Операції з кредитною карткою в QuickBooks 2021

Ви можете використовувати QuickBooks для відстеження своїх бізнес-кредитних карток так само, як і для ведення чекової книжки. Процес майже такий же, з кількома зморшками.

До речі, хоча ця стаття насправді про те, як ви стягуєте гроші зі своїх кредитних карток, ми також говоримо про те, як вирішити складну проблему ваших клієнтів, які платять кредитними картками.

Як відстежувати бізнес-кредитні картки в QuickBooks 2021

Якщо ви хочете відстежувати витрати та баланс кредитної картки за допомогою QuickBooks, вам потрібно налаштувати обліковий запис кредитної картки — якщо ви ще не зробили цього в QuickBooks Setup. (Для порівняння, ви використовуєте банківські рахунки, щоб відстежувати такі речі, як гроші, які надходять на чековий, ощадний або дрібний рахунок та з нього.)

Налаштування рахунку кредитної картки

Щоб налаштувати рахунок кредитної картки, дотримуйтесь приблизно тих самих кроків, які ви використовуєте для створення банківського рахунку:

1. Виберіть Списки→План рахунків.

Або натисніть значок План рахунків на головному екрані. QuickBooks відображає вікно Плану рахунків, як показано.

Вікно Плану рахунків

2. Натисніть кнопку Рахунок у нижньому лівому куті вікна Плану рахунків, а потім у спадному меню виберіть Створити.

QuickBooks відображає перше вікно Додати новий обліковий запис, у якому просто відображається список кнопок опцій, що відповідають різним типам облікових записів, які дозволяє QuickBooks.

3. Виберіть опцію Кредитна картка.

Вибір «Кредитна картка» повідомляє QuickBooks, що ви хочете створити обліковий запис кредитної картки. Я впевнений, що ви здивовані. Натисніть Продовжити. QuickBooks відображає друге вікно Додати новий обліковий запис, як показано.

Друге вікно Додати новий обліковий запис

4. Введіть назву облікового запису в текстовому полі Ім'я облікового запису.

Чому б не зробити це правильно? Наведіть курсор на текстове поле Ім’я облікового запису, а потім введіть назву вашої кредитної картки.

5. Введіть номер картки в рахунок кредитної картки. № текстове поле.

Якщо ви створюєте загальний рахунок кредитної картки для кількох карток, залиште Acct Credit Card. Текстове поле № порожнє. Поки ви на цьому, ви також можете описати картку. Ви можете ввести Лихварство! у текстовому полі Опис, залежно від процентної ставки вашої картки.

6. Натисніть кнопку Зберегти та закрити.

QuickBooks знову відображає вікно Плану рахунків. Тепер у вікні відображається додатковий обліковий запис: рахунок кредитної картки, який ви щойно створили.

Вибір рахунку кредитної картки, щоб ви могли ним користуватися

Щоб повідомити QuickBooks, що ви хочете працювати з рахунком кредитної картки, скористайтеся вікном План рахунків. Виберіть Списки→План рахунків. Після того, як ви відкриєте вікно, двічі клацніть рахунок кредитної картки, який ви хочете використовувати. QuickBooks відображає реєстр кредитних карток, щоб ви могли почати запис транзакцій.

Як альтернативу вікну Плану рахунків, ви можете натиснути піктограму «Ввести платежі з кредитної картки» в області «Банкінг» на головному екрані. Або ви можете вибрати Банківські операції→Ввести платежі кредитної картки.

Введення операцій з кредитною карткою

Якщо ви виберете команду «Банкінг→Використати реєстрацію» та виберете рахунок кредитної картки, QuickBooks відобразить реєстр кредитних карток. На цьому малюнку показано реєстр для рахунку кредитної картки під назвою Frequent Flyer Card. Це дуже схоже на регістр перевірки, чи не так?

Реєстр кредитних карт

Реєстр кредитних карток працює як звичайне вікно реєстру, яке ви використовуєте для поточного рахунку. Ви вводите операції в рядках реєстру. Коли ви реєструєте плату, QuickBooks оновлює баланс кредитної картки та кредитний ліміт, що залишився.

