Продукти та послуги в QuickBooks Online

Список продуктів і послуг — це QuickBooks Online (QBO), еквівалентний списку елементів продукту QuickBooks Desktop. Ви відобразите список продуктів і послуг, вибравши Gear→Products and Services. На наступному малюнку показано стислий вигляд списку, щоб ви могли побачити більше продуктів; ви вибираєте стиснутий вигляд із таблиці шестерні в правій частині сторінки.

Список продуктів і послуг.

Ви використовуєте список продуктів і послуг майже так само, як і списки клієнтів і постачальників; наприклад, ви можете шукати товар за його назвою, артикулом або описом продажу. Ви можете визначити стовпці, які можна використовувати для сортування списку, якщо навести курсор миші на заголовок стовпця; якщо вказівник миші зміниться на руку, ви можете клацнути цей стовпець, щоб відсортувати список, використовуючи інформацію в цьому стовпці.

Як встановити категорії в QBO

Категорії замінюють підпункти і доступні для всіх підписок, які використовують підпункти, за винятком тих, які переходять із QuickBooks Desktop. Ви можете використовувати категорії, щоб упорядкувати те, що ви продаєте, і, сподіваємося, за допомогою різних звітів про продукти та послуги ви зможете краще зрозуміти, що люди купують у вас. Категорії не впливають на ваш бухгалтерський облік чи фінансові звіти, і ви не можете призначати категорії транзакціям.

Ви також можете використовувати класи та/або локації, щоб допомогти в подальшому каталозі транзакцій та фінансової інформації.

Ви можете створювати нові категорії під час створення елементів або, якщо хочете, ви можете натиснути кнопку «Більше» на сторінці зі списком продуктів і послуг і вибрати «Керувати категоріями», щоб створити категорії, щоб вони були доступні під час створення елементів. Так, ви можете зробити обидва.

На сторінці «Категорії продуктів», показаній на наступному малюнку, ви можете натиснути кнопку «Нова категорія», щоб додати категорію; Панель «Інформація про категорію» з’являється праворуч на екрані, і ви просто вказуєте назву категорії. Якщо категорія є підкатегорією існуючої категорії, установіть прапорець Є підкатегорією та виберіть назву існуючої категорії. Натисніть Зберегти внизу панелі, щоб налаштувати категорію.

Ви можете створити підкатегорії до чотирьох рівнів глибини. Тобто ви можете створити категорію під назвою «Одяг», а потім створити підкатегорію «Одяг» під назвою «Взуття». Для підкатегорії «Взуття» можна створити підкатегорію під назвою «Жіноче взуття», а для категорії «Жіноче взуття» можна створити останню підкатегорію під назвою «Кросівки». Ви не можете створити підкатегорію для кросівок, але ви можете створити іншу підкатегорію для жіночого взуття під назвою Туфлі.

Сторінка Категорії продуктів.

При необхідності ви можете відредагувати існуючу категорію; натисніть посилання Редагувати біля категорії, яку потрібно змінити, у таблиці на сторінці Категорії продуктів. Знову з’явиться панель «Інформація про категорію», яка відображає поточну інформацію про категорію. Внесіть зміни та натисніть Зберегти; або ви можете натиснути Видалити, щоб видалити категорію.

Вплив на елементи видалення категорії залежить від того, чи ви видаляєте підкатегорію чи категорію. Якщо ви видалите підкатегорію, QBO переміщує призначені їй елементи на один рівень вгору. Якщо ви видалите категорію (без підкатегорій), QBO перекласифікує елементи як некатегоризовані.

Як налаштувати податки з продажу в QBO

Не впадайте у відчай; це набагато простіше, ніж ви можете собі уявити. QBO містить майстер, який буквально проведе вас через процес, задаючи легкі запитання, наприклад, вашу адресу та чи потрібно стягувати податок з продажів за межами вашого штату.

