Класи QuickBooks та калькуляція витрат на основі діяльності

Якщо ви вже користувалися QuickBooks, все, що ви робите, щоб запровадити просту систему калькуляції витрат на основі діяльності (ABC) у QuickBooks 2021, це те, що ви робите зараз. Іншими словами, просто продовжуйте відстежувати свої операційні витрати, використовуючи хороший, пристойний план рахунків. Це 90 відсотків бою.

Також потрібно подбати про один або два незначних додаткових предмета:

• Ви вмикаєте функцію відстеження класів QuickBooks. Відстеження класів дає змогу класифікувати операції з доходами та витратами не лише на рахунки доходів та витрат, а й на окремі класи.
• Під час запису витрат ви також визначаєте клас, до якого входять витрати. Використовуючи заняття, які відповідають вашим заняттям — ну, ви бачите, що це все, що потрібно, чи не так?

Після того, як ви ввімкнете відстеження класів, використовувати класи стане легко. Ви встановлюєте класи для ліній продуктів або послуг, для яких потрібно виміряти прибутковість. Ви класифікуєте трансакції як такі, що підходять до певного класу, як вони записані (якщо можете), так і після факту (якщо вам потрібно повозитися з математикою, що впливає на діяльність і витрати).

Налаштування занять для ABC

Ви встановлюєте клас для кожного продукту чи послуги, для яких потрібно виміряти прибутковість. Наприклад, в уявному бізнесі з хот-догами ви створюєте два класи: один для звичайних хот-догів, а другий для собак чилі.

Щоб налаштувати клас, ви можете просто ввести ім’я класу в поле класу, яке з’являється у вікні, яке ви використовуєте для запису рахунків-фактур, виписування чеків і записів у журналі. Крім того, ви можете вибрати Списки→ Список класів. Коли QuickBooks відобразить вікно списку класів, натисніть кнопку «Клас», показану внизу вікна, і виберіть «Новий» у меню, яке відображається в QuickBooks. Використовуйте діалогове вікно «Новий клас», яке з’являється, як показано, щоб описати новий клас.

Діалогове вікно «Новий клас».

Класифікація сум доходів

Щоб класифікувати дохід як відповідний до певного класу, скористайтеся полем «Клас», яке з’являється у вікні «Створення рахунків-фактур» і у вікні «Введення квитанції». (Це два вікна, які ви використовуєте для запису продажів.) Якщо рахунок-фактура фіксує продажі хот-догу, наприклад, ви можете записати клас як звичайний собака. Якщо в товарному чеку зафіксовано продаж собаки чилі, ви можете записати клас як Chili Dog. На цьому малюнку показано вікно Створення рахунків-фактур, заповнене для запису продажів чилі за день.

Вікно Створення рахунків-фактур

Розкривний список «Клас» розташований у верхній частині вікна, поруч зі спадним списком «Клієнт: вакансія». Він також знаходиться в першому стовпці в дальній лівій частині опису товару(ів), за яким виставляється рахунок.

Класифікація сум витрат

Щоб записати чек, який сплачує певні витрати, які вписуються в певну діяльність, ви також використовуєте стовпець «Клас» (який з’являється на вкладці «Витрати», як показано), щоб визначити лінійку продуктів або послугу, до якої вписуються витрати. Цей малюнок показує, як може виглядати вікно Write Checks, щоб записати 1000 доларів США орендної плати, виділеної на лінійку продуктів для собак чилі.

Вікно Write Checks

Стовпець «Клас» розташований уздовж правого краю вкладки «Витрати».

Класифікації після фактів

У деяких випадках ви не зможете класифікувати витрати або суму доходу, коли записується первісна транзакція. У прикладі з хот-догами ви, ймовірно, не зможете зрозуміти, як розділити витрати на заробітну плату між звичайними хот-догами та чилі-догами, доки не виплатите працівникам. Те ж саме стосується витрат на постачання. В обох випадках вам потрібно знати, скільки звичайних хот-догів і скільки собак чилі ви продали, перш ніж ви зможете розподілити або відстежити запаси та заробітну плату.

У таких випадках ви використовуєте вікно Зробити загальні записи в журналі, щоб класифікувати раніше некласифіковані витрати. На малюнку показано, як взяти 4000 доларів США з раніше некласифікованих витрат на заробітну плату та розподілити суму на звичайні продукти для собак та чилі.

Вікно Зробити загальні записи в журналі

Стовпець «Клас» розташований уздовж правого краю вікна «Зробити загальні записи в журналі».

Створення звітів ABC

Після того, як ви розподілите якомога більше накладних витрат на лінії продуктів або послуг, ви можете підготувати звіт про прибутки та збитки за класами, який показує дані про прибутковість за лініями продукту.

Щоб створити звіт про прибутки та збитки за класами, виберіть Звіти→Компанія та фінанси→Прибутки та збитки за класами.