Основи створення резервної копії файлу даних QuickBooks 2014

Критично важливе завдання, яке потрібно виконати або вам, або комусь із співробітників, — це створити резервну копію файлу даних QuickBooks. Кілька елементів, що зберігаються на жорсткому диску вашого комп’ютера, заслуговують на таку увагу, як файл даних QuickBooks. Досить буквально файл даних QuickBooks описує фінансові справи вашого бізнесу. Ви абсолютно не хочете втратити файл даних.

Втрата файлу даних, наприклад, може означати, що ви не знаєте, скільки у вас є грошей, ви не знаєте, заробляєте чи втрачаєте гроші, і ви не зможете легко чи точно підготувати свій річний податкові декларації.

На щастя, створити резервну копію файлу даних QuickBooks досить просто. Вам потрібно виконати всього дев’ять кроків:

1 Виберіть команду Файл→Створити копію.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Зберегти копію» або «Резервна копія», яке надає три варіанти: можливість зберегти резервну копію вашого файлу QuickBooks, можливість створити портативний корпоративний файл і можливість створити копію бухгалтера.

2Ви хочете зберегти резервну копію, тому натисніть кнопку «Резервна копія»; потім натисніть Далі, щоб продовжити.

Ви можете створити файл повної резервної копії або портативний корпоративний файл під час копіювання файлу QuickBooks. Портативний корпоративний файл менший за файл резервної копії, тому його зручніше переміщати. Наприклад, ви можете легше надіслати електронною поштою портативний корпоративний файл.

Проблема з портативними корпоративними файлами полягає в наступному: QuickBooks повинні наполегливо попрацювати, щоб зменшити портативний корпоративний файл до невеликого розміру. QuickBooks також має докласти більше зусиль, щоб розблокувати файл пізніше, коли ви захочете з ним працювати.

Після натискання кнопки «Далі» з’явиться діалогове вікно «Зберегти копію або резервну копію». Ви можете перейти безпосередньо до діалогового вікна Зберегти копію або Резервну копію, вибравши команду Файл→Створити резервну копію.

3Укажіть, чи хочете ви зберегти файл резервної копії QuickBooks на комп’ютері вашої компанії чи в центрі обробки даних QuickBooks за межами сайту.

Клацніть «Локальна резервна копія», щоб вказати, що ви хочете зберегти резервну копію вашого файлу на жорсткому диску комп’ютера або на якомусь знімному пристрої пам’яті, наприклад, на флеш-накопичувачі.

4 Натисніть кнопку Параметри, щоб вибрати місце резервного копіювання.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Параметри резервного копіювання».

5 Укажіть папку чи місце на диску для резервного копіювання файлу компанії.

Просто введіть ім’я шляху безпосередньо в поле, яке вказує, де зберігати резервні копії.

Якщо ви не знаєте, як ввести шлях, натисніть кнопку Огляд. Коли QuickBooks відображає діалогове вікно «Огляд папки», скористайтеся його списком папок, щоб вибрати диск або папку, які ви хочете використовувати для резервного копіювання QuickBooks.

6 (Необов'язково) Виберіть параметри резервного копіювання.

Ви також можете використовувати діалогове вікно «Параметри резервного копіювання», щоб вказати, коли QuickBooks має нагадувати вам про створення резервної копії та як QuickBooks має створити резервну копію:

Додавання позначок часу: щоб додати дату та час операції резервного копіювання до імені файлу резервної копії, установіть прапорець Додати дату та час резервної копії до імені файлу.

Обмеження резервних копій: щоб повідомити QuickBooks позбутися старих резервних копій, установіть прапорець Обмежити кількість резервних копій у цій папці до X , а потім вкажіть, скільки резервних копій ви хочете зберегти, за допомогою прилеглого текстового поля.

Налаштування нагадувань про резервне копіювання: установіть прапорець «Нагадати мені створити резервну копію, коли я закриваю файл компанії щоразу X» та прилегле текстове поле, щоб указати, що вам потрібно нагадувати про створення резервної копії файлу QuickBooks, коли ви закриєте QuickBooks. Ваші параметри інтервалу включають кожен раз, щоразу, кожен третій раз тощо.

Увімкнення перевірки даних: використовуйте кнопки підтвердження, щоб повідомити QuickBooks, що він повинен перевірити цілісність даних під час створення резервних копій ваших даних. Виберіть перемикач Повна перевірка для найкращої та найповнішої перевірки QuickBooks.

Крім того, якщо у вас немає часу на додаткові кілька секунд повторної перевірки даних, які потрібні для перевірки даних, обов’язково виберіть перемикач Швидша перевірка. А ще краще — будьте обережні — все одно обережність стосується немовлят — і виберіть перемикач «Без перевірки».

7 Натисніть OK, коли закінчите вказувати місце резервного копіювання та параметри, а потім натисніть Далі.

QuickBooks відображає діалогове вікно (не показано), яке запитує, коли ви хочете створити резервну копію.

8 Укажіть, коли потрібно створити резервну копію.

Як правило, ви хочете створити резервну копію, коли вибираєте команду Зберегти копію або Резервне копіювання. У цьому випадку, коли QuickBooks відображає діалогове вікно «Зберегти копію» або «Резервне копіювання», яке задає питання «коли», натисніть кнопку «Зберегти зараз».

Однак ви можете також наказати QuickBooks регулярно планувати резервне копіювання файлу даних QuickBooks відповідно до якоїсь розумної схеми, коли QuickBooks задає питання «коли» — натискаючи кнопки «Зберегти зараз» і «Запланувати резервне копіювання на майбутнє» або натиснувши «Тільки планувати майбутнє». Кнопка резервного копіювання.

Якщо ви скажете QuickBooks, що хочете запланувати резервне копіювання, QuickBooks відобразить кілька діалогових вікон, які ви використовуєте для створення нового розкладу резервного копіювання, назвавши розклад і встановивши дні та час, коли слід планувати резервне копіювання.

9 Натисніть Готово, щоб закрити діалогове вікно Зберегти копію або Резервне копіювання.

Після того, як ви вказали, як має працювати операція резервного копіювання, натисніть Готово. QuickBooks створює резервну копію (або створює копію) поточного корпоративного файлу QuickBooks і зберігає цю нову копію файлу в місці резервної копії.