Встановлення податку з продажів перед тим, як налаштувати товари, полегшує ваше життя. Чому? Оскільки QBO використовує інформацію про податок з продажів, яку ви надаєте під час налаштування елементів. Якщо ви не налаштуєте податки з продажів до того, як налаштуєте елементи, вам доведеться повернутися назад і відредагувати всі свої товари для оподаткування. Юк!

QBO автоматично відстежує та повідомляє податок з продажів для компаній, що працюють за методом нарахування. Крім того, QBO автоматично обчислює податок з продажів на операції, якщо ви встановили для своєї компанії QBO базу обліку на нарахування.

Отже, що робити, якщо ваше підприємство працює на касовій основі? Встановіть метод обліку вашої компанії на Нарахування, перш ніж налаштувати податки з продажів (натисніть Gear→Обліковий запис і налаштування→Додатково). Потім налаштуйте податок з продажів, а потім знову змініть метод обліку на готівку. Майте на увазі, що податковий центр з продажу відстежуватиме ваше зобов’язання з податку з продажів за методом нарахування, але ви можете використовувати звіти про зобов’язання з податку з продажів, щоб визначити правильну суму податку з продажу.

Коли ви вперше натискаєте «Податки», QBO запропонує вам налаштувати податки з продажів. Натисніть кнопку Налаштувати податок з продажів. Якщо ви ще не ввели адресу своєї компанії в QBO, майстер запропонує вам вказати свою адресу. Якщо ви вже ввели свою адресу, QBO відображає її на екрані, щоб ви могли перевірити. Натисніть Виглядає добре, коли ваша адреса правильна, а потім натисніть Далі.

Потім майстер запитує, чи потрібно стягувати податок з продажів за межами вашого штату; виберіть «Ні» або «Так» відповідно до вимог; якщо натиснути Так, ви визначите додаткові штати, де стягується податок з продажів. Натисніть Далі.

Далі QBO запитає вас, коли починається ваш поточний податковий рік, як часто ви подаєте податкові декларації з продажів і дату, коли ви почали стягувати податок з продажів для вашого податкового агентства. Натисніть Зрозуміло!, і все — податки з продажу налаштовано.

Як частина процесу налаштування QBO, він позначає всіх існуючих клієнтів як клієнтів-платників податків. Якщо у вас є клієнти, яким не потрібно платити податки, наприклад державні установи, школи та благодійні організації, відредагуйте цих клієнтів (Продажі→Клієнти→Редагувати) і на вкладці "Інформація про податки" діалогового вікна "Інформація про клієнта" зніміть прапорець Цей прапорець «Клієнт підлягає оподаткуванню» та відомості про звільнення від поставок, як-от причина звільнення клієнта від податку з продажів та ідентифікатор сертифіката звільнення клієнта. Ви також можете прикріпити копію сертифіката про звільнення клієнту на сторінці «Відомості про клієнта» в QBO.

Додавання предметів обслуговування та неінвентаризації

Ви можете створювати інвентарні, неінвентарні та сервісні елементи, а також редагувати пакети товарів, щоб змінити їх тип.

1. Щоб відобразити список продуктів і послуг, виберіть Gear–>Products and Services.

2. Натисніть кнопку Створити.

QBO відображає панель «Інформація про продукт/послугу» у правій частині екрана, де ви вибираєте, чи створюєте ви елемент інвентарю, елемент без інвентарю, послугу чи пакет.

Виберіть тип елемента для створення.

3. Клацніть тип, щоб вибрати його.

У цьому прикладі використовується елемент, який не є запасом. Ви створюєте об’єкт послуги так само, як створюєте об’єкт без інвентаризації, надаючи ту саму інформацію, яку показано на цих кроках.

QBO потім відображає панель для типу вибраного вами елемента; на наступному малюнку показана панель «Не інвентаризація».

Використовуйте це вікно, щоб створити об’єкт, що не є запасом.

