Плануйте свою нову систему QuickBooks 2012

Якщо ви з самого початку розумієте кілька важливих елементів — що робить бухгалтерський облік і що роблять облікові системи — ви побачите, що процес установки QuickBooks 2012 має набагато більше сенсу.

Що робить бухгалтерський облік

Подумайте, чим займається бухгалтерський облік. Люди можуть сперечатися про дрібні деталі, але більшість погодиться, що бухгалтерський облік виконує такі чотири важливі речі:

• Вимірює прибутки та збитки

• Звіти про фінансовий стан фірми (її активи, пасиви та чистий капітал)

• Надає детальні записи про активи, пасиви та рахунки власного капіталу

• Надає фінансову інформацію зацікавленим сторонам, особливо керівництву

Що роблять бухгалтерські системи

Тепер подивіться на те, які системи обліку — або принаймні, які системи обліку малого бізнесу — зазвичай роблять:

• Складати фінансові звіти, включаючи звіти про прибутки та збитки, баланси та інші бухгалтерські звіти.

• Створення бізнес-форм, включаючи чеки, зарплатні чеки, рахунки-фактури, виписки клієнтів тощо.

• Ведіть детальний облік основних рахунків, включаючи готівку, дебіторську заборгованість (суми, які клієнти заборгували фірмі), кредиторську заборгованість (суми, які фірма винна своїм постачальникам), товарно-матеріальні цінності, основні засоби тощо.

• Виконувати спеціалізовані функції управління інформацією. Наприклад, у видавничій галузі видавці книг часто платять авторам гонорар. Отже, облік роялті — це завдання, яке зазвичай мають виконувати системи обліку книговидавців.

Що робить QuickBooks 2012

Гаразд, після того, як ви зрозумієте, що робить бухгалтерський облік і що зазвичай роблять бухгалтерські системи, ви можете з певною перспективою побачити, що робить QuickBooks:

• Складає фінансову звітність

• Генерує багато поширених бізнес-форм, включаючи чеки, зарплатні чеки, рахунки-фактури клієнтів, виписки клієнтів, кредитні авізо та замовлення на покупку

• Веде детальний облік кількох ключових рахунків: готівка, дебіторська заборгованість, кредиторська заборгованість та інвентар у простих налаштуваннях

QuickBooks виконує три з чотирьох речей, які ви очікуєте від системи бухгалтерського обліку. QuickBooks не надає спеціалізовані бухгалтерські матеріали. Наприклад, QuickBooks не веде облік роялті.

Чого не робить QuickBooks 2012

Отже, QuickBooks виконує три з чотирьох речей, які роблять бухгалтерські системи, але не все. QuickBooks часто є неповним бухгалтерським рішенням. Тому будьте обережні з визначенням своїх очікувань. Вам також, як правило, потрібно знайти обхідні шляхи для деяких ваших спеціальних вимог бухгалтерського обліку.

QuickBooks надає користувачам і підприємствам велику гнучкість. Отже, повертаючись до попереднього прикладу, книжкове видавництво може зробити багато з того, що йому потрібно для обліку роялті в QuickBooks. Ця робота з обліку роялті просто вимагає певної уваги, оскільки компанія встановлює QuickBooks.

Однак QuickBooks (або принаймні найпопулярніші версії QuickBooks) страждають від кількох істотних недоліків:

• QuickBooks Pro не забезпечує хороший спосіб обробки інвентарю. Однак QuickBooks Premier та QuickBooks Enterprise Solutions підтримують простий облік виробництва. (Ці версії QuickBooks допоможуть вам пояснити процес перетворення сировини в готову продукцію.)

• Тільки QuickBooks Enterprise Solutions справляється із ситуацією зберігання запасів у кількох місцях. Іншими словами, QuickBooks Pro і QuickBooks Premier просто показують, наприклад, що у вас є 3000 віджетів. Це не дозволяє вам відстежувати той факт, що у вас є 1000 віджетів на складі, 500 віджетів у магазині A і 1500 віджетів у магазині B.

Незважаючи на те, що QuickBooks може бути неповним рішенням і може не обробляти інвентар так, як вам потрібно або потрібно, QuickBooks все ще є дуже хорошим рішенням. Те, що робить QuickBooks, робить дуже добре. Враховуйте той факт, що QuickBooks буде існувати ще довго, довго.

Набагато імовірніше, що програмний продукт бухгалтерського обліку з 600 користувачами, наприклад, буде припинено, ніж такий продукт, як QuickBooks, який має 4 000 000 клієнтів.