Підтримка належного контролю бухгалтерського обліку в QuickBooks 2012

Коли ви вводите кількох користувачів бухгалтерської системи у свій QuickBooks 2012, ви збільшуєте потребу в управлінні обліком. Маючи доступ до системи обліку, користувачі можуть або ненавмисно внести помилки в систему обліку, або, на жаль, деякі користувачі можуть навмисно обдурити бізнес.

З цих причин деякі методи контролю бухгалтерського обліку QuickBooks для мінімізації ненавмисних помилок і мінімізації можливості крадіжки:

• Регулярно порівнюйте підрахунок матеріальних запасів із записами обліку запасів. Запаси, на жаль, скорочуються. Люди — іноді працівники, але часто псевдо-клієнти, такі як крадіжки — крадуть інвентар.

  Тому одна з речей, яку вам потрібно зробити, щоб мінімізувати втрати запасів і підтримувати точні облікові записи, — це регулярно порівнювати фізичні підрахунки ваших запасів з тими, що показують ваші облікові записи.

  Наприклад, у невеликому магазині можна порівняти щоденні запаси тютюнових виробів, щотижневі запаси пива та вина та щомісячні або річні запаси всіх інших продуктів. Цей підхід до частого підрахунку найцінніших і найлегших для крадіжки предметів досягає двох речей:

  • Усадка запасів швидко визначається.

  • Власник бізнесу може мінімізувати скорочення запасів, визначивши тип інвентарю, який найчастіше крадеться, або навіть коли інвентар найчастіше викрадається.

• Звірити банківські рахунки. Одна річ, яку повинні зробити власники бізнесу, - це звірити власні банківські рахунки. Часто викрадення працівників бухгалтерським персоналом відбувається, коли працівники з’ясовують, як виписати чеки на банківський рахунок компанії, які власник не бачить. Один надійний спосіб знайти фіктивну та шахрайську операцію — попросити власника звірити виписку з банку.

  Якщо власник звірить банківську виписку, вона може порівняти облік банку за рахунком з бухгалтерськими записами компанії QuickBooks. Будь-які явні розбіжності можна виправити, а це означає, що облікові записи QuickBooks точніші. Крім того, будь-які неоднозначні підозрілі операції стають очевидними, коли власник бізнесу уважно дивиться на чеки.

• По можливості відокремте бухгалтерський облік від фізичного зберігання. У малому підприємстві важко завжди відокремлювати облік певної діяльності від фізичної опіки чи фізичної відповідальності за цю діяльність. Наприклад, важко відокремити облік запасів від фізичного зберігання або доступу до цього інвентарю.

  Продавець магазину, наприклад, може легко вкрасти сигарети, а також відкоригувати записи про запаси через касовий продаж сигарет. Тим не менш, де б ви не могли відокремити фізичне зберігання від бухгалтерського обліку, відбувається вбудована перевірка помилок.

  Ви можете попросити свого CPA допомогти у розробці способів відокремити фізичне зберігання активів від бухгалтерських та бухгалтерських обов’язків. І ви дійсно повинні це зробити. На жаль, крадіжки співробітників дуже поширені.

• Навчайте співробітників користуванню QuickBooks. Ви повинні навчити співробітників використовувати QuickBooks, якщо у вас є бізнес будь-якого розміру з двох основних причин:

  • Хтось, хто вміє користуватися QuickBooks, менш схильний робити випадкові помилки. Отже, якщо ви можете, має сенс надати деяким співробітникам допомогу чи навчання, або й те й інше. Ці ресурси дозволяють людям зручніше та точніше використовувати функції QuickBooks для створення фінансової інформації, яка дозволить вам краще керувати своїм бізнесом.

  • Безладні бухгалтерські записи маскують крадіжки співробітників. Часто одна з речей, які ви бачите, коли відбувається крадіжка співробітників, — це справді заплутані бухгалтерські записи. Таким чином, навчання означає не тільки більш точні облікові записи, але й те, що у вас менше шансів мати середовище, сприятливе для крадіжок або розкрадань.

• Закрийте файл QuickBooks. Якщо ви пройдете курс «Принципи бухгалтерського обліку», ви дізнаєтеся, що закриття означає набір бухгалтерських процедур, які хтось проходить, щоб обнулити рахунки доходів і витрат.

  У QuickBooks закриття означає щось інше. Але ви все одно хочете закрити файл QuickBooks, щоб зберегти цілісність ваших даних. Ось як: Виберіть команду «Редагувати→Параметри», виберіть «Бухгалтерський облік», потім вкладку «Налаштування компанії», а потім натисніть кнопку «Дата закриття» Установити дату/пароль. Коли QuickBooks запропонує вам, вкажіть «дату закриття» та пароль.

  Після того, як ви надасте цю інформацію, QuickBooks або забороняє користувачам, або обмежує користувачам змінювати або вводити транзакції, датовані до дати закриття. (Лише люди, які мають пароль, можуть змінювати або вводити транзакції з датами раніше за дату закриття.)