4. Укажіть назву товару та, якщо необхідно, одиницю зберігання запасів (SKU).

Ви також можете вибрати категорію товару.

Ви можете завантажити зображення елемента, натиснувши кнопку Завантажити та перейшовши до місця, де ви зберігаєте зображення.

5. У розділі Інформація про продаж можна

а. Установіть прапорець Я продаю цей продукт/послугу своїм клієнтам і введіть опис за замовчуванням,

б. Укажіть ціну, яку ви стягуєте, коли продаєте цей товар, і

c. Виберіть рахунок доходу, пов’язаний з товаром; при необхідності ви можете створити новий обліковий запис.

QBO використовує цю інформацію, коли ви вибираєте цей елемент для операцій з продажу.

6. Переконайтеся, що в прапорці Чи підлягає оподаткуванню з'явився прапорець, якщо це необхідно, і виберіть один із попередньо визначених записів, які з'являються у списках Категорія податку з продажу та Що ви продаєте.

7. Щоб відобразити розділ «Інформація про закупівлю», поставте прапорець у полі «Я купую цей продукт/послугу у постачальника», а потім, якщо необхідно, натисніть посилання «Показати більше» у нижній частині вікна.

Додайте інформацію про покупку товару.

8. Надайте опис за замовчуванням, вартість, яку ви сплачуєте, коли ви купуєте товар, рахунок витрат, пов’язаний з елементом, і, якщо хочете, постачальника, у якого ви надаєте перевагу придбанню товару.

QBO використовує цю інформацію, коли ви вибираєте цей елемент у витратних операціях.

9. Натисніть Зберегти та закрити.

QBO зберігає елемент і знову відображає список продуктів і послуг; новий елемент з’явиться у списку.

Як створити товарний запас

Створення елемента інвентарю містить кілька додаткових типів інформації, які вам потрібно надати.

Надайте інформацію про кількість постачання та облікові записи активів запасів для предметів запасів.

Поставте кількість, яка є у вас на руках, і дату, на яку ви визначили її. Ви повинні вказати станом на дату, інакше QBO не дозволить зберегти елемент. Якщо ви маєте намір ввести історичні транзакції, які використовують елемент, який ви налаштовуєте, переконайтеся, що ви ввели дату станом на стан досить рано, щоб врахувати ці трансакції — зазвичай на початку фінансового року.

Пам’ятайте, що перш ніж ви зможете продати предмет, ви повинні володіти його частиною. Якщо на момент створення предмета у вас немає жодної з них, ви, ймовірно, придбаєте частину за допомогою трансакції витрат, і це оновить вашу кількість за вас.

Якщо ви використовуєте QBO Plus, ви можете надати точку повторного замовлення. Визначте свою точку повторного замовлення як мінімальну кількість, яку, на вашу думку, потрібно мати під рукою в будь-який момент часу. QBO використовує точку повторного замовлення, яку ви встановлюєте, для контролю кількості товару на складі, і коли кількість в наявності падає до встановленої точки повторного замовлення або нижче, QBO нагадує вам замовити більше.

Ви можете встановити точку повторного замовлення після того, як ви створили товарний запас; знайдіть елемент у списку Продукти та послуги та натисніть Редагувати в його стовпці Дія. Потім введіть точку зміни замовлення та натисніть Зберегти та закрити.

Ви також можете використовувати список Продукти та послуги, щоб побачити елементи, для яких ви вказали пункти повторного замовлення, яких мало або немає в наявності. У верхній частині списку, показаного на наступному малюнку, натисніть Малий запас, щоб відфільтрувати список продуктів і послуг, щоб показати лише товари, для яких ви вказали точку повторного замовлення, які також відсутні в наявності. Натисніть «Немає в наявності», щоб переглянути товари, для яких ви вказали точку повторного замовлення, яких у вас немає, і ви повинні розглянути можливість замовлення.

