Налаштуйте параметри перевірки в QuickBooks 2014

У QuickBooks, якщо відобразити діалогове вікно «Параметри» та натиснути піктограму «Перевірка», QuickBooks відобразить або вкладку «Мої налаштування», або вкладку «Налаштування компанії».

Вкладка «Мої налаштування» діалогового вікна «Перевірка налаштувань» дозволяє вказати QuickBooks, який обліковий запис він має запропонувати як обліковий запис за замовчуванням, коли ви відкриваєте певні типи вікон у QuickBooks.

Наприклад, ви бачите прапорець Відкрити перевірку запису, який є першим прапорцем на вкладці. Праворуч від прапорця «Відкрити перевірку запису» ви побачите спадний список «Форма з обліковим записом X». Якщо встановити прапорець «Відкрити перевірку запису», можна вибрати обліковий запис зі спадного списку «Форма з обліковим записом X».

Це повідомляє QuickBooks використовувати або пропонувати вказаний обліковий запис щоразу, коли ви відкриваєте вікно Write Checks.

Вкладка Мої налаштування також містить прапорці, за допомогою яких можна вказати обліковий запис за замовчуванням для вікна «Оплатити рахунки», вікна «Оплатити податок з продажів» і вікна «Внести депозити». Якщо у вас налаштовано кілька контрольних облікових записів, гарною ідеєю є налаштування облікових записів за замовчуванням за допомогою вкладки Мої налаштування.

Налаштування цих параметрів зменшує ймовірність того, що ви помилково виписуватимете чеки або оплачуватимете рахунки з неправильного облікового запису.

Вкладка «Налаштування компанії» містить прапорці, які можна використовувати для опису роботи перевірок у QuickBooks:

• Друкувати назви облікових записів на ваучері: цей прапорець дозволяє вказати QuickBooks, що він повинен друкувати назви облікових записів у ваучерній частині чека.

• Змінити дату перевірки, коли надруковано неочищений чек: установіть цей прапорець, щоб повідомити QuickBooks використовувати поточну системну дату як дату надрукованої перевірки.

• Почати з поля одержувача при чеку: установіть цей прапорець, щоб повідомити QuickBooks розмістити точку вставки або текстовий курсор у полі одержувача, коли ви відкриваєте вікно «Написати чеки».

• Попереджати про повторювані чекові номери. Якщо встановити цей прапорець, QuickBooks попередить вас про повторювані чекові номери. (Очевидно, ви хочете залишити цей прапорець вибраним, щоб не використовувати повторювані чи помилкові контрольні номери.)

• Автозаповнення номера рахунку одержувача платежу в чековій записці: установіть цей прапорець, щоб повідомити QuickBooks автоматично заповнювати номер рахунку одержувача, коли ви виписуєте чек. QuickBooks отримує номер рахунку для одержувача зі списку постачальників або зі списку Інші імена.

• Виберіть рахунки за замовчуванням для використання: ці прапорці дозволяють вказати, який обліковий запис QuickBooks пропонує, коли ви відкриваєте вікно «Створити чеки заробітної плати» або відкриваєте вікно «Зобов’язання з виплати заробітної плати». Таким чином, по суті, ці поля дозволяють вам повідомляти QuickBooks, який поточний рахунок ви використовуєте для виписування чеків із заробітної плати та для сплати зобов’язань із заробітної плати, наприклад, суми федерального податку на прибуток.

• Банківські канали: якщо ви ввімкнули онлайн-банкінг для QuickBooks, QuickBooks надає кнопки опцій, за допомогою яких можна змінити спосіб відображення інформації про онлайн-трансакції у вікні онлайн-банкінгу.