Запис плати за кредитну картку

Запис плати за кредитну картку подібний до запису чека або зняття з банківського рахунку. Для ілюстрації припустимо, що ви заплатили за буріто та маргариту на суму 75 доларів у своєму улюбленому мексиканському ресторані La Cantina. Ось як ви реєструєте цю плату:

1. Виберіть Банківські операції→Введіть витрати кредитної картки.

З’явиться вікно Введення платежів кредитною карткою, як показано.

Вікно Введення платежів з кредитної картки

2. У спадному меню «Кредитна картка» виберіть кредитну картку, з якої ви стягнули кошти.

Натисніть стрілку вниз біля поля Кредитна картка, а потім виберіть картку зі спадного меню.

3. У полі Purchased From запишіть назву компанії, яку ви оплатили кредитною карткою.

Перемістіть курсор до рядка Purchased From і натисніть стрілку вниз. Ви побачите меню з іменами. Виберіть один із меню.

Якщо ви ніколи раніше не обідали в цьому чудовому закладі, виберіть Додати новий; потім додайте назву компанії.

4. Виберіть відповідну кнопку, щоб указати, чи є транзакція покупкою чи кредитом.

Виберіть кнопку «Придбати/стягнути», якщо ви хочете записати покупку (що ви робите більшість часу і що вам показує цей приклад). Виберіть кнопку «Відшкодування/Кредит», якщо ви хочете записати кредит на свій рахунок (наприклад, якщо ви щось повернули).

5. Введіть дату платежу в поле Дата.

Перемістіть курсор до рядка «Дата» (якщо курсору ще немає) і введіть дату, використовуючи формат ММ/ДД/РРРР. Введіть, наприклад, 07012021 або 7/1/21 на 1 липня 2021 року. Якщо ви вводите цю плату через два-три дні після цього факту, не вводьте сьогоднішню дату; введіть дату стягнення плати. Використання цієї дати полегшує узгодження ваших записів із записами компанії вашої кредитної картки, коли ви отримаєте щомісячну виписку.

6. Введіть суму платежу в поле Сума.

Наведіть курсор на рядок Сума та введіть загальну суму платежу. Примітка. Не вводьте знак долара, але введіть крапку, щоб позначити десятковий знак.

7. (Необов'язково) Введіть опис нагадування в текстовому полі нагадування.

Перемістіть курсор до текстового поля нагадування та введіть конкретну причину, чому ви стягуєте плату. У цьому випадку ви можете ввести «Attorney/CPA Lunch» або щось подібне.

Зачекайте. Знаєш, що? Дозвольте бути серйознішим. Ні на хвилину не жартуй, добре? Це поле для нагадування є хорошим місцем, щоб задокументувати цілі бізнесу для стягнення плати, що є вимогою податкового законодавства, якщо ви реєструєте оплату кредитної картки для подорожей, харчування або розваг.

8. Заповніть вкладку Витрати.

Ви використовуєте вкладку Витрати для запису ділових витрат.

Перейдіть до стовпця «Обліковий запис» на вкладці «Витрати», клацніть стрілку вниз і виберіть у меню рахунок «Витрати» (найімовірніше, «Подорожі та харчування: Харчування для бізнес-ланчу»). Якщо ви введете тут ім’я, яке QuickBooks ще не знає, вам буде запропоновано створити рахунок витрат.

QuickBooks автоматично заповнює стовпець Сума, коли ви вводите суму в поле Сума. Введіть щось у стовпці Пам’ятка та призначте ці витрати клієнту: вакансія та клас, якщо хочете. Вам потрібно ввімкнути відстеження класу, якщо ви хочете призначити витрати на клас.

9. Заповніть вкладку Предмети.

Оскільки ця плата нараховується за їжу в ресторані, ви не вказуєте вартість. Проте, якщо ви стягуєте такі товари, як пиломатеріали, запаси паперу тощо, ви заповнюєте вкладку Предмети.

Якщо у вас є замовлення на покупку (PO) у файлі постачальника, якого ви ввели в рядку Purchased From, QuickBooks повідомляє вам про це. Натисніть кнопку Вибрати замовлення на замовлення, щоб переглянути список ваших замовлень на замовлення у постачальника.

10. Запишіть плату, натиснувши кнопку «Зберегти та створити» або кнопку «Зберегти та закрити».