Використовуйте ці малюнки, щоб відфільтрувати список продуктів і послуг, щоб відобразити лише те, що немає на складі, або лише немає в наявності, для яких ви вказали точку повторного замовлення.

QBO визначає «малий запас» як товар, для якого ви вказали точку перезамовлення і для якого у вас є один або менше.

Щоб замовити товар, який немає в наявності або його немає, клацніть стрілку в його стовпці «Дія» та виберіть «Змінити замовлення» зі спадного списку, що з’явиться. QBO створює замовлення на закупівлю із заповненою інформацією про товар. Заповніть замовлення та надішліть його постачальнику. Майте на увазі, що QBO створює лише одне замовлення на покупку для вибраних вами елементів.

Щоб надіслати замовлення на купівлю кільком постачальникам, виберіть елементи, які потрібно замовити для одного постачальника, натисніть «Пакетні дії», що з’явиться над стовпцем «Дія» після вибору елемента, а потім виберіть «Змінити замовлення». Потім повторіть процедуру, щоб елементи замовити в іншого постачальника.

Ви можете легко скасувати фільтр для товарів із низьким запасом або відсутністю в наявності. Після того, як ви виберете один із цих фільтрів, у верхньому правому куті зображення фільтра з’явиться X. Натисніть цей X, і QBO знову відобразить повний список продуктів і послуг.

Як працювати з пакетами в QBO

Якщо ви використовуєте QBO Essentials або QBO Plus, ви можете створювати пакети для групування товарів, які ви часто продаєте разом. Якщо ви були користувачем QuickBooks Desktop, подумайте про комплект як про груповий елемент у продукті для настільних комп’ютерів.

Пачка не є збіркою; QBO не створює відомість матеріалів для пакета, а також QBO не відстежує пакет як окремий елемент із кількістю та окремою вартістю. Це означає, що QBO не відстежує наявну кількість пакетів.

Якщо ви не були користувачем QuickBooks Desktop, подумайте про пакет як про набір предметів — як продуктів, так і послуг — які клієнт купує у вас одночасно. Наприклад, припустимо, що ви займаєтеся ландшафтним бізнесом, який продає водні об’єкти, а також послуги з освітлення, обрізки та внесення добрив.

Якщо клієнт купує водний об’єкт, зазвичай потрібно продати клієнту сам водний об’єкт, бетон для встановлення водяного об’єкта та насос для прокачування води через водний об’єкт. Ви можете налаштувати три елементи, необхідні для створення водного об’єкта — об’єкт, бетон і насос — як пакет, тому що вам потрібно буде продати всі три одночасно.

Ідея пакету полягає в тому, щоб полегшити продаж, розмістивши всі елементи пакета на формі продажу за один крок, а не змушуючи вас окремо додавати кожен елемент, який входить до комплекту, до різних документів продажу.

Ви можете використовувати пакети для оцінок, рахунків-фактур, кредитних авізо, квитанцій про продаж, квитанцій про повернення коштів, відкладених кредитів і відстрочених платежів. Пакети недоступні для купівлі документів, і ви не можете додати пакет до правила ціни.

Щоб створити пакет, виконайте такі дії:

1. Виберіть Gear→Products and Services, щоб відобразити список продуктів і послуг.

2. Натисніть кнопку «Створити», щоб відобразити панель «Вибір типу».

3. Натисніть Bundle.

QBO відображає панель Bundle, показану тут.

Панель, куди ви встановлюєте пучок.

4. Укажіть назву, артикул, якщо потрібно, та опис, який буде відображатися у формах продажу пакета.

5. У розділі «Продукти/послуги, що входять до комплекту», поставте прапорець «Відображати компоненти пакета під час друку або надсилання транзакцій», якщо ви хочете вказати в документах продажу компоненти, що входять до комплекту.

6. Використовуйте сітку таблиці в нижній частині панелі (див. наступний малюнок), щоб визначити продукти, що входять до комплекту.

