Налаштування списку клієнтів у QuickBooks

У QuickBooks список клієнтів відстежує всіх ваших клієнтів і інформацію про них. Наприклад, у списку клієнтів відстежуються адреси виставлення рахунку та адреси доставки для клієнтів. Щоб додати клієнта до списку клієнтів, виконайте наведені нижче дії.

1. Виберіть команду Списки –> Список завдань клієнта.

QuickBooks відображає вікно Customer: Job List.

Кнопка Customer:Job, крім того, що дозволяє створювати нових клієнтів, надає меню команд для редагування інформації про клієнтів, видалення клієнтів, друку списку клієнтів тощо.

2. Щоб додати нового клієнта, натисніть кнопку Клієнт:Завдання, а потім виберіть команду Створити.

QuickBooks відображає вікно «Новий клієнт».

3. Використовуйте поле Ім'я клієнта, щоб дати клієнту коротке ім'я.

Вам не потрібно вводити повне ім’я клієнта в поле Ім’я клієнта. Цю інформацію можна помістити в поле Назва компанії, яке показано на вкладці Інформація про адресу. Вам просто потрібна скорочена версія імені клієнта, яку можна використовувати для посилання на клієнта в обліковій системі QuickBooks.

4. Ігноруйте початковий баланс і поле As Of.

Ви не хочете встановлювати початковий баланс клієнта за допомогою полів Початковий баланс і Станом на стан. Це неправильний спосіб встановлення балансу дебіторської заборгованості на рахунках нових клієнтів. Якщо ви робите це, ви, по суті, встановлюєте дебетову частину запису без відповідної кредитної частини. Пізніше вам доведеться зайти і ввести божевільні, дивні записи в журналі, щоб виправити свою неповну бухгалтерію.

5. Заповніть поля на вкладці Інформація про адресу.

Укажіть назву компанії, включаючи контактну інформацію, адреси виставлення рахунку та доставки, ім’я контакту, контактний номер телефону, номер факсу тощо.

6. Надайте трохи додаткової інформації про клієнта.

Якщо ви клацнете вкладку Додаткова інформація, QuickBooks відобразить кілька інших полів, які можна використовувати для збору та зберігання інформації про клієнтів.

Ви можете використовувати

• Введіть розкривний список, щоб класифікувати клієнта як відповідного до певного «типу клієнта»

• Розкривний список «Умови» для визначення умов оплати клієнта за замовчуванням.

• Розкривний список представників, щоб визначити торгового представника клієнта за замовчуванням.

• Бажаний метод надсилання, щоб вибрати метод за замовчуванням для передачі рахунків-фактур та кредитових авізо клієнта.

Ви також можете записати номер перепродажу, вказати рівень ціни за замовчуванням і навіть натиснути кнопку Визначити поля, щоб вказати додаткові поля, які потрібно зібрати та звітувати для клієнта.

7. Натисніть вкладку Інформація про платіж.

З’явиться набір полів, де ви можете записати номер рахунку клієнта, його або її кредитний ліміт і бажаний спосіб оплати.

8. (Необов'язково) Натисніть вкладку Інформація про роботу, щоб описати роботу замовника.

На вкладці «Інформація про роботу» можна описати інформацію, пов’язану з конкретною роботою, що виконується для клієнта. Ви використовуєте вкладку «Інформація про роботу», якщо ви не лише налаштовуєте клієнта, а й налаштовуєте роботу для цього клієнта.