Кілька слів про те, як працює QuickBooks 2012

QuickBooks 2012 робить більшість записів у журналі за вас. Наприклад, коли ви використовуєте QuickBooks для запису чека на 1000 доларів США, який оплачує Acme Supplies за деякі придбані вами паперові вироби, QuickBooks автоматично списує витрати на витратні матеріали (якщо ви вкажете, що чек призначений для поставок), а потім кредитує готівкою.

Аналогічно, коли ви створюєте рахунок-фактуру, який фіксує продаж, QuickBooks робить ці записи в журналі для вас. Наприклад, якщо ви продали хот-доги та булочки на 13 000 доларів, і ці хот-доги й булочки насправді коштують вам 3 000 доларів, QuickBooks списує готівку на суму 13 000 доларів США, кредитує дохід від продажів на суму 13 000 доларів США, списує вартість проданих товарів на суму 3 000 доларів США і 300 доларів США кредитує запаси.

Іншими словами, для більшості ваших звичайних транзакцій QuickBooks обробляє записи в журналі за лаштунками.

Однак це не означає, що ви завжди можете уникнути роботи з записами в журналі. Будь-яку транзакцію, яку неможливо обробити за допомогою стандартної форми QuickBooks, наприклад, форми рахунка-фактури або форми чеків запису, необхідно записати за допомогою запису в журналі.

Наприклад, якщо ви купуєте якийсь основний засіб, виписуючи чек, QuickBooks автоматично реєструє придбання основних засобів. Однак амортизація, яка буде використана для витрат на актив протягом його очікуваного економічного терміну експлуатації, повинна бути записана за допомогою записів у журналі, які ви створюєте самостійно та вводите іншим способом.

Ще один дійсно важливий момент: інформація про пробний баланс надає вихідні дані, необхідні для підготовки фінансового звіту. Вам насправді не потрібно брати такі необроблені дані та готувати свої фінансові звіти. Як і було передбачено, QuickBooks легко, швидко й без зусиль створює ваші фінансові звіти, використовуючи цю інформацію про пробний баланс.

QuickBooks автоматично створює більшість записів у журналі для вас, створює пробний баланс, використовуючи інформацію журналу, і — коли запитають — складає фінансові звіти. Таким чином, більшість роботи з подвійної бухгалтерії проходить за лаштунками. Ви не турбуєтеся про багато записів у щоденнику щодня.

І якщо ви не хочете коли-небудь бачити пробний баланс, вам це не потрібно. Насправді, якщо ви просто використовуєте QuickBooks для створення рахунків-фактур і виписування чеків, які оплачують рахунки, майже вся інформація, яка вам потрібна для підготовки фінансової звітності, збирається автоматично. Так що це справді акуратно.

Однак не вся інформація, необхідна для складання хорошої та точної фінансової звітності, збирається автоматично. Ви зіткнетеся з кількома важливими справами, які слід розглядати на спеціальній основі за допомогою записів у журналі, які створюєте та вводите або ви, або ваш CPA.