Плата записується в реєстрі кредитних карток. На цьому малюнку показано, як виглядає реєстр кредитних карток після того, як ви введете кілька платежів.

Реєстр кредитних карток з деякими операціями

Зміна тарифів, які ви вже ввели

Можливо, ви реєструєте плату за кредитну картку, а потім розумієте, що записали її неправильно. Або, можливо, вам не слід було це записувати взагалі, тому що ви не заплатили за бізнес-ланч. (Хтось інший заплатив за це після однієї з тих дружніх суперечок про те, хто повинен оплачувати рахунок. Ви знаєте, який тип суперечки я маю на увазі: «Ні, я наполягаю». «Навпаки, я наполягаю». Ви зрозуміли.)

Вам потрібно зайти в реєстр кредитних карток і відредагувати або видалити плату, виконавши такі дії:

1. Виберіть Списки→План рахунків.

Ви побачите вікно План рахунків.

2. Двічі клацніть рахунок кредитної картки, де було стягнено невірну плату.

Як за магією, на екрані з’являється реєстр кредитних карток.

3. Виберіть транзакцію з кредитною карткою, яку потрібно видалити або змінити.

Це легко. Просто перемістіть курсор на транзакцію.

4. Анулюйте, видаліть або відредагуйте транзакцію таким чином:

• • Щоб анулювати транзакцію з кредитної картки, виберіть «Редагувати»→ «Анулювати стягнення кредитної картки», а потім натисніть «ОК».
  • Щоб видалити трансакцію, виберіть «Редагувати»→ «Видалити плату з кредитної картки». QuickBooks відображає вікно повідомлення, яке запитує, чи дійсно ви хочете видалити транзакцію. Натисніть OK.
  • Щоб відредагувати транзакцію, натисніть кнопку «Редагувати транзакцію» на стрічці у верхній частині вікна. Ви повертаєтеся до вікна Введення платежів кредитної картки. Внесіть там зміни, а потім натисніть Зберегти та створити або Зберегти та закрити. Ви також можете внести зміни в реєстрі кредитних карток і натиснути кнопку Запис, коли закінчите.

Як узгодити виписку з кредитної картки та оплатити рахунок

Ви звіряєте або балансуєте рахунок кредитної картки так само, як балансуєте банківський рахунок. Після того, як баланс облікового запису буде підведено до балансу, і натисніть кнопку «Узгодити зараз», QuickBooks відобразить діалогове вікно «Здійснити платіж» із запитом, як ви хочете оплатити рахунок. Ви можете оплатити чеком або ввести рахунок для оплати пізніше. (Другим варіантом є метод кредиторської заборгованості.)

Якщо ви вирішите оплатити рахунок, написавши чек, ви перейдете прямо до вікна «Написати чеки», і вкладка «Витрати» буде заповнена за вас. Введіть назву емітента картки, дату тощо. Коли закінчите, натисніть Зберегти та створити або Зберегти та закрити. Платіж реєструється як в Реєстрі чеків, так і в Реєстрі кредитних карток, оскільки ви стягуєте з рахунку зобов’язань за кредитною карткою суму чека.

Якщо ви вирішите ввести платіж як рахунок для оплати пізніше, ви перейдете у вікно Введення рахунків. Заповніть все так само, як якщо б ви були у вікні Write Checks. Коли ви натискаєте кнопку «Зберегти та створити», операція записується в реєстрі рахунків до оплати та реєстрі кредитних карток.

Отже, як щодо дебетових та банкоматів?

Дебетові та банкоматні картки, якщо ви приступите до цього, взагалі не є кредитними картками. Використання дебетової або банкоматної картки більше схоже на написання чека, ніж будь-що інше. Замість того, щоб знімати гроші, виписуючи чек, ви знімаєте гроші за допомогою дебетової картки (яку я називаю цим типом картки з цього моменту).

