Кнопки вікна звіту QuickBooks 2012

Вікно звіту QuickBooks 2012 зазвичай містить вісім різних кнопок: Змінити звіт, Запам’ятати, Друк, Надіслати електронною поштою, Експортувати, Приховати заголовок, Згорнути та Оновити. Ви можете дізнатися, що роблять ці командні кнопки, експериментуючи.

Кнопка « Змінити звіт» відображає діалогове вікно «Змінити звіт». Ви використовуєте цю командну кнопку, щоб налаштувати звіт.

Кнопка « Запам’ятати» відображає діалогове вікно «Запам’ятати звіт». Діалогове вікно «Запам’ятати звіт» дозволяє запам’ятати або назавжди зберегти певний набір параметрів створення звіту. Після того, як ви запам’ятали ці параметри, пізніше ви зможете створити той самий звіт, вибравши збережений звіт у підменю Звіти→Збережені звіти.

Ви можете зберегти збережений звіт у групі записаних звітів, а також у групі записаних звітів. Для цього встановіть прапорець Зберегти в групі записаних звітів. Потім скористайтеся спадним списком Зберегти в групі записаних звітів, щоб вибрати групу звітів, у якій потрібно зберегти збережений звіт.

Командна кнопка « Друк » дозволяє роздрукувати звіт. Коли ви натискаєте «Друк», QuickBooks (іноді після невеликого роздратування) відображає діалогове вікно «Друк звітів». Діалогове вікно «Друк звітів» дозволяє вибрати, як і де друкувати звіт.

Наприклад, вкладка «Параметри» дозволяє вибрати принтер, вибрати орієнтацію сторінки (книжкова або альбомна), вказати, що ви хочете надрукувати лише діапазон сторінок звіту, і керувати розривом сторінки.

Вкладка «Поля» меню «Друк звітів» дозволяє вказати поля, які QuickBooks має використовувати на сторінках друкованих звітів. Ви вказуєте верхнє, праве, нижнє та ліве поля в дюймах.

Натисніть кнопку «Попередній перегляд» у діалоговому вікні «Друк звітів», щоб відкрити вікно попереднього перегляду. У вікні попереднього перегляду показано, як виглядають надруковані сторінки звіту. Вікно попереднього перегляду також містить кнопки для переходу на попередню та наступну сторінки звіту, для збільшення та зменшення масштабу звіту, а також для друку звіту на папері.

Після того, як ви використали вкладки «Налаштування» та «Поля», щоб указати, як QuickBooks має друкувати звіт, натисніть «Друк». QuickBooks надсилає звіт на ваш принтер.

Командна кнопка Email дозволяє по електронній пошті копію звіту у вигляді вкладення. Коли ви натискаєте Електронна пошта, QuickBooks запускає вашу програму електронної пошти для вас.

Якщо натиснути кнопку Excel , QuickBooks відобразить діалогове вікно Надіслати звіт до Excel. Діалогове вікно Надіслати звіт до Excel дає змогу взяти інформацію зі звіту та скопіювати її у файл, який може легко відкрити програма електронних таблиць, наприклад Microsoft Excel.

Ви можете надіслати копію до нової електронної таблиці Excel, до наявної електронної таблиці Excel або до файлу .csv (значення, розділені комами), який можна відкрити практично будь-якою електронною таблицею чи програмою баз даних.

Щоб скопіювати звіт до нової книги, виберіть параметр Створити новий робочий аркуш Excel, а потім параметр У новій книзі. Щоб скопіювати звіт на новий аркуш у наявній книзі, виберіть параметр Створити новий аркуш Excel, параметр В існуючій книзі, а потім введіть шлях та ім’я книги в текстове поле.

(Якщо ви не знаєте шлях і назву книги, натисніть кнопку «Огляд», а потім скористайтеся діалоговим вікном, яке відображається в QuickBooks, щоб знайти файл книги.)

Якщо ви хочете скопіювати звіт до наявної електронної таблиці Excel, виберіть параметр Оновити наявний робочий лист Excel. Потім QuickBooks змушує Excel оновити раніше експортовану книгу.

Нарешті, якщо ви хочете скопіювати інформацію звіту до файлу значень, розділених комами (формат файлу, який можна відкрити будь-якою електронною таблицею або програмою баз даних), виберіть параметр Файл із розділеними комами (csv).

Якщо натиснути кнопку «Додатково» у діалоговому вікні «Експорт звіту», QuickBooks відобразить діалогове вікно «Додаткові параметри експорту».

Це діалогове вікно дозволяє керувати тим, яке форматування QuickBooks копіює до Excel (зробіть це за допомогою прапорців Параметри форматування), увімкнути або вимкнути певні функції форматування Excel (зробити це за допомогою прапорців Функції Excel), а також налаштувати деякі попередню інформацію про друк книги в Excel (зробіть це за допомогою перемикачів Параметри друку).

Усе це стосується того, як працює Excel. Якщо вам зручно працювати з Excel, внесіть потрібні зміни. Якщо вам не зручно працювати з Excel, прийміть пропозиції QuickBooks за замовчуванням. Ви можете змінити все це пізніше, досить легко, в Excel.

Кнопка « Сховати заголовок» і кнопка «Згорнути» змінюють спосіб відображення звіту у вікні «Звіт» і, якщо він надрукований, на сторінці.

Щоб видалити інформацію заголовка, наприклад назву компанії, натисніть кнопку Сховати заголовок. Якщо ви приховаєте заголовок, ви можете знову натиснути кнопку Приховати заголовок, щоб замінити заголовок.

Кнопка Згорнути згортає деталі звіту. QuickBooks не показує підрахунки у згорнутому звіті — лише облікові записи.

Щоб розгорнути звіт, який ви раніше згорнули, натисніть кнопку Розгорнути. QuickBooks замінює кнопку «Згорнути» на кнопку «Розгорнути», коли у вікні «Звіт» відображається згорнутий звіт.

Кнопка « Оновити» повідомляє QuickBooks оновлювати інформацію звіту щодо змін у файлі даних QuickBooks. Спочатку це звучить божевільно, але насправді ви можете залишити вікна звітів відкритими. Це означає, що у вікні звіту може відображатися звіт про прибутки та збитки, наприклад, за тиждень тому.

Якщо ви ввели кілька трансакцій за останній тиждень, дані звіту можуть бути невірними. Натиснувши кнопку Оновити, QuickBooks знає, що має оновити звіт щодо останніх змін.