Облік запасів у QuickBooks 2017

На щастя, більшість обліку запасів, що ведеться в бізнесі, автоматично обробляється QuickBooks. Наприклад, коли ви купуєте товарний запас, виписуючи чек або записуючи рахунки з кредиторською заборгованістю, QuickBooks автоматично коригує ваші облікові записи запасів як на вартість запасів у доларах, так і на кількість предметів. Коли ви продаєте товар із запасів клієнту, QuickBooks знову автоматично коригує вартість вашого запасу в доларах і коригує кількість товарів, які ви продаєте.

В основному, все це означає, що QuickBooks підтримує постійну систему інвентаризації — систему інвентаризації, яка дає вам знати в будь-який момент, яку кількість предметів у вас є в інвентарі та яку вартість становить ваш інвентар. (У минулому менші фірми часто використовували систему періодичної інвентаризації , що означало, що власники бізнесу ніколи не знали з будь-якою точністю доларову вартість своїх запасів або кількість предметів запасів, які вони мали.)

Хоча все в попередньому абзаці є хорошими новинами, деякі головні болі, пов’язані з інвентаризацією, вимагають трохи магії бухгалтерського обліку. Зокрема, якщо ваша фірма здійснює інвентаризацію, вам потрібно знати, як поводитись із застарілими запасами, утилізацією застарілих запасів та скороченням запасів.

Робота із застарілими запасами

Застарілий інвентар стосується предметів, які ви придбали для продажу, але виявилися непроданими. Можливо, клієнти цього більше не хочуть. Можливо, у вас занадто багато предметів інвентарю і ви ніколи не зможете продати все, що у вас є.

У будь-якому випадку ви фіксуєте той факт, що вартість вашого запасу насправді менша за те, для чого ви його придбали. І ви хочете зафіксувати той факт, що, дійсно, гроші, які ви витратили на застарілий предмет, є витратами. Припустимо, що ви придбали якийсь предмет за 100 доларів, який, на вашу думку, застарів. Як зафіксувати це застаріло?

Запис у журналі 7: Запис надбавки за застарілий інвентар

Як показує запис у журналі 7, щоб зафіксувати застарілість товару на 100 доларів США, ви спочатку дебетуєте рахунок витрат, який називається щось на кшталт «Старіння запасів» на суму 100 доларів США. Потім ви кредитуєте обліковий запис проти активів під назвою щось на кшталт «Надбавлення на застарілі запаси» на суму 100 доларів США.

Рахунок проти активів відображається в балансі безпосередньо під рахунком активів, до якого він відноситься. Контраактивний рахунок з його від’ємним кредитним балансом зменшує чисту звітну вартість рахунку активів. Якщо залишок на рахунку запасів становить 3100 доларів США, а у вас є резерв на рахунок застарілих запасів проти активів у розмірі 100 доларів США, чистий залишок запасів відображається як 3000 доларів США. Іншими словами, рахунок протилежних активів віднімається від відповідного рахунку активів.

QuickBooks вимагає, щоб ви самостійно записали запис журналу 7, використовуючи команду «Зробити записи в журналі».

Утилізація застарілого інвентарю

Коли ви в кінцевому підсумку утилізуєте застарілий інвентар, ви реєструєте запис у журналі, як цей. Ця запис у журналі списує 100 доларів з рахунку контраактивів і кредитує запаси на суму 100 доларів США. Іншими словами, ця запис у журналі вилучає вартість застарілих запасів як із резерву на рахунок застарілих запасів, так і з самого рахунку запасів. Ви фіксуєте цю запис у журналі, коли ви фактично фізично утилізуєте інвентар — наприклад, коли ви платите сміттєві, щоб він вивіз інвентар, або коли ви кидаєте інвентар у великий смітник за вашим офісом або фабрикою.

Запис журналу 8: Реєстрація вибуття запасів

Загалом, одна з речей, яку ви повинні робити щороку з міркувань податкового обліку, — це боротися зі своїм застарілим інвентарем. Податкові правила, як правило, стверджують, що ви не можете списувати застарілі запаси, якщо ви фактично не відчуєте їх з метою отримання доходу. Однак, як правило, ви можете записати запаси до їх ліквідаційної вартості. Таке списання діє так само, як і списання застарілих запасів. Проте списання може бути трохи складним, якщо ви ніколи цього не робили, тому ви можете порадитися зі своїм податковим радником.

Ще один дійсно важливий момент щодо запису вибуття застарілих запасів: у QuickBooks ви реєструєте вибуття запасів, регулюючи кількість фізичних предметів у складі. Насправді ви не вводите запис у журналі, як показано в записі журналу 8. Ви налаштовуєте облікові записи інвентаризації для застарілого інвентарю. Це коригування автоматично зменшить залишок рахунку запасів. Коли QuickBooks запитає, який рахунок дебетувати, ви вказуєте надбавку для застарілого рахунку запасів.

Боротьба зі скороченням запасів

Інший хронічний головний біль, з яким доводиться стикатися багатьом власникам і менеджерам бізнесу, - це скорочення запасів. Дуже ймовірно, іноді з найневинніших причин, що ваші записи про запаси завищують кількість предметів. Коли це станеться, ви повинні відкоригувати свої записи. По суті, ви хочете зменшити як доларову вартість вашого інвентарю, так і кількість ваших предметів інвентарю.

QuickBooks робить цей запис у журналі для запису цієї події. Ця запис у журналі дебетує відповідний рахунок витрат — у записі журналу 9 рахунок витрат називається «Витрати на усадку» — на суму 100 доларів США. Запис у журналі також має зарахувати рахунок інвентаризації на суму 100 доларів США.

Запис журналу 9: Реєстрація скорочення запасів

У QuickBooks ви насправді не записуєте офіційну запис у журналі, як показано тут. Ви використовуєте те, що називається робочою таблицею фізичного підрахунку, щоб налаштувати кількість предметів у вашому інвентарі до того, яким вони є насправді. Коли ви робите це коригування, QuickBooks автоматично кредитує залишок рахунку запасів і коригує кількість. QuickBooks також вимагає, щоб ви надали рахунок витрат, який він повинен дебетувати для усадки.

У старі часи підприємства порівнювали свої бухгалтерські записи з фізичними підрахунками товарно-матеріальних цінностей лише раз на рік. Насправді, щорічна інвентаризація була болісним ритуалом, через який проходили багато дистриб’юторів та роздрібних продавців. Сьогодні більшість компаній виявили, що набагато краще проводити інвентаризацію протягом року. Цей підхід, який називається циклічним підрахунком, означає, що ви, ймовірно, кілька разів на рік порівнюєте свої бухгалтерські записи з фізичними підрахунками для ваших найцінніших речей.

Для предметів середньої цінності ви, ймовірно, порівнюєте облікові записи запасів із фізичними підрахунками один-два рази на рік. Використовуючи найменш цінні предмети запасів, ви, ймовірно, порівнюєте записи про запаси з фізичними підрахунками лише нерегулярно, і ви можете погодитися з певною неточністю. Замість того, щоб рахувати гвинти в якомусь контейнері, наприклад, ви можете зважити контейнер, а потім оцінити кількість гвинтів.

У будь-якому випадку вам потрібна якась система, яка дозволить вам порівняти ваші бухгалтерські записи з вашими фізичними підрахунками. Зменшення запасів і застарілість запасів представляють реальні витрати на ведення бізнесу, які ніяким іншим чином не будуть зафіксовані у ваших бухгалтерських записах.