Поради щодо складання бюджету за допомогою Quickbooks

Quickbooks може допомогти вам у процесі складання бюджету. Бюджетування може бути дуже корисним інструментом, але він не обов’язково підходить для всіх. Ось кілька коментарів з цього приводу:

• Бюджетування — це приклад старої фрази «Плануйте свою роботу, а потім виконуйте свій план». Бюджети - це не наручники. Бюджети - це не гамівна сорочка. Бюджети — це просто інструменти планування, які ви використовуєте, щоб обдумано приймати рішення щодо фінансових справ вашої фірми на наступний рік.
• Якщо ви не отримуєте користь від процесу складання бюджету, вам не слід цього робити. Або, принаймні, ви повинні змінити те, як ви це робите. Без жартів — не плануйте бюджет, якщо ви не отримуєте цінності від процесу. Але більшість компаній отримують цінність. Якщо ви можете керувати своїм бізнесом без бюджету — не плануйте. Ви використовуєте ті інструменти, які приносять вам найбільшу цінність в управлінні вашою фірмою. Для багатьох людей бюджетування робить саме це. Якщо це не для вас, пропустіть роботу. Час часто є найдефіцитнішим ресурсом для власників і менеджерів бізнесу.
• Бюджети можуть бути важливими інструментами для управління людьми з фінансовими кількісними обов’язками. Бюджети мають погану оцінку, і вони не ідеальні, але знаєте що? Якщо у вас є люди, які працюють на вас і мають обов’язки, які ви можете фінансово оцінити, ви можете використовувати бюджет для управління цими людьми.

Припустимо, що у вас є продавці, які повинні окремо продавати речі на 25 000 доларів США щомісяця. Якщо ви складаєте бюджет за продавцем (можливо, вам потрібно налаштувати клас для кожного продавця або обліковий запис доходу для кожного продавця), ви можете використовувати бюджет для порівняння фактичних продажів, отриманих кожною особою, з передбаченими в бюджеті продажами, які очікуються для нього.

Якщо ви переглядаєте Джо щомісяця і бачите, що він має 30 000 доларів продажів передбачувано, ви можете використовувати цю інформацію в управлінні Джо. Ймовірно, перевиробництво Джо означає, що він добре працює. Якщо ви подивитеся на брата Джо Боба і побачите, що він приносить $20 000 продажів щомісяця, тоді як ви очікуєте, що він заробить $25 000 від продажів, ви, ймовірно, побачите проблему та можливість для покращення. Все це має сенс, чи не так?

• Люди, які люблять бюджетувати, як правило, зосереджуються на несприятливих відхиленнях. Хоча несприятливі відхилення часто виявляють проблеми, які потрібно виправити, сприятливі відхилення іноді є цікавішими та кориснішими для аналізу.

Припустимо, що у вас є бізнес, у якому ви очікуєте, що продавці будуть приносити $25 000 продажів на місяць. Якщо Джулія приносить $75 000 на місяць на продажах, це дуже цікаво. Джулія, ймовірно, щось знає або має навички чи підхід, яких немає в інших продавців. Можливо, лише трохи пощастивши, ви зможете зрозуміти, чому Джулія так добре вдається, а потім використати ці нові знання, щоб змусити інших ваших продавців продавати більше товарів щомісяця.

• Ключові цифри бюджету, які варто переглянути, часто є досить малим набором. Хоча бюджет відповідно до QuickBooks може мати сотні чисел, ви можете легко керувати своїм бізнесом, дивлячись лише на кілька цифр. Можливо, у вашому бізнесі все зводиться до продажів. Якщо продажі справді впливають на все інше — ваші витрати й, звісно, ​​весь ваш прибуток — у вас може не бути особливих причин відстежувати суму, яку ви витрачаєте щомісяця на рахунок за телефон або поштові витрати.

Якщо ви можете звести свій фінансовий план до кількох цифр, які вам потрібно спостерігати, ви можете значно спростити свій бюджет і фінансовий аналіз. Все, що вам потрібно, це визначити ключову фінансову статистику для перегляду, а потім переглядати її регулярно.

Фінансові коефіцієнти часто є дуже корисними інструментами для моніторингу фінансових показників фірми. Багато власників бізнесу успішно керують своїм бізнесом без офіційного бюджету, дивлячись на дві або три статті, включаючи вартість проданих товарів і відсотки валової маржі. Собівартість реалізованої продукції включає вартість продукції або предметів, що реалізуються. Відсоток валової маржі – це відсоток від продажу, що залишився після оплати вартості проданих товарів.