Здійснення депозиту на поточному рахунку за допомогою QuickBooks 2005

Ви не можете виписувати чеки, якщо не внесете гроші на свій поточний рахунок. Ви цього не знали? Що ж, наступного разу, коли ви будете займатися спортом у тюремному дворі, подумайте серйозно. Час від часу ви повинні вносити гроші на свій поточний рахунок і записувати ці депозити в реєстрі перевірки QuickBooks.

Записати депозити можна двома способами. Дізнайтеся про ці способи в наступних розділах.

Запис простих депозитів

Якщо у вас є простий депозит — сума грошей, яка не надійшла від одного з ваших клієнтів — просто внесіть депозит безпосередньо в реєстрі чеків.

Наприклад, припустимо, що ваша літня тітка Айріс надсилає вам 100 доларів із запискою, в якій пояснюється, як більше 80 років тому прадід Берт розпочав свій бізнес із виробництва гамаків лише за 100 доларів, і на щастя, вона надсилає вам 100 доларів, щоб допомогти вам.

Записати простий депозит, ну, досить просто. Виконайте такі дії:

1. Відкрийте реєстр перевірки.

Виберіть «Банкінг» –> «Використати реєстр». Або виберіть Банківське обслуговування зі списку Навігатори та натисніть значок Перевірити реєстр. Якщо у вас є кілька банківських рахунків, QuickBooks відображає діалогове вікно «Використовувати реєстр». Виберіть поточний рахунок, на який потрібно внести депозит, і натисніть OK. QuickBooks відображає вікно Перевірка реєстру.

2. Введіть дату внесення депозиту в стовпець «Дата».

3. У стовпці Одержувач введіть ім'я особи або компанії, яка надіслала вам гроші.

Не хвилюйтеся, якщо QuickBooks додасть номер чека в поле Номер під час переходу до стовпця Одержувач платежу. Коли ви вводите суму депозиту, QuickBooks змінює поле Number на DEP (для депозиту, звичайно).

4. Введіть суму, яку ви вносите.

Перемістіть курсор до стовпця Депозит і введіть суму.

5. Введіть рахунок для цього депозиту.

Перейдіть до поля Обліковий запис, натисніть стрілку вниз і виберіть обліковий запис зі списку. Швидше за все, ви виберете такий обліковий запис, як некатегоризований дохід.

6. Натисніть кнопку Запис.

Ваш депозит введено, і баланс вашого поточного рахунку відповідно збільшується. Зауважте, що всі записи в Реєстрі чеків зроблені в хронологічному порядку, спочатку депозити, а потім чеки.

Депозитний дохід від клієнтів

Депозитний дохід від клієнтів є дещо складнішим, оскільки включає діалогове вікно Платежі до депозиту. Чи реєстрували ви платежі клієнтів, коли вони надходять? (Ви робите це, вибираючи Клієнти –> Отримувати платежі або Клієнти –> Ввести квитанцію про продаж.) Якщо ви реєстрували платежі клієнтів і сказали QuickBooks згрупувати їх з іншими вашими недепонованими коштами, QuickBooks розміщує ці платежі у вашому обліковому записі недепонованих коштів . Тепер все, що вам потрібно зробити, це перевести невнесені кошти на ваш поточний рахунок. Ось як:

1. Виберіть Банківське обслуговування –> Зробити депозити.

Ви також можете вибрати «Банкінг» зі списку «Навігатори» та натиснути піктограму «Депозити». Оскільки у вас є невнесені кошти, ви побачите діалогове вікно Платежі до депозиту. У цьому діалоговому вікні перелічено чеки, які ви отримали, але ще не поклали на поточний або інший банківський рахунок.

У спадному списку «Переглянути тип способу оплати» можна переглянути платежі лише певного типу: готівкою, чеком, American Express тощо. Якщо ви групуєте депозити за типом платежу, це поле працює як зручний інструмент для групування трансакцій, які ви будете вносити разом.

2. Виберіть чеки, які потрібно внести.

Поставте галочку біля чеків, які ви хочете внести, клацнувши в стовпці поруч із ними. Якщо ви хочете внести всі чеки, натисніть кнопку Вибрати все. Натисніть OK.

З'явиться вікно Зробити депозит. Чи впізнаєте ви інформацію в середині вікна? Він описує чеки, які ви щойно вибрали для депонування.

Ви хочете переконатися, що Загальна сума депозиту, показана у вікні «Зробити депозит», є правильною сумою депозиту — іншими словами, фактичною сумою, дійсно внесеною на банківський рахунок. Коли ви пізніше спробуєте узгодити банківський рахунок, ви порівняєте загальну суму депозиту, показану тут, із випискою з банківського рахунку, виписаною сумою депозитів.

3. Виберіть поточний рахунок для отримання цих депозитів.

Виберіть рахунок зі спадного списку Deposit To у верхній частині вікна. Поки ви це робите, поставте прапорець у текстовому полі «Дата», щоб переконатися, що воно показує дату внесення цих чеків на свій чековий рахунок. Іншими словами, якщо ви не збираєтеся прибути до банку чи банкомату до завтра, поставте завтрашню дату в текстове поле Дата.

4. Додайте будь-які інші депозити, які не є клієнтами, щоб включити їх у квитанцію про депозит.

Наприклад, якщо ваша бабуся, благословіть її серце, дала вам 1000 пенні в 10 рулонах, це 10 додаткових доларів, які ви можете записати на цьому депозитному листку. Унизу списку платежів введіть ім’я особи, яка надала вам готівку, рахунок, записку, номер чека, спосіб оплати (в даному випадку готівкою), клас, якщо ви використовуєте заняття , і сума.

5. Якщо хочете, напишіть собі примітку в полі «Нагадування», щоб описати цей депозит, і натисніть кнопку «Друк», щоб отримати друковану копію депозитної квитанції.

Багато банків приймають цю квитанцію про депозит, тому ви можете роздрукувати її та покласти в конверт разом із депозитом у банкоматі або передати банківському службовцю. Все, що ви напишете в пам’ятці, з’являється в регістрі перевірки. (Ви, мабуть, повинні написати собі записку, якщо вам знадобиться знати, що це за депозит через багато років.)

6. Запишіть будь-які гроші, які ви плануєте отримати за допомогою депозиту.

Якщо вам потрібно отримати готівку для поповнення рахунку дрібної готівки, виберіть рахунок у спадному списку Cash Back Goes To, напишіть записку, а потім запишіть суму готівки, яку ви хочете отримати від депозиту.

7. Натисніть кнопку Зберегти та закрити внизу вікна Зробити депозит.

Депозит записується в QuickBooks. Він з’являється у вашому реєстрі чеків поруч із абревіатурою DEP (що означає депозит).