Перегляньте додаткові параметри налаштування рахунків-фактур у QuickBooks 2012

Якщо ви не можете створити рахунки-фактури, які виглядають саме так, як ви хочете, використовуючи параметри, доступні у вікні базової настройки QuickBooks 2012, наступним кроком буде натиснути кнопку Додаткове налаштування. (Якщо кнопка «Додаткова настройка» не з’являється внизу діалогового вікна «Основна настройка» — а в деяких версіях QuickBooks — ні — натисніть кнопку «Скасувати»).

QuickBooks відображає діалогове вікно Додаткова настройка. Це діалогове вікно надає вам більше контролю як над інформацією, яка відображається у ваших рахунках-фактурах, так і над способом друку рахунків-фактур.

Ви не можете використовувати кнопку Додаткове налаштування, якщо ви працюєте з одним із шаблонів рахунків-фактур за замовчуванням — лише якщо ви працюєте з копією. Відповідно, QuickBooks може запропонувати вам зробити копію шаблону рахунка-фактури, коли ви натиснете кнопку Додаткова настройка.

Вкажіть інформацію заголовка, щоб налаштувати рахунки-фактури QuickBooks 2012

Вкладка «Заголовок» діалогового вікна «Додаткове налаштування» дає змогу вказати, яка інформація міститься у верхній частині вікна «Створення рахунків-фактур» і у верхній частині фактично друкованої форми рахунка-фактури. Ця інформація називається заголовком і містить номер рахунка-фактури, дату рахунка-фактури, а також інформацію про оплату й доставку.

Ви також можете вибрати спосіб позначення інформації, заповнюючи або редагуючи вміст текстових полів. Наприклад, прапорці «Заголовок за замовчуванням» дозволяють вказати, чи має відображатися назва форми на екранній версії рахунка-фактури (це буде у вікні «Створення рахунків-фактур») та у друкованій версії рахунка-фактури. У текстовому полі «Заголовок за замовчуванням» можна вказати назву форми.

Подібним чином прапорці «Дата» дають змогу вказати, чи має відображатися дата на екрані та у друкованих версіях рахунка-фактури, а також яку етикетку слід використовувати для опису дати рахунку-фактури.

Вкажіть інформацію про стовпці, щоб налаштувати рахунки-фактури QuickBooks 2012

Частина рахунка-фактури в стовпцях детально описує позиції, на які виставляється рахунок-фактура. Наприклад, стовпці рахунків-фактур на продукти описують конкретні продукти, включаючи ціну та кількість; вони також описують товари, на які виставляється рахунок.

Стовпці рахунку-фактури за послуги описують конкретні послуги, які виставляються. Вкладка «Стовпці» діалогового вікна «Додаткове налаштування» виглядає як вкладка «Заголовок». Ви використовуєте прапорці «Екран» і «Друк», щоб вказати, чи має відображатися конкретна частина інформації на рівні стовпця як стовпець у вікні «Створення рахунків-фактур» чи у фактично створеному рахунку-фактурі.

Аналогічно, ви використовуєте текстові поля «Заголовок» для надання описових міток, які QuickBooks використовує у вікні «Створення рахунків-фактур» і на друкованій формі рахунка-фактури.

Єдина незвичайна опція, яка відображається на вкладці «Стовпці», — це текстові поля «Порядок». У полі Порядок можна вказати, в якому порядку (зліва направо) має відображатися стовпець. Наприклад, якщо номер або код товару мають відображатися в першому стовпці ліворуч, ви вводите значення 1 у поле Замовлення.

Вкажіть інформацію про стовпці програми, щоб налаштувати рахунки-фактури QuickBooks 2012

Частина програмних стовпців рахунка-фактури надає інформацію, яка стосується ситуацій, коли ви використовуєте поточні рахунки. Ви можете натиснути вкладку Prog Cols, щоб додати та видалити таку інформацію, як замовлена ​​сума, попередньо виставлена ​​сума та будь-які незамовлені суми.

Якщо ви зрозуміли, що зробили помилку — можливо, ви використали неправильний описовий текст або неправильно впорядкували стовпці — ви можете знову налаштувати свій рахунок-фактуру і таким чином виправити свої попередні помилки.

Вкажіть інформацію нижнього колонтитула, щоб налаштувати рахунки-фактури QuickBooks 2012

На вкладці «Нижній колонтитул» діалогового вікна «Додаткове налаштування» можна вказати, яка інформація відображатиметься у вікні «Створити рахунки-фактури» під областю стовпців і фактично надрукованому рахунку-фактурі під областю стовпців.

Інформація в нижньому колонтитулі містить повідомлення клієнта, загальну суму рахунку-фактури, інформацію про платежі та кредит, поле балансу та, за бажанням, довше текстове поле. Ви працюєте з вкладкою «Нижній колонтитул» так само, як і з іншими вкладками.

Якщо ви хочете, щоб з’явилася деяка частина інформації, установіть прапорці Екран і Друк. Щоб змінити фрагмент тексту, який використовує QuickBooks, відредагуйте вміст текстового поля «Заголовок».

Вкажіть інформацію для друку, щоб налаштувати рахунки-фактури QuickBooks 2012

Вкладка «Друк» діалогового вікна «Додаткове налаштування» дозволяє вам трохи контролювати, як QuickBooks друкує рахунки-фактури, які використовують шаблон, який ви налаштували.

Наприклад, перемикач у верхній частині вкладки дозволяє вказати, що під час друку цього конкретного шаблону рахунка-фактури QuickBooks має використовувати звичайні старі налаштування принтера рахунків-фактур або, навпаки, використовувати інші спеціальні параметри друку. Параметри друку також дозволяють вказати QuickBooks, як він має нумерувати сторінки багатосторінкового рахунку-фактури.