Поодинокі дії для оплати часу в QuickBooks 2014

У більшості випадків позиції рядка, які відображаються в рахунку-фактурі, є позиціями, які ви описуєте в списку позицій, а потім виражаєте кількісно безпосередньо в рахунку-фактурі. Однак у деяких сферах обслуговування ви можете продати багато одиниць одного і того ж товару. Якщо ви бажаєте записувати дії з обслуговування, як вони відбуваються, виберіть команду Клієнти→Ввести час→Час/Ввести одну дію.

QuickBooks відображає вікно «Час/введіть одну дію».

Щоб записати час або записати одну дію, запишіть дату активності в полі «Дата». Використовуйте поле Ім’я, щоб ідентифікувати особу, яка надає послугу. У полі «Клієнт: Робота» вкажіть клієнта або роботу, для якої виконується послуга.

Виберіть відповідний елемент послуги зі спадного списку Елемент послуги та (якщо ви відстежуєте працівника) відповідний елемент нарахування заробітної плати зі спадного списку Елемент заробітної плати. Якщо ви відстежуєте заняття, то ви також можете використовувати спадний список «Клас», щоб класифікувати діяльність.

Використовуйте поле Примітки, щоб записати короткий відповідний опис послуги. Цей опис з’являється в рахунку-фактурі, тому уважно ставтеся до того, що пишете.

Після опису або надання цієї загальної інформації про послугу у вас є два способи записати час, витрачений на послугу:

• Запис часу вручну: ви можете вручну записати час, витрачений на діяльність, використовуючи поле Тривалість, щоб ввести час. Наприклад, якщо ви витратили 10 хвилин, введіть 0:10 у полі Тривалість. Якщо ви витратили 3 години 40 хвилин, введіть 3:40 у полі Тривалість.

• Нехай QuickBooks записує час: Ви також можете налаштувати QuickBooks записувати час, який ви витратили на заняття. Просто натисніть кнопку «Пуск» у полі «Тривалість», коли ви починаєте дію, і натисніть кнопку «Зупинити», коли зупиняєте дію. Якщо ви хочете призупинити таймер (наприклад, під час телефонного дзвінка), натисніть кнопку Пауза.

Після того, як ви опишете дію, яку ви виконуєте, у вікні «Час/введіть одну дію», натисніть кнопку «Зберегти та створити» або «Зберегти та закрити», щоб зберегти інформацію про діяльність.

Переконайтеся, що прапорець Оплачуваний (у верхньому правому куті вікна Час/Введіть одну дію) встановлено. Вибравши поле Оплачуваний, ви повідомляєте QuickBooks, що він повинен зберігати цей запис оплачуваної діяльності для подальшого включення в рахунок-фактуру.

Ви можете використовувати кнопки «Попередній» і «Далі», які з’являються у верхній частині вікна «Час/введення окремої активності», щоб переглядати свої записи часу активності вперед і назад. Зауважте також, що кнопка Правопис також доступна. Натисніть кнопку Правопис, щоб перевірити орфографію опису нотаток, який ви вводите, що є гарною ідеєю, оскільки ця інформація з’явиться у рахунку-фактурі пізніше.

Щоб додати до рахунку-фактури час та вартість, що підлягають оплаті, створіть рахунок-фактуру звичайним способом. Після того, як ви ідентифікуєте клієнта (і якщо ви ввели час для клієнта), і якщо ви відстежували час або витрати для клієнта, QuickBooks відображає вікно повідомлення із запитом, чи хочете ви виставити рахунок за будь-який час або витрати. .

Якщо ви вкажете «так», QuickBooks відобразить діалогове вікно Вибір часу та витрат, що підлягають оплаті.

На вкладці «Час» діалогового вікна «Вибір часу та витрат, що підлягають оплаті», показано кожен із разів, який ви записали для клієнта. Щоб додати ці часи до рахунка-фактури, клацніть стовпець Використовувати для часу. (Стовпець «Використання» є крайнім лівим стовпцем, на якому відображається галочка.)

Або, якщо ви хочете вибрати всі часи, натисніть кнопку Вибрати все. Потім натисніть OK. QuickBooks додає кожен із цих часів, що підлягають оплаті, до рахунку-фактури як окремі рядки. На наступному малюнку показано, як інформація про час, що підлягає оплаті, відображається у вікні Створення рахунків-фактур.