Поради щодо керування файлами QuickBooks 2019

Гаразд, вам не потрібно турбуватися про файли даних, у яких QuickBooks 2019 зберігає вашу фінансову інформацію. QuickBooks виконує майже всю брудну роботу. Тим не менш, у вас є кілька завдань по дому.

Резервне копіювання QuickBooks (не так вже й складно).

Керівне правило полягає в тому, що ви створюєте резервні копії кожного разу, коли працюєте над тим, що ви не хотіли б повторювати. Деякі люди думають, що тижневий обсяг роботи мізерно малий; інші вважають, що місячна сума роботи — це мізерно мало.

Ось що робить цей автор, щоб створити резервну копію своїх файлів. Вона створює резервні копії щотижня після того, як введе свої дані за тиждень. Потім вона вставляє диск (ви можете використовувати будь-який знімний диск, наприклад USB-флеш-накопичувач або записуваний компакт-диск) у свій портфель, щоб, якщо трапиться щось жахливе (наприклад, метеорит впаде в офісну будівлю), вона не втратила обидва свої комп’ютер і диск із резервною копією з даними.

Звучить як досить хороша система, так? Насправді, ця стратегія має свої проблеми:

• Оскільки вона створює резервні копії щотижня, їй, можливо, доведеться повторно вводити дані за тиждень, якщо комп’ютер виходить з ладу до кінця тижня. Якщо у вас великі обсяги транзакцій — наприклад, якщо ви готуєте сотні рахунків-фактур або виписуєте сотні чеків щотижня — вам, ймовірно, захочеться робити резервні копії частіше, можливо, щодня.
• Друга проблема з моєю стратегією можлива лише віддалено, але все ж варто згадати: якщо щось погане трапиться з файлами QuickBooks, що зберігаються на жорсткому диску комп’ютера, а також файлами, що зберігаються на резервному флеш-накопичувачі, CD-R, CD-RW або який-небудь інший знімний пристрій для зберігання даних, вона б без весла піднялася б по приказному струмку. (Знімний диск має набагато більше шансів вийти з ладу, ніж жорсткий диск, і його легше втратити.) Якщо цей найгірший сценарій справді відбудеться, їй доведеться починати з нуля з початку року.

Деякі люди, які дотримуються релігійної обережності, розповсюджують три комплекти дисків резервного копіювання, щоб зменшити ймовірність того, що це станеться. Вони також регулярно переміщують одну копію за межі офісу, наприклад, у сейф. У цьому випадку кожен раз, коли ви створюєте резервну копію даних, ви перезаписуєте найстаріший набір дисків резервного копіювання.

Скажімо, ви створюєте резервні копії своїх даних щотижня, і ваш жорсткий диск не тільки виходить з ладу, а й вибухає в кулю полум’я, що піднімається високо в ніч. Щоб відновити файли, ви використовуєте останній набір резервних копій — не більше тижня тому. Якщо з цими файлами щось не так, ви використовуєте наступний, останній набір — два тижні тому. Якщо з цими файлами щось не так , ви використовуєте останній набір — три тижні тому. Таким чином, у вас є три шанси отримати набір, який працює — приємна частина безпеки за ціною кількох додаткових дисків або пристроїв зберігання даних.

Два останні коментарі, пов’язані зі стратегією та тактикою резервного копіювання:

• QuickBooks надає онлайн-інструмент резервного копіювання, який ви також можете використовувати, щоб зменшити ризики втрати даних у разі втрати резервної копії. Якщо ви дійсно стурбовані безпекою даних, і у вас є додаткові 100-200 доларів США на рік, ви можете регулярно (щодня?) використовувати онлайн-службу резервного копіювання QuickBooks.
• Можливо, ви зможете об’єднати резервне копіювання даних QuickBooks з іншим методом резервного копіювання. Цей метод може бути ще одним варіантом вручну, коли ви копіюєте файли на знімний пристрій пам’яті, як той, який вона використовує. Або ви можете використовувати іншу онлайн-систему резервного копіювання, таку як Carbonite , яка використовує автоматичну систему для захисту всіх ваших даних.

Резервне копіювання швидким і брудним способом

Ти зайнятий. У вас немає часу дуріти. Ви просто хочете виконати резервну копію, і ви вирішили, як часто плануєте це робити. Звучить як ваша ситуація? Потім виконайте такі дії:

1. Вставте чистий диск у відповідний дисковод або підключіть USB-накопичувач.