Хоча трансакція з дебетовою карткою іноді виглядає (принаймні для ваших друзів і продавців, у яких ви робите покупки) як транзакція з кредитною карткою, ви повинні ставитися до трансакції дебетової картки так само, як і до чека. Коротше кажучи, ось що вам потрібно зробити:

• Коли ви стягуєте щось з дебетової картки, запишіть транзакцію так само, як записуєте звичайний чек. Ви можете ввести номер транзакції як номер чека або в рядок Memo, щоб ви могли відстежувати трансакцію.
• Коли ви знімаєте готівку за допомогою дебетової картки, запишіть операцію як звичайне зняття (або переказ на дрібний рахунок), ніби ви прийшли до банку з квитанцією про зняття коштів.
• Коли ви робите депозит через банкомат за допомогою дебетової картки, запишіть транзакцію так само, як і звичайний депозит.

Отже, як щодо кредитних карток клієнтів?

Я хочу поговорити про незручну тему, перш ніж ми завершуємо нашу дискусію про те, як працювати з кредитними картками. Тут я говорю про — gulp — як обробляти платежі клієнтами кредитними картками.

Гаразд, якщо ви ще цього не знаєте, хоча ваші клієнти, ймовірно, люблять платити вам кредитними картками, кредитні картки клієнтів створюють головний біль для вас. Причина в тому, що ваш банк-продавець або обробник кредитних карток об’єднує витрати за кредитною карткою клієнтів, а потім — можливо, щодня, а може, кожні кілька днів — вкладає велику пачку готівки на ваш банківський рахунок. Готівка – це сума останніх стягнень з кредитної картки мінус комісія (я сподіваюся, що вона скромна).

Все це звучить досить нешкідливо, але ось приклад того, як це працює. Клієнти A, B і C приходять у понеділок і витрачають 5, 10 і 15 доларів відповідно. Потім, у вівторок, клієнти D, E і F приходять і витрачають 10, 50 і 30 доларів відповідно. У середу ви нічого не продаєте тому, хто користується кредитною карткою, але ви бачите депозит у розмірі 105 доларів США на вашому банківському рахунку від компанії, що займається кредитною карткою.

Проблема в тому, що ви дивитеся на суму операцій з кредитними картками за останні два дні і знаєте, що вони сягають 120 доларів США, тому що це загальна сума, яку ви продали клієнтам A, B, C, D, E і F. Отже, що зі 105$? Недостатні 15 доларів є платою за обслуговування? О, ні, зачекай. Можливо, клієнт А зателефонував у компанію своєї кредитної картки й заблокував перший платіж у розмірі 5 доларів США. А може, це був Клієнт Б?

Якщо ви приймаєте кредитну картку, ви знаєте, як це працює, чи не так? Це королівський головний біль.

Я думаю, що у вас, ймовірно, є два розумні підходи до боротьби з цим божевіллям:

• Спосіб хорошого бухгалтера: ви можете записувати платежі клієнта кредитною карткою звичайним способом — так, як очікує QuickBooks. Good Accountant's Way створює гарні, точні записи, але ціною величезних клопотів з бухгалтерією. Цікавить більше інформації? Чудово! Використовуйте команду QuickBooks Help, щоб знайти в онлайн-довідці QuickBooks тему, яка записує платіж кредитною карткою.
• Спосіб поганого бухгалтера: ви можете просто записувати операції з квитанціями про продаж, коли компанія, що займається кредитною карткою, вносить чисті суми витрат на ваш банківський рахунок. Іншими словами, використовуючи приклади чисел, наведені в попередньому абзаці, замість того, щоб записувати окремі транзакції для клієнтів A, B, C, D, E і F, коли відбуваються продажі, ви можете записати трансакцію в розмірі 105 доларів США, коли компанія кредитної картки вносить депозит 105 доларів США на ваш банківський рахунок. Якщо ви знаєте плату за обслуговування компанії-кредитної картки, ви також можете записати це, використовуючи запис у журналі. (Ви, мабуть, захочете звернутися за допомогою до свого бухгалтера з цього приводу.)

Я повинен сказати тобі щось інше. Спосіб поганого бухгалтера, ймовірно, не виправданий, якщо ви не перебуваєте в ситуації великого обсягу — наприклад, у роздрібному магазині — і коли ви використовуєте систему періодичної інвентаризації або коли ви не продаєте товарні запаси. Якщо у вас є лише кілька операцій з кредитними картками — скажімо, одна кожні кілька днів — або якщо ви намагаєтеся використовувати систему постійної інвентаризації, вам слід скористатися методом Good Accountant’s Way.