Команди меню Редагування QuickBooks

Коли ви працюєте з реєстром у QuickBooks, меню «Редагувати» надає кілька інших корисних команд для введення нових транзакцій, редагування існуючих транзакцій та повторного використання інформації про транзакції:

• Редагувати чек/депозит: ця команда еквівалентна кнопці «Редагувати транзакцію» (яка з’являється у вікні «Реєстрація»). Якщо ви виберете команду «Редагувати чек/депозит», QuickBooks відобразить вікно «Написати чеки», щоб ви могли редагувати транзакцію за допомогою цього інструмента.

  Назва команди змінюється залежно від вибраної транзакції. Ви побачите команду Редагувати чек, якщо вибрана транзакція є чеком. Ви побачите команду Редагувати депозит, якщо вибрана транзакція є депозитом.

• Новий чек. Ця команда відображає вікно «Написати чеки», щоб ви могли записати нову чекову операцію та записати її в реєстр.

• Видалити перевірку: команда Видалити перевірку видаляє вибрану транзакцію з реєстру. (Назва цієї команди змінюється залежно від транзакції, вибраної в реєстрі.)

• Запам’ятати перевірку: ця команда, яка з’являється, коли це доречно, запам’ятовує вибрану транзакцію, додає інформацію чека до збереженого списку транзакцій і, таким чином, дозволяє повторно використовувати інформацію чека в якийсь момент у майбутньому. (Якщо у вас є транзакція, яку ви часто записуєте — наприклад, щомісяця — запам’ятовування транзакції, а потім часте її повторне використання заощаджує час на введення даних.)

• Анулювати перевірку: ця команда, яка також з’являється, коли потрібно, дозволяє анулювати вибрану трансакцію чека.

• Копіювати/Вставити: команда Копіювати копіює поточний вибраний чек. Якщо ви виберете команду Вставити, QuickBooks вставить щойно скопійований чек у наступний порожній рядок реєстру.

• Перейти до передачі: ця команда переходить до іншої сторони трансакції. Очевидно, що команда Go To Transfer має сенс і працює лише в тому випадку, якщо вибрана транзакція є переказом.

• Історія транзакцій: Ця команда відображає вікно з переліком усіх транзакцій, пов’язаних з поточною вибраною транзакцією. Як правило, ви використовуєте цю команду «Історія трансакцій», коли вибрана трансакція є платежем клієнта.

  У цьому випадку у вікні «Історія транзакцій» будуть перераховані всі транзакції, пов’язані з платіжною операцією клієнта. Ви можете використовувати вікно «Історія трансакцій», щоб швидко перейти до однієї з пов’язаних трансакцій. Просто клацніть трансакцію в списку. Ви також можете редагувати трансакції, які відображаються у вікні «Історія транзакцій». Натисніть трансакцію, а потім натисніть кнопку Редагувати платіж, щоб зробити це.

• Блокнот: виберіть цю команду, щоб відобразити діалогове вікно «Блокнот», щоб ви могли записати інформацію у довільній формі про одержувача вибраної транзакції. Діалогове вікно «Блокнот» містить кнопку «Штамп дати», яку можна використовувати для запису часу, коли ви записуєте нотатку, і кнопку «Друк», яку можна використовувати для друку друкованих копій.

• Змінити колір облікового запису: ця команда відображає діалогове вікно «Змінити колір облікового запису», яке дозволяє вибрати інший колір для смуги, показаної у вікні «Реєстрація». Щоб вибрати інший колір, клацніть кольоровий квадрат, який показує потрібний колір, а потім натисніть OK.

• Використовувати реєстр: ця команда відображає діалогове вікно «Використовувати реєстр», яке дозволяє вибрати обліковий запис, який потрібно відобразити в реєстрі.

• Використовувати калькулятор: ця команда, як і очікувалося, відображає калькулятор Windows. Якщо у вас виникли запитання щодо роботи з калькулятором Windows, зверніться до документації Windows або до файлу довідки Windows.

• Знайти: команда «Знайти» відображає вкладку «Проста» у вікні «Знайти» або вкладку «Додатково» у вікні «Знайти». Обидві вкладки дозволяють шукати у вашому реєстрі та знаходити транзакції.

  

  Щоб використовувати вкладку «Просте», використовуйте поля «Тип транзакції», «Клієнт: Робота», «Дата», «Номер рахунка-фактури» та «Сума», щоб описати потрібну транзакцію. Введіть якомога більше інформації, але зверніть увагу, що якщо ви введете неправильну інформацію, QuickBooks (очевидно) не зможе знайти транзакцію, яку ви шукаєте.

  Після того, як ви максимально детально опишете транзакцію, натисніть кнопку Знайти. QuickBooks відображає список трансакцій, які відповідають вашим критеріям пошуку. Щоб перейти до певної транзакції, клацніть транзакцію у списку, а потім натисніть кнопку Перейти.

  

  Вкладка «Додатково» дає змогу описати набагато більш точний і складний набір критеріїв пошуку. По суті, ви можете досить детально описати фільтр, який QuickBooks має застосовувати до кожного поля, записаного для транзакції. Наприклад, якщо ви хочете фільтрувати на основі облікового запису, виберіть запис облікового запису зі списку Фільтр.

  Потім відкрийте спадний список Обліковий запис і виберіть одну з груп облікових записів, які відображаються в QuickBooks. Запис Усі облікові записи вибрано, щоб відображалися всі облікові записи, але замість цього можна вибрати запис Вибрати облікові записи, щоб відобразити діалогове вікно, яке можна використовувати для окремого вибору облікових записів, які потрібно шукати.

  

  Включати розділені деталі? Перемикач дозволяє вказати, чи бажаєте ви використовувати розділену детальну інформацію. Після того, як ви опишете фільтр або фільтри, які хочете використовувати, натисніть кнопку Знайти. Як і на вкладці «Просте» у вікні «Знайти», QuickBooks відображає список усіх трансакцій, які відповідають вашому фільтру. Щоб перейти до однієї з перерахованих трансакцій, клацніть її, а потім натисніть кнопку Перейти.

• Пошук: ця команда відкриває вікно пошуку, яке можна використовувати для пошуку певної інформації у файлі вашої компанії.

• Налаштування: ця команда дозволяє змінити спосіб роботи QuickBooks, щоб він найкращим чином відповідав вимогам бухгалтерського обліку вашої фірми.