Ви можете створити резервну копію на будь-якому знімному диску, включаючи пристрої флеш-пам’яті, портативні жорсткі диски та записувані компакт-диски. Однак зауважте, що Intuit (виробник QuickBooks) рекомендує не використовувати команду резервного копіювання QuickBooks для переміщення файлу резервної копії на компакт-диск. Натомість він рекомендує створити резервну копію файлу на жорсткому диску, а потім використати команду Windows file-copy, щоб записати файл на диск. Цей обхідний підхід, як правило, вирішує деякі проблеми із записом компакт-дисків, з якими стикаються люди під час резервного копіювання безпосередньо на компакт-диск із QuickBooks.

Чорт, вона повинна визнати, що ви можете створити резервну копію на будь-якому фіксованому диску, наприклад, на жорсткому диску або мережевому диску, але перевага знімного диска полягає в тому, що ви можете зберігати його в іншому місці. В якості компромісу можна використовувати мережевий диск. Зазвичай ви не хочете використовувати свій жорсткий диск (хоча це краще, ніж нічого), тому що однією з катастроф, яка може спіткати ваші дані QuickBooks, є поломка жорсткого диска.

Ви також можете створити резервну копію файлів QuickBooks в онлайн-сховище.

2. Якщо ви зберігаєте дані для кількох компаній, переконайтеся, що компанія, дані якої ви хочете створити резервну копію, є активною компанією.

Ви хочете створити резервну копію правильної компанії. Щоб дізнатися, чи активна правильна компанія, подивіться на рядок заголовка вікна програми QuickBooks, де вказано назву активної компанії. (Якщо ви не пам’ятаєте, як налаштували кілька файлів, не хвилюйтеся. Можливо, у вас є лише один файл — звичайний випадок.)

Якщо ви використовуєте QuickBooks у багатокористувацькому режимі, перед створенням резервної копії файлу потрібно перейти в режим для одного користувача. Для цього виберіть «Файл»→ «Перейти до однокористувацького режиму».

3. Виберіть Файл → Компанія резервного копіювання→ Створити локальну резервну копію, щоб почати операцію резервного копіювання.

QuickBooks відображає діалогове вікно Створення резервної копії.

Діалогове вікно Створення резервної копії.

4. Повідомте QuickBooks, де ви хочете створити резервну копію файлу даних QuickBooks.

Коли QuickBooks відображає діалогове вікно «Створити резервну копію» — те, що показано — укажіть місце для резервної копії, вибравши перемикач «Створити резервну копію» або «Локальне резервне копіювання».

Щоб створити резервну копію файлу QuickBooks локально, виберіть параметр Локальне резервне копіювання.

5. Опишіть, як QuickBooks має створити резервну копію вашого файлу даних .

Діалогове вікно Параметри резервного копіювання.

Коли перше діалогове вікно створення резервної копії все ще відображається, натисніть кнопку Параметри. QuickBooks відображає діалогове вікно «Параметри резервного копіювання», де ви вказуєте, як і коли QuickBooks створює резервну копію вашого файлу даних:

• Виберіть розташування за замовчуванням. Вкажіть, де має бути розташований файл резервної копії. Ви можете зробити це, ввівши ім’я шляху до папки резервної копії в полі «Повідомте нам, куди зберегти ваші резервні копії» (складний спосіб), або натиснувши кнопку «Огляд», а потім скориставшись діалоговим вікном «Огляд папки», яке відображається в Windows, щоб вибрати розташування резервної копії за замовчуванням.
• Точніше налаштуйте операцію резервного копіювання. У діалоговому вікні «Параметри резервного копіювання» є кілька прапорців, які можна використовувати для точного налаштування старої операції резервного копіювання QuickBooks. Прапорець «Додати дату та час резервного копіювання до імені файлу», якщо позначено, виконує саме те, що він говорить. Прапорець під назвою Обмежити кількість резервних копій у цій папці до [X] повідомляє QuickBooks обмежити кількість резервних копій вашого файлу QuickBooks, який він зберігає в папці резервного копіювання. За замовчуванням кількість резервних копій, які зберігаються під рукою, становить три, що має бути добре.
• Вкажіть правило резервного нагадування. Ви можете встановити прапорець «Нагадати мені створити резервну копію, коли я закрию файл компанії щораз [X] разів, щоб повідомляти QuickBooks, щоб він час від часу нагадував вам про резервне копіювання. За замовчуванням QuickBooks нагадує вам кожен четвертий раз, коли ви закриваєте файл даних, але ви можете замінити значення в текстовому полі, щоб вказати іншу частоту резервного копіювання-нагадування.
• Виберіть варіант перевірки даних. QuickBooks надає три варіанти перевірки даних: повна перевірка (безпечна, але повільна), швидша перевірка (швидка, але не настільки ретельна) і без перевірки (заощаджує трохи часу, ризикуючи виникнути серйозних проблем пізніше). Параметр «Повна перевірка» — це те, що ми з QuickBooks рекомендуємо.

