Поодинокі дії для оплати часу в QuickBooks 2013

Визначення часу або запис окремих дій — це один із двох методів, які QuickBooks 2013 надає для відстеження витраченого часу, який виставлятиметься в рахунку-фактурі як елемент. Якщо ви бажаєте записувати дії з обслуговування, як вони відбуваються, виберіть команду Клієнти→Ввести час→Час/Ввести одну дію.

QuickBooks відображає вікно «Час/введіть одну дію».

Щоб записати час або записати одну дію, запишіть дату активності в поле Дата. Використовуйте поле Ім’я, щоб ідентифікувати особу, яка надає послугу. У полі «Клієнт: Робота» вкажіть клієнта або роботу, для якої виконується послуга.

Виберіть відповідний елемент послуги зі спадного списку Елемент послуги та (якщо ви відстежуєте працівника) відповідний елемент нарахування заробітної плати зі спадного списку Елемент заробітної плати. Якщо ви відстежуєте заняття, то ви також можете використовувати спадний список «Клас», щоб класифікувати діяльність.

Поле Примітки слід використовувати для запису короткого відповідного опису послуги. Цей опис відображається в рахунку-фактурі, тому уважно ставтеся до того, що ви пишете.

Після опису або надання цієї загальної інформації про послугу у вас є два способи записати час, витрачений на послугу:

• Запис часу вручну. Ви можете вручну записати час, витрачений на діяльність, скориставшись полем Тривалість, щоб ввести час. Наприклад, якщо ви витратили 10 хвилин, введіть 0:10 у поле Тривалість. Якщо ви витратили 3 години 40 хвилин, введіть 3:40 у поле Тривалість.

• Нехай QuickBooks запише час. Ви також можете попросити QuickBooks записувати час, який ви витратили на заняття. Просто натисніть кнопку «Пуск» у полі «Тривалість», коли ви починаєте дію, і натисніть кнопку «Зупинити», коли зупиняєте дію. Якщо ви хочете призупинити таймер (наприклад, під час телефонного дзвінка), натисніть кнопку Пауза.

Після того, як ви опишете дію, яку ви виконуєте, у вікні «Час/введіть одну дію», натисніть кнопку «Зберегти та створити» або «Зберегти та закрити», щоб зберегти інформацію про діяльність.

Перевірте, чи встановлено прапорець Оплачуваний. Прапорець Оплачуваний з’являється у верхньому правому куті вікна «Час/Введіть одну дію». Вибравши поле Оплачуваний, ви повідомляєте QuickBooks, що він повинен зберігати цей запис оплачуваної діяльності для подальшого включення в рахунок-фактуру.

Ви можете використовувати кнопки «Назад» і «Далі», які з’являються у верхній частині вікна «Час/Введіть одну дію», щоб переглядати свої записи часу активності вперед і назад. Зауважте також, що кнопка «Орфографія» також доступна у вікні «Час/Введіть одну дію».

Таким чином, ви можете натиснути кнопку «Орфографія», щоб перевірити орфографію опису нотаток, які ви вводите — це гарна ідея, оскільки ця інформація пізніше з’явиться в рахунку-фактурі.

QuickBooks також дозволяє вашим співробітникам безпосередньо вводити свій час. Виберіть команду Клієнти→Ввести час→Дозволити співробітникам ввести свій час, щоб отримати інформацію про роботу цієї веб-служби.