунків, очищення безладних транзакцій тощо).

Ця відповідальність керівництва не повинна бути важкою. Ви можете досить легко переконатися, що люди роблять те, що вони повинні робити, створивши прості контрольні списки. У наступній таблиці наведено зразок місячного списку справ бухгалтерського обліку.

Зразок місячного списку завдань бухгалтерського обліку

У цій таблиці наведено зразок річного переліку завдань бухгалтерського обліку. Ви можете використовувати ці таблиці як відправні точки для складання власного списку речей, які бухгалтер або офіс-менеджер повинен робити щомісяця або в кінці кожного року.

Зразок щорічного списку завдань бухгалтерського обліку