Мета обліку для роботи з QuickBooks 2012

Найважливіше, що потрібно розуміти про бухгалтерський облік, щоб максимально використовувати свою роботу в QuickBooks 2012, це те, що він надає фінансову інформацію зацікавленим сторонам. Кожна описана тут бухгалтерська функція вміло виконується кожною з версій QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier та QuickBooks Enterprise.

Зацікавлені сторони – це люди, які ведуть бізнес або взаємодіють з фірмою; вони включають менеджерів, співробітників, інвесторів, банки, продавців, державні органи та установи, які можуть оподатковувати фірму. Інформаційні потреби цих зацікавлених сторін визначають, що повинна робити система бухгалтерського обліку.

Інформаційні потреби менеджерів, інвесторів та підприємців

До першої категорії зацікавлених сторін належать менеджери фірми, інвестори та підприємці. Цій групі потрібна фінансова інформація, щоб визначити, чи заробляє компанія гроші. Цій групі також потрібна будь-яка інформація, яка дає уявлення про те, чи розвивається бізнес чи скорочується, наскільки він здоровий чи хворий.

Для виконання своїх зобов’язань цій групі часто потрібна детальна інформація. Наприклад, менеджер або підприємець може захотіти знати, які клієнти є особливо прибутковими або збитковими. Активний інвестор може захотіти знати, які продуктові лінії ростуть чи скорочуються.

Пов'язаний набір вимог до інформації стосується ведення обліку активів і зобов'язань. Актив є те , що фірма володіє, такі як грошові кошти, інвентар або устаткування. Відповідальність деякий борг або зобов'язання , що фірма зобов'язана, наприклад, банківські кредити і кредиторська заборгованість.

Очевидно, що хтось у фірмі — можливо, менеджер, бухгалтер чи бухгалтер — повинен мати дуже детальні записи про суму готівки, яку фірма має на своїх банківських рахунках, інвентар, який фірма має на своєму складі чи на своїх полицях, і обладнання, яким фірма володіє та використовує у своїй діяльності.

Хтось, хто працює в бізнесі, керує бізнесом або активно інвестує в бізнес, потребує хорошої загальної інформації про фінансові справи фірми і, у багатьох випадках, дуже детальної інформації про важливі активи (наприклад, грошові кошти) і зобов'язання (наприклад, банківські кредити).

Інформаційні потреби зовнішніх кредиторів

Друга категорія зацікавлених сторін включає сторонні фірми, які позичають гроші бізнесу, і агентства кредитної звітності, які надають інформацію цим кредиторам. Наприклад, банки хочуть знати про фінансові справи та фінансовий стан фірми, перш ніж давати гроші в позику. Система бухгалтерського обліку повинна надати фінансову інформацію, необхідну банку для розгляду запиту на кредит.

Яку інформацію хочуть кредитори? Кредитори хочуть знати, що бізнес є прибутковим і має позитивний грошовий потік. Прибуток і позитивні грошові потоки дозволяють бізнесу легко погасити борги. Банк або інший кредитор також хоче бачити активи, які в гіршому випадку можуть бути ліквідовані для виплати позики, а також інші борги, які можуть бути вимогою до активів фірми.

Продавці також зазвичай вимагають фінансову інформацію від фірми. Продавець часто позичає гроші фірмі, надаючи торговий кредит. Примітно, що постачальники іноді вимагають спеціального обліку.

Наприклад, одна з категорій постачальників, з якою має справу така компанія, як Wiley Publishing, Inc., — це автори. Щоб сплатити автору роялті, на яку він чи вона має право, Вайлі докладає чимало роботи для обчислення суми роялті за одиницю, а потім звітує та перераховує ці суми авторам.

Інші фірми іноді пред’являють подібні вимоги до фінансової звітності для постачальників. Франчайзі (наприклад, чоловік або жінка, які володіють і керують місцевим McDonald's) сплачують винагороду за франшизу на основі доходів. Роздрібні торговці можуть вести спеціальний облік і звітність, щоб користуватися знижками та заохоченнями від виробників продукції, яку вони продають.

Інформаційні потреби державних органів

Передбачуваними зацікавленими сторонами, яким потрібна фінансова інформація від бізнесу, є федеральні урядові установи та органи штату, які мають юрисдикцію над фірмою. Наприклад, кожна компанія в Сполучених Штатах має звітувати про свої доходи, витрати та прибутки, щоб фірма могла правильно розрахувати податок на прибуток, належний федеральному уряду, а потім сплатити цей податок.

Фірми з найманими працівниками також повинні звітувати перед федеральним урядом та урядом штату про заробітну плату цим працівникам — і сплачувати податки на заробітну плату на основі таких показників, як кількість працівників, заробітна плата, виплачена працівникам, та допомога по безробіттю, на яку претендували колишні працівники.

Надання такого роду фінансової інформації державним установам є ключовим обов'язком системи бухгалтерського обліку фірми.

Інформаційні потреби формування бізнес-форм

На додаток до фінансової звітності, описаної в попередніх параграфах, системи бухгалтерського обліку зазвичай виконують ще одне ключове завдання для бізнесу: створення бізнес-форм. Наприклад, система бухгалтерського обліку майже завжди видає чеки, необхідні для оплати постачальникам.

Крім того, система бухгалтерського обліку готує рахунки-фактури та чеки з нарахування заробітної плати. Більш складні системи обліку, такі як ті, що використовуються великими фірмами, готують багато інших форм бізнесу, включаючи замовлення на покупку, щомісячні виписки клієнтів, кредитні авізо для клієнтів, квитанції про продаж тощо.