а. Натисніть Показати більше, щоб розгорнути панель, щоб ви могли додати додаткові елементи до пакета.

б. Клацніть у першому рядку стовпця Продукт/Послуга, і QBO відобразить поле зі списком, яке можна використовувати, щоб вибрати елемент, який потрібно включити в пакет.

Вибір предмета для включення в комплект.

c. Поставте кількість для товару.

d. Повторіть кроки b і c для кожного елемента, який ви хочете включити в пакет.

Пакет може включати до 50 предметів. Крім того, ви можете змінити порядок елементів у наборі, перетягнувши зображення, яке з’являється ліворуч від кожного елемента (таке, що виглядає як дев’ять крапок).

e. Коли ви закінчите додавати елементи до пакета, натисніть Зберегти та закрити.

QBO зберігає пакет; ви знайдете його в нижній частині списку продуктів і послуг. Щоб використовувати пакет, ви просто додаєте його в торговий документ так само, як додаєте будь-який продукт або послугу до документа продажу. Дивіться Розділ 6, щоб дізнатися більше про додавання продуктів і послуг до торгових документів. І після того, як ви додаєте пакет до документа продажу, ви можете редагувати елементи, що входять до комплекту, додаючи або видаляючи їх за потреби. Ціна пачки дорівнює сумі компонентів пачки. Ви можете зробити знижку на пачку, але ви не можете розмітити пачку, а також не можете відстежувати наявну кількість для пачки; пам’ятайте, пакет – це не збірка.

Ви можете шукати пакети так само, як шукаєте будь-який продукт або послугу. Використовуйте поле пошуку у верхній частині списку продуктів і послуг, щоб здійснити пошук за назвою або артикулом.

Як використовувати правила ціноутворення в QuickBooks Online

Використовуючи правила ціноутворення, які зараз є функцією бета-тестування, але доступні у вашій компанії QBO, якщо ви її активуєте, ви можете контролювати ціни на продукти. Наприклад, можна

• Пропонуйте знижки на певні товари.
• Підвищити ціну на вказану продукцію.
• Запропонуйте спеціальні ціни для всіх або деяких клієнтів.
• Зробіть доступними спеціальні ціни на певний період часу.

Для колишніх користувачів QuickBooks Desktop правила ціноутворення подібні до рівня цін; зокрема, QBO не фіксує зміну ціни як знижку, а як перевизначення ціни продажу.

Ви не можете додати пакет до правила ціни, але ви можете обійти цю проблему, якщо додасте елементи, включені в пакет, до правила ціни. Потім, коли ви згодом додаєте пакет до документа продажу, пакет відображатиме ціну правила ціни.

Щоб використовувати правила ціноутворення, увімкніть цю функцію, вибравши Gear–>Обліковий запис та функції–>Продажі та відредагуйте розділ Продукти та послуги, щоб увімкнути правила цін.

Ви можете встановити скільки завгодно правил ціни, але менше ніж 10 000 найкраще працює в QBO. Щоб створити правило ціноутворення, виберіть Шестерня→ Списки→ Усі списки. На сторінці, що з’явиться, натисніть Правила ціни, а потім натисніть Створити правило. QBO відображає сторінку Створення правила ціни, показану тут.

Використовуйте цю сторінку, щоб створити правило ціноутворення.

На цій сторінці вкажіть назву правила, дати початку та закінчення правила, клієнтів, які відповідають вимогам, а також продукти чи послуги, до яких QBO має застосувати правило.

Укажіть, як налаштувати ціну: за допомогою відсотка, фіксованої суми або спеціальної ціни. Укажіть, чи є правилом підвищення чи зниження ціни, і як ви хочете, щоб QBO обробляв округлення. Коли закінчите, натисніть Зберегти або Зберегти та закрити. Коли ви створюєте транзакцію продажу, QBO автоматично застосовує будь-яке відповідне правило ціни до транзакцій.