Обробка заробітної плати за допомогою QuickBooks 2003

Якщо ви хочете використовувати QuickBooks для нарахування заробітної плати, тому що хочете заощадити гроші, не боїтеся невеликої паперової роботи або, можливо, хочете отримати додаткову гнучкість, яка надається під час самостійної роботи, вам потрібно зареєструватися в одній із служб нарахування заробітної плати QuickBooks: Базовий сервіс нарахування заробітної плати або послуга нарахування заробітної плати Делюкс.

Щоб зареєструватися в будь-якій службі, приготуйтеся зайти в Інтернет. Виконайте такі дії:

1. Виберіть команду Працівники –> Налаштувати нарахування заробітної плати.

Або виберіть «Співробітники» у списку «Навігатори», а потім клацніть піктограму «Налаштувати зарплату».

QuickBooks підключається до Інтернету та відображає першу сторінку багатосторінкової веб-форми, яка дає змогу налаштувати або базову службу нарахування заробітної плати, або послугу нарахування заробітної плати Deluxe.

2. Дотримуйтесь інструкцій на екрані.

Як це досконало, безболісно просто?

Боротьба з податками

Вам потрібно кілька речей, якщо ви хочете правильно нараховувати заробітну плату: ідентифікаційний номер роботодавця, ідентифікаційний номер роботодавця штату, якщо ви утримуєте податки на прибуток штату, ідентифікаційний номер податку на безробіття та деякі податкові форми W-4.

Отримання ідентифікаційного номера роботодавця

Щоб отримати ідентифікаційний номер роботодавця, вам потрібно подати форму SS-4 або форму запиту на отримання ідентифікаційного номера роботодавця до Служби внутрішніх доходів (IRS), щоб ви могли отримати ідентифікаційний номер роботодавця. Ви можете отримати цю форму в IRS або зателефонувавши в IRS і попросивши її.

Ви також можете подати заявку та отримати ідентифікаційний номер роботодавця по телефону. Однак вам все одно потрібно заповнити форму SS-4, щоб ви могли відповісти на запитання, які податкове управління ставить під час короткого процесу подання заявки по телефону. (Вам також потрібно надіслати форму поштою або факсом до IRS після вашої невеликої телефонної розмови.)

Нехай співробітники виконують свою частину роботи

Вам також потрібно зробити щось інше, перш ніж ви зможете знати, як поводитися з усіма цими податками — вам потрібно попросити кожного з ваших співробітників заповнити форму W-4, щоб повідомити вам, який статус подання вони використовуватимуть і скільки особистих звільнень вони мають». буду стверджувати. Вгадайте, де ви берете пусті W-4? Від вашого дружнього агента IRS або веб-сайту IRS .

Оплата своїм працівникам

Після того, як ви підписалися на службу нарахування заробітної плати QuickBooks, налаштували свої рахунки для нарахування заробітної плати та отримали ідентифікаційний номер роботодавця, ви готові платити комусь. Цей розділ вразить вас, особливо якщо ви робили нарахування заробітної плати вручну. Цей процес робить ваше рішення використовувати QuickBooks для нарахування заробітної плати вигідним. Ось як:

1. Почніть процес нарахування заробітної плати, вибравши Співробітники –> Оплатити працівникам.

Або виберіть Співробітники у списку Навігатори та натисніть піктограму Оплатити працівникам. З’явиться вікно Вибір працівників для оплати. Якщо ви не бачите імені, яке шукаєте в цьому списку, значить, ви ніколи не додавали працівника до свого списку співробітників.

2. Змініть будь-які налаштування, які хочете.

Щоб змінити спосіб нарахування заробітної плати в QuickBooks, вам не потрібно використовувати жодні з полів і кнопок вікна «Вибір співробітників для оплати». Але ви можете внести кілька змін:

• • Якщо ви не збираєтеся друкувати чеки — можливо, ви пишете їх від руки або просто використовуєте QuickBooks для збереження книг — залиште прапорець «Дуже друкувати».

• Підтвердьте банківський рахунок, з якого працівники отримують зарплату, у спадному списку Банківський рахунок.

• Як правило, на всякий випадок ви хочете залишити вибраним параметр «Ввести години роботи та перевірку попереднього перегляду перед створенням». Якщо вибрано цю опцію, QuickBooks відображає підсумковий попередній перегляд для кожної створеної вами зарплати. Якщо ви виберете інший варіант — Створити чек без попереднього перегляду, використовуючи нижню та останню кількість, QuickBooks не дозволить вам спочатку перевірити його роботу — QuickBooks просто створює чеки.

• Встановіть належним чином дату чека та дати закінчення періоду оплати.

3. Виберіть співробітників, яким ви платите, і натисніть кнопку Створити.

Якщо ви платите всім перерахованим працівникам, просто натисніть кнопку «Позначити всіх» у правій частині екрана «Вибір співробітників для оплати». Якщо вам потрібно відзначити співробітників окремо, просто клацніть біля кожного з них у лівій колонці — стовпці з прапорцем у заголовку. Потім натисніть кнопку «Створити», щоб QuickBooks створив «чорнові» версії кожної з перевірок заробітної плати, які вам потрібні для співробітників. Далі QuickBooks відобразить вікно попереднього перегляду зарплати, якщо ви вказали на кроці 2, що хочете попередньо переглянути чеки на заробітну плату. У вікні також відображається податок із заробітної плати та суми утримання, які QuickBooks розрахував для вас.

4. За потреби заповніть відомості про зарплату.

У полі «Прибутки» введіть кількість годин, які людина відпрацювала, і за потреби застосовуйте ці години до клієнта чи роботи. У полі «Інші позиції заробітної плати» введіть комісійні, надбавки (наприклад, чайові, бонуси та відшкодування витрат), відрахування (наприклад, профспілки та внески 401(k)) та внески компанії (наприклад, страхові виплати або 401(k) відповідні суми). Ви також можете змінити статтю нарахування заробітної плати або ставку чи додати іншу статтю заробітної плати, якщо вам потрібно.

Дивитися це. QuickBooks розраховує податки компанії та співробітників, а також суму чистого чека. Якщо деяка інформація неточна, просто клацніть суму та змініть її, видаливши її або замінивши правильною інформацією.

Ви також можете зауважити, що QuickBooks зберігає підсумки як для поточного чека, так і для поточного року.

5. Натисніть кнопку Створити, щоб записати операцію з оплати праці.

Після перевірки всіх зарплат співробітників QuickBooks повертається до діалогового вікна Вибрати співробітників для оплати.

6. Роздрукуйте чеки.

Ви можете роздрукувати чеки у вікні «Вибір працівників для оплати», натиснувши кнопку «Друкувати чеки». QuickBooks друкує зарплатні чеки так само, як і звичайні чеки.