Поради та підказки щодо замовлення на покупку QuickBooks 2014

Створюючи замовлення на покупку в QuickBooks 2013, вам слід пам’ятати про деякі елементи. Багато малих підприємств не використовують замовлення на покупку. Але коли вони виростають до певного розміру, багато компаній вирішують використовувати їх, оскільки замовлення на покупку стають постійними записами товарів, які вони замовили. Більше того, використання замовлень на покупку часто формалізує процес закупівлі в компанії.

Наприклад, ви можете вирішити, що ніхто у вашій фірмі не може придбати нічого, що коштує більше 100 доларів, якщо він чи вона не отримає замовлення на покупку. Якщо тільки ви можете оформляти замовлення на закупівлю, ви ефективно контролюєте закупівельну діяльність за допомогою цієї процедури.

Ось кілька речей, які ви повинні знати про замовлення на покупку:

• Не кожна покупка заслуговує на замовлення. Якщо ви не звикли працювати із замовленнями на покупку, легко переборщити, коли ви почнете використовувати цей зручний інструмент. Проте пам’ятайте, що не всі покупки виправдовують замовлення.

• Використовуйте замовлення на покупку для керування покупками. Зазвичай підприємства використовують замовлення на закупівлю як спосіб контролю та документування закупівель. Насправді, багато покупок насправді не вимагають замовлення на покупку.

  Суми, які ви погодилися придбати, які задокументовані через стандартні контракти — наприклад, рахунки від телефонної компанії, газової компанії та вашого орендодавця — очевидно, не потребують замовлень на покупку. Крім того, скромні покупки, як-от канцелярське приладдя, часто не потребують замовлення на покупку. Вам безумовно потрібен спосіб контролювати ці витрати, але замовлення на покупку, ймовірно, не підходять.

• Розглянемо інші, додаткові інструменти контролю. Інші засоби контролю за бюджетом, такі як «схвалення керівником» або простий бюджет, часто працюють так само добре.