Основи створення резервної копії файлу даних QuickBooks 2012

Критично важливе завдання, яке потрібно виконати або вам, або комусь із співробітників, — створити резервну копію файлу даних QuickBooks 2012. Досить буквально файл даних QuickBooks описує фінансові справи вашого бізнесу. Ви абсолютно не хочете втратити файл даних.

Втрата файлу даних, наприклад, може означати, що ви не знаєте, скільки у вас є грошей, ви не знаєте, заробляєте чи втрачаєте гроші, і ви не зможете легко чи точно підготувати свій річний податкові декларації.

На щастя, створити резервну копію файлу даних QuickBooks досить просто. Вам потрібно виконати лише три кроки:

Виберіть команду Файл→Створити копію.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Зберегти копію» або «Резервна копія», яке надає три варіанти: можливість зберегти резервну копію вашого файлу QuickBooks, можливість створити портативний корпоративний файл і можливість створити копію бухгалтера.

Ви хочете зберегти резервну копію, тому натисніть кнопку «Резервна копія». Потім натисніть Далі, щоб продовжити.

Ви можете створити файл повної резервної копії або портативний корпоративний файл під час копіювання файлу QuickBooks. Портативний корпоративний файл менший за файл резервної копії, тому його зручніше переміщати.

Наприклад, ви можете легше надіслати електронною поштою портативний корпоративний файл. Проблема з портативними корпоративними файлами полягає в наступному: QuickBooks повинні наполегливо попрацювати, щоб зменшити портативний корпоративний файл до невеликого розміру. QuickBooks також має докласти більше зусиль, щоб розблокувати файл пізніше, коли ви захочете з ним працювати.

Після натискання кнопки «Далі» з’явиться діалогове вікно «Зберегти копію або резервну копію», показане на малюнку нижче.

Ви можете просто перейти безпосередньо до діалогового вікна «Зберегти копію» або «Резервну копію», показане нижче, вибравши команду «Файл»→ «Створити резервну копію».

Укажіть, чи бажаєте ви зберегти файл резервної копії QuickBooks у локальній компанії чи в центрі обробки даних QuickBooks.

Натисніть «Локальна резервна копія», щоб вказати, що ви хочете зберегти резервну копію вашого файлу на жорсткому диску комп’ютера.

Натисніть кнопку Параметри, щоб вибрати місце резервного копіювання.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Параметри резервного копіювання», як показано на малюнку нижче.

Вкажіть, до якої папки чи диска має бути створено резервну копію файлу компанії.

Ви просто вводите ім’я шляху безпосередньо в поле, яке вказує, де зберігати резервні копії.

(Необов’язково) Виберіть параметри резервного копіювання.

Ви також можете використовувати діалогове вікно «Параметри резервного копіювання», показане вище, щоб вказати, коли QuickBooks має нагадувати вам про створення резервної копії та як QuickBooks має створити резервну копію:

Позначки часу: щоб додати дату та час операції резервного копіювання до імені файлу резервної копії, установіть прапорець Додати дату та час резервної копії до імені файлу.

Обмеження резервних копій: щоб повідомити QuickBooks, що він має позбутися старих резервних копій, установіть прапорець «Обмежити кількість резервних копій у цій папці», а потім вкажіть, скільки резервних копій ви хочете зберегти, за допомогою прилеглого текстового поля.

Нагадування про резервне копіювання: установіть прапорець «Нагадати мені створити резервну копію, коли я закрию файл компанії» та прилегло до нього текстове поле, щоб указати, що вам потрібно нагадувати про створення резервної копії файлу QuickBooks щоразу, через раз, кожен третій раз тощо. далі, що ви закриваєте QuickBooks.

Перевірка даних: використовуйте кнопки «Перевірка», щоб повідомити QuickBooks, що він повинен перевірити цілісність даних під час створення резервних копій ваших даних. Позначте кнопку Завершити перевірку для найкращої та найповнішої перевірки QuickBooks.

Натисніть кнопку OK, коли закінчите вказувати місце та параметри резервного копіювання, а потім натисніть кнопку Далі.

QuickBooks відображає діалогове вікно із запитом, коли ви хочете створити резервну копію.

Вирішіть, коли ви хочете створити резервну копію.

Як правило, ви хочете створити резервну копію, коли вибираєте команду Зберегти копію або Резервне копіювання. Однак ви можете також наказати QuickBooks регулярно планувати резервне копіювання файлу даних QuickBooks відповідно до якоїсь розумної схеми.

Якщо ви повідомите QuickBooks, що хочете запланувати резервне копіювання, QuickBooks відобразить кілька діалогових вікон, які ви використовуєте для створення нового розкладу резервного копіювання, назвавши розклад і вказавши дні та час, коли необхідно запланувати резервне копіювання.

Натисніть «Готово», щоб закрити діалогове вікно «Зберегти копію» або «Резервну копію».

Після того, як ви вказали, як має працювати операція резервного копіювання, натисніть Готово. QuickBooks створює резервну копію (або створює копію) поточного корпоративного файлу QuickBooks і зберігає цю нову копію файлу в місці резервної копії.