Поради щодо роботи з правилами MYOB та банківськими каналами

Однією з чудових переваг MYOB AccountRight є те, що ви можете налаштувати банківські правила для автоматичного розподілу транзакцій. Ось кілька порад щодо того, як створювати правила, які працюють правильно, щоразу.

• Зробіть умови правила максимально простими. Наприклад, можливо, нещодавній платіж вашому механіку буде виглядати як "EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU". Звичайно, ви можете створити правило, яке вказує MYOB призначати будь-яку транзакцію з цими точними словами до Motor Vehicle Expense, але замість цього знайдіть хвилинку, щоб спростити умови правила. Наприклад, створіть правило, яке вказує MYOB виділяти будь-яку транзакцію зі словами «BAY AUTOMOTIVE» для витрат на автомобіль. Таким чином, якщо наступного разу ви оплачуєте кредитною карткою, а не EFTPOS, або механік змінює свій торговий центр, щоб текст банківської виписки відображався інакше, правило, швидше за все, залишиться правильним.

• Зробіть назви правил інформативними та їх легко ідентифікувати. MYOB за замовчуванням використовує весь опис з тексту вашої банківської виписки як назву правила. Використовуючи наведений вище приклад, ім’я правила стає «EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU». Не погоджуйтеся на це за умовчанням, але натомість завжди змінюйте назви правил, щоб у майбутньому їх було легше знайти. Наприклад, гарна назва правила для цієї трансакції, ймовірно, — "Bay Automotive Vehicle Repairs", оскільки ця назва містить як відповідний текст банківської виписки, так і тип витрат.

• Створюючи правило, завжди переходьте до Додаткові параметри та вводьте ім’я постачальника або клієнта в нижньому правому куті. Хоча вибір картки не є обов’язковим, пам’ятайте, що якщо ви не виберете картку, ви не зможете шукати всі трансакції для цього клієнта чи постачальника в майбутньому. Ця відсутність детальної історії транзакцій може бути справжньою проблемою, тому знайдіть додатковий момент, щоб додавати цю інформацію щоразу, коли ви створюєте нове правило.

  Використовуючи Інтернет-банкінг для здійснення електронних платежів постачальникам, ретельно продумайте, як опис буде відображатися у вашій банківській виписці. Запитайте себе, чи зможете ви створити правило на основі цього опису? Відповідь на це питання залежить як від вашого банку, так і від того, чи завжди ім’я одержувача відображається у вашій виписці. Одна порада: зберігайте дані постачальника та описи платежів у своєму Інтернет-банкінгу, щоб кожен раз з’являвся один і той самий текст. Таким чином, ви можете створити правило на основі цього конкретного тексту.

• Зверніть увагу на повторювані правила. Час від часу переглядайте свій список правил і ще раз перевіряйте, як ви встановили свої умови. Якщо ви бачите два правила з однаковими умовами, видаліть одне з правил або змініть умови правила.

• Змусьте MYOB автоматично розділити особистий відсоток. Для витрат, які ви регулярно розподіляєте між діловими та особистими (наприклад, можливо, ви завжди розподіляєте 75 відсотків бензину на бізнес і 25 відсотків на особисті), скористайтеся розширеними параметрами, щоб створити правило, яке розподіляє це автоматично.

• Перебуваючи у вікні «Канади банку», завжди наводьте курсор миші на піктограму «Застосовані правила», перш ніж натискати «Схвалити». Таким чином, MYOB відображає, для якого облікового запису буде виділена транзакція, і ви можете перевірити, чи правило працює правильно.

• Не створюйте правило з умовою, що будь-яка транзакція, що містить слово «BP», буде розподілена на бензин. Чому ні? Тому що якщо ви це зробите, кожна трансакція BPAY, незалежно від того, чи йдеться про електроенергію, телефон чи податок, буде розподілена на бензин просто тому, що «BPAY» містить літери «BP».

• Якщо у вас великий обсяг транзакцій, під час створення правила вкажіть ім’я правила в полі Пам’ятка. Наприклад, якщо ви створюєте правило з умовою, що кожна транзакція, що містить слова «Katoomba Au», призначається для ремонту автомобілів (оскільки Katoomba Au в цьому випадку означає Katoomba Automotive»), одна хитрість полягає в тому, щоб перейти до додаткових параметрів і як нагадування для цього правила введіть "Транзакція, створена за допомогою Katoomba Automotive Rule". Таким чином, якщо ви переглядаєте трансакції наприкінці кварталу або наприкінці року й виявите, що трансакції були розподілені неправильно, ви знаєте, яке правило спричинило помилки.

При правильному використанні банківські правила можуть заощадити до 90 відсотків часу на введення даних і практично позбавити від необхідності трудомістких банківських звірок.