Керування проектами в QuickBooks Online

Функція QuickBooks Online Projects допомагає вам організувати в одному централізованому місці всі частини — тобто пов’язані транзакції, витрачений час та необхідні звіти — які складають… ну, проект. Крім того, звіти, включені до функції «Проекти», допомагають визначити прибутковість кожного проекту та відстежувати неоплачений час і витрати, а також час, який не оплачується.

Якщо ви використовуєте QBO Plus в Канаді, Великобританії, США чи Австралії, ви можете скористатися функцією Projects. Наразі функція знаходиться в режимі «попереднього перегляду», що означає, що вона доступна лише в QuickBooks Online Labs. Щоб увімкнути цю функцію, виконайте наведені нижче дії.

Натисніть Gear, а потім QuickBooks Labs.
Ви знайдете QuickBooks Labs внизу стовпця «Ваша компанія».

QBO відображає цю сторінку.

Сторінка QuickBooks Labs.

Щоб увімкнути функцію «Проекти», натисніть кнопку «Вимкнути» поруч із «Відстежувати свої проекти».

Кнопка «Вимкнути» змінюється на «Увімкнено», і з’являється повідомлення про те, що QBO активував плагін «Проекти».

Натисніть Готово, щоб повернутися до своєї компанії QBO.

На панелі навігації з’явиться новий параметр «Проекти». Коли ви натискаєте цю опцію, QBO запропонує вам налаштувати свій перший проект.

Нова сторінка проектів у QBO.

Натисніть «Додати свій перший проект», щоб розпочати використання функції «Проекти». У правій частині екрана з’явиться панель; на панелі введіть назву проекту, яке може бути будь-яким, що ви хочете, і яке ви легко впізнаєте. Також надайте клієнту, пов’язаного з проектом, і, якщо хочете, будь-які примітки про проект. Коли ви закінчите, натисніть Зберегти, і QBO відобразить повідомлення про те, що він налаштував проект. Якщо натиснути кнопку OK, щоб закрити повідомлення, з’явиться така сторінка.

Сторінка "Огляд" для детальної інформації про проект.

Термінологія тут може трохи заплутатися; вище, ви переглядаєте сторінку Огляд, щоб дізнатися більше про проект. Ця сторінка показує вам список звітів, пов’язаних з інформацією про проект, які ви можете переглянути, і, можливо, краще називатися «Звіти про проект» замість «Огляд». На сторінці «Транзакції» (клацніть посилання біля «Огляд») перелічено всі трансакції, пов’язані з проектом. Якщо на цьому місці на панелі навігації натиснути «Проекти», на сторінці відобразиться список створених вами проектів; Ви можете клацнути будь-який проект, щоб відкрити сторінку, показану нижче.

Навіть якщо ви вибираєте клієнта під час створення проекту, QBO не перетягує наявні транзакції для клієнта на сторінку Проекти. У новостворених проектах немає транзакцій, тому, логічно, сторінка «Транзакції» порожня, а звіти не містять інформації.

Якщо ви думаєте змінити ім’я клієнта в існуючих транзакціях, щоб залучити ці транзакції до проекту, будьте обережні. Зміна клієнта може мати наслідки через QBO. Наприклад, якщо ви спробуєте змінити клієнта, призначеного для платіжної трансакції, яку ви внесли, QBO попередить вас, що ви повинні видалити транзакцію з депозиту, перш ніж змінити ім’я клієнта. І це зіпсує ваш депозит, якщо ви не забудете знову додати платіж до депозиту. Все може ускладнитися дуже швидко.

Переконайтеся, що ви вибрали проект зі спадного списку Клієнт під час створення транзакції замість клієнта.

На зображенні нижче створюється транзакція рахунку-фактури для проекту. І у вас є нове місце для початку, коли ви хочете додати транзакцію до проекту; хоча ви можете почати з меню «Створити» або з «Продаж» на панелі навігації, ви також можете натиснути кнопку «Додати до проекту», натиснувши «Проекти» на панелі навігації. Зауважте, що ви не можете створити товарний чек на сторінці Проекти; використовуйте меню «Створити» або сторінку «Продаж».

Створення рахунку для проекту.

Щойно ваш проект збирає транзакції, звіти стають значущими. Звіт Список трансакцій за замовчуванням показує саме те, що ви очікуєте: усі трансакції, призначені проекту.

Звіт про прибутковість проекту, по суті, є звітом про прибутки та збитки для проекту; ви бачите зразок нижче.

Зразок звіту про прибутковість проекту.

Звіт «Час і витрати без рахунків» показує вам час, призначений для проекту, але ще не виставлений рахунок, а звіт «Час, що не оплачується», показує час, зафіксований у проекті, який ви не можете виставити на рахунок проекту.

Функція Проект також надає вам способи «утилізації» проекту. Якщо ви поставите прапорець «Проект» на панелі навігації, а потім клацнете кнопку «Параметри» для певного проекту, ви можете позначити проект як завершений, позначити проект як скасований або видалити проект. Зауважте, що ви не можете видалити будь-який проект, з яким пов’язані транзакції; ви повинні позначити проект завершеним або скасованим.