Збільште приплив готівки за допомогою QuickBooks 2019

Вам потрібно знати, як контролювати, що ваші клієнти вимагають вам, і як оцінювати фінансові витрати. Але не хвилюйся. Ви можете відстежувати заборгованість клієнта кількома способами. Ймовірно, найпростішим методом є відображення Центру клієнтів, вибравши Клієнт → Центр клієнтів.

Далі виберіть клієнта зі списку «Клієнти та вакансії» (який з’являється вздовж лівого краю вікна). QuickBooks відкриває сторінку зі списком транзакцій для клієнта. Він також показує контактну інформацію клієнта. На цьому малюнку показана інформація про клієнта Центру клієнтів.

Вікно Центру клієнтів

Ви також повинні знати, що QuickBooks надає кілька чудових звітів про дебіторську заборгованість (A/R). Ви потрапите до цих звітів, натиснувши піктограму Звіти та вибравши Клієнти та дебіторська заборгованість. Або ви можете вибрати Звіти → Клієнти та дебіторська заборгованість. Потім QuickBooks