Коли ви закінчите з діалоговим вікном «Параметри резервного копіювання», натисніть «ОК», а потім натисніть «Далі». QuickBooks відображає друге діалогове вікно Створення резервної копії.

Друге діалогове вікно Створення резервної копії.

6. Визначте, коли QuickBooks має створити резервну копію файлу даних.

Друге діалогове вікно Майстра резервного копіювання містить кнопки параметрів, які ви використовуєте для планування створення резервної копії. Щоб вказати, що ви хочете створити резервну копію на місці, виберіть перемикач «Зберегти зараз».

Примітка: Дуже, і я маю на увазі дуже, перший разви резервну копію файлу QuickBooks за допомогою Створення резервної команди, QuickBooks не запитає васколи він повиненрезервну копію файлу даних. Він просто створює резервну копію файлу даних, пропускаючи цей крок.

7. Підтвердьте розташування та назву файлу резервної копії.

Коли відобразиться друге діалогове вікно Майстра резервного копіювання, натисніть Далі. QuickBooks відображає діалогове вікно Зберегти резервну копію. Якщо ви успішно виконали крок 5, ви вже вказали відповідне розташування папки для файлу резервної копії. Щоб бути в безпеці, переконайтеся, що ім’я файлу та розташування папки, показані в діалоговому вікні Зберегти резервну копію, правильні. Якщо розташування папки неправильне, виберіть нове розташування папки зі спадного меню Зберегти в. Якщо ім’я файлу неправильне, відредагуйте ім’я, відображене в текстовому полі «Ім’я файлу».

Діалогове вікно Зберегти резервну копію.

8. Натисніть Зберегти.

QuickBooks створює резервну копію вашого файлу даних і відображає вікно повідомлення про те, що він створив резервну копію вашого файлу. У повідомленні також вказується ім’я файлу резервної копії та розташування папки.

Резервне копіювання файлів QuickBook онлайн

Ви можете швидко та легко створювати резервні копії своїх даних онлайн. Якщо ви це зробите, вам більше не доведеться пам’ятати про створення резервних копій і винесення їх за межі сайту. Щоб дізнатися більше про резервне копіювання в режимі онлайн, виберіть «Файл»→ «Створити резервну копію», а потім клацніть посилання «Докладніше про резервне копіювання QuickBooks Online».

Служба резервного копіювання в режимі онлайн — це дуже гарна ідея, якщо у вас швидке підключення до Інтернету, але послуга коштує трохи грошей. Залежно від рівня обслуговування ви платите щонайменше від 100 до 200 доларів США на рік, але ви можете налаштувати службу так, щоб QuickBooks автоматично створював резервні копії ваших даних та навіть інших важливих файлів на регулярній основі.

Два останні моменти щодо використання опції резервного копіювання в режимі онлайн QuickBooks:

• Просто для запису, вам потрібно подбати про безпеку. (Докладніше про заходи безпеки можна прочитати на веб-сайті QuickBooks, але ваші дані так само безпечні в Інтернеті, як і у вашому офісі.)
• Більшість людей повинні використовувати службу резервного копіювання поза межами Інтернету за цінами, які пропонує Intuit, здається справді чудовою пропозицією для будь-якого бізнесу, у якому важливі файли даних QuickBooks.

Повернення даних QuickBooks, для яких ви створили резервну копію

Що станеться, якщо ви втратите всі дані QuickBooks? Перш за все, я закликаю вас почуватися самовдоволено. Візьміть чашку кави. Відкинься на спинку стільця. Зловити пару хвилин. У тебе, друже, немає проблем. Ви дотримувалися інструкцій.

Гаразд, у вас може виникнути одна або дві проблеми, але ви, ймовірно, можете звинувачувати в них гремлінів ПК. Якщо катастрофа, яка призвела до втрати ваших даних, також призвела до сміття інших частин вашого комп’ютера, можливо, вам доведеться переінсталювати QuickBooks. Вам також може знадобитися переінсталювати все інше програмне забезпечення.

Після того, як ви достатньо зраділи (і знову зібрали свій комп’ютер, якщо це стало причиною катастрофи), обережно виконайте наступне, щоб відновити дані QuickBooks:

1. Отримайте файли резервної копії.

Знайдіть створену резервну копію та завантажте її у відповідний диск (для диска) або USB-порт (для флеш-накопичувача або зовнішнього джерела). Якщо ви працюєте із зовнішнім диском, виконайте будь-які особливі дії, щоб отримати доступ до цього пристрою, наприклад увімкнути живлення зовнішнього диска.

2. Запустіть QuickBooks і виберіть Файл→ Відкрити або відновити компанію.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Відкрити або відновити компанію».

Діалогове вікно «Відкрити або відновити компанію».

3. Вкажіть, що ви хочете відновити резервну копію вашого файлу даних QuickBooks; потім натисніть Далі.

Як ви це робите, зрозуміло, правда? Виберіть перемикач Відновити резервну копію.

4. Повідомте QuickBooks, чи ви створили резервну копію локально чи онлайн; потім натисніть Далі.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Відкрити або відновити компанію» (не показано).

5. Виберіть опцію «Локальне резервне копіювання», щоб вказати, що ви зробили локальне резервне копіювання, а потім натисніть «Далі».

6. Визначте файл резервної копії, який ви хочете використовувати; потім натисніть Відкрити.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Відкрити резервну копію». Якщо ви знаєте назву файлу компанії та її місцезнаходження, ви можете ввести цю інформацію у відповідні поля. Якщо ви не знаєте цієї інформації, скористайтеся спадним меню «Пошук», щоб визначити диск, який містить файл, резервну копію якого потрібно створити; потім виберіть файл резервної копії, який потрібно відновити, і натисніть Відкрити. QuickBooks відображає діалогове вікно «Відкрити або відновити компанію» (не показано), вказуючи вам, що наступний крок (де ви вказуєте місце відновлення) дуже важливий.

Діалогове вікно Відкрити резервну копію.

7. Вкажіть, де буде знаходитися відновлений файл; потім знову натисніть Далі.

QuickBooks відображає діалогове вікно Зберегти файл компанії як. Скористайтеся текстовим полем «Ім’я файлу» та спадним меню «Зберегти в», щоб визначити файл, який потрібно замінити.

Діалогове вікно Зберегти файл компанії як.

Якщо ви знаєте назву файлу компанії та місце розташування, ви можете ввести цю інформацію у надані текстові поля. Якщо ви не знаєте цієї інформації, скористайтеся спадним меню «Зберегти в», щоб переконатися, що ви помістили відновлений файл у правильну папку на правильному диску.

8. Натисніть Зберегти.

Якщо файл, який ви намагаєтеся відновити, уже існує, ви побачите вікно повідомлення про це.

9. Натисніть Так, щоб перезаписати та замінити файл тим, що зберігається на диску резервної копії, або натисніть Ні, щоб зберегти оригінальну копію.

QuickBooks може попросити вас ввести пароль, щоб підтвердити, що у вас є дозвіл адміністратора на відновлення файлу. Потім, якщо все пройде добре, ви побачите вікно повідомлення про це. Глибоко зітхніть з полегшенням і подякуйте.

Коли ви відновлюєте файл, ви замінюєте поточну версію файлу версією резервної копії, що зберігається на носії резервної копії. Не відновлюйте файл заради розваги. Відновлюйте файл, лише якщо поточна версія переміщена в кошик і ви хочете почати спочатку, використовуючи версію, збережену на диску резервної копії.

Вам потрібно повторно ввести все, що ви ввели з моменту створення резервної копії. Ти розбитий. Якщо вам пощастило, ви зробили резервну копію не так давно.

Використання копії бухгалтера

Поки я говорю про прибирання, які ви можете робити зі своїми файлами QuickBooks, я згадаю про функцію копіювання бухгалтера.

Дозвольте мені почати з того, що мені не дуже подобається ця функція. У моєму досвіді - і моя фірма обслуговує сотні малих підприємств з використанням QuickBooks - копія бухгалтера не працює , що добре на практиці. Але ви все одно можете спробувати.

Копія бухгалтера дозволяє вашому бухгалтеру вносити коригування в спеціальну копію вашого файлу даних QuickBooks, поки ви продовжуєте вводити свої щоденні операції в головний файл. Коли ваш бухгалтер поверне оновлений файл, ви можете об’єднати зміни назад у головний файл.

Щоб скористатися функцією копіювання бухгалтера, виберіть Файл→ Створити копію. Виберіть параметр «Копія бухгалтера», а потім дотримуйтесь інструкцій на екрані. Ви можете імпортувати зміни бухгалтера пізніше. Якщо вам потрібна допомога з цією функцією, зверніться до свого бухгалтера.

You should never upgrade to a newer version of QuickBooks while your accountant is still working with the Accountant’s Copy. At least, you shouldn’t do this if you plan on using the accountant’s changes. If an active Accountant’s Copy is in use, your screen will state that fact at the very top, next to the company name.

Working with Portable Files

QuickBooks includes a portable-files feature. A portable file is a smaller, condensed version of the QuickBooks data file. The portable file is small enough, in fact, that you can probably email it to your accountant, your sister in Portland, or me.

To create a portable file, choose File →Create Copy. When QuickBooks displays the first Save Copy or Backup dialog box, select the Portable Company File option button, click Next, and then follow the onscreen instructions. The process, by the way, resembles the backup process. I find it really easy to save the file on the desktop. Then you can attach it easily to your email and send it out. After the other party receives the file, you can drag your copy to the Recycle Bin. Your real file remains intact. (A portable file typically must be 10MB or smaller for transmission through most email services.)

To open a portable file, a person (this could be your accountant, your sister in Portland, or me) should choose File→ Open or Restore Company. When QuickBooks displays the Open or Restore Company dialog box, this other person just specifies the file that she wants to open as a portable file and then follows the onscreen instructions.

Using an Audit Trail

For some curious reason, in the post–Bernie Madoff world of accounting, people are much more interested in the QuickBooks Audit Trail feature. Because of this renewed interest, let me share the three things you need to know about using the QuickBooks Audit Trail feature:

• An audit trail is simply a list of changes. The QuickBooks Audit Trail — which is a simple report that lists the changes in the QuickBooks data file — lets you see who changed what.
• You can’t turn off the Audit Trail feature in recent versions of QuickBooks. Accordingly, every change you make (or that someone else in your office makes) in QuickBooks is recorded.
• You can print the Audit Trail report by choosing Reports → Accountant & Taxes→ Audit Trail.

Using a Closing Password

QuickBooks doesn’t require you to — or even let you — “close” months and years, the way old manual accounting systems did. (When you “closed” an old accounting period, you actually zeroed out the revenue and expense accounts and then transferred the net amount to the owner’s equity accounts.)

QuickBooks does let you use a closing date and password, however. The closing date sort of prevents someone from entering transactions earlier than the specified date. If you set a closing password, for example, someone needs to supply that password before entering a transaction or changing a transaction dated before the closing date. If you don’t set a closing password, someone trying to enter or change a transaction dated before the closing date is warned, but that person can still create or change the entry.

To set a closing date, choose Edit→ Preferences, click the Accounting icon, click the Company Preferences tab, and then click the Set Date/Password button so that QuickBooks displays the Set Closing Date and Password dialog box. You enter the closing date (probably the end of the most recently completed year) in the Closing Date text box and then enter the password (twice): in the Closing Date Password text box and in the Confirm Password text box. Note: Select the check box titled Exclude Estimates, Sales Orders and Purchase Orders from Closing Date Restrictions so that you don’t lose access to these transactions as part of the closing.

The Set Closing Date and Password dialog box.

Не встановлюйте дату закриття та пароль у файлі QuickBooks, який ви хочете надіслати своєму бухгалтеру, щоб він чи вона могла підготувати вашу податкову декларацію. Вашому податковому бухгалтеру, ймовірно, доведеться внести зміни у ваш файл QuickBooks, щоб синхронізувати дані між вашими записами та податковою декларацією. Ви хочете «заблокувати» попередній рік лише після заповнення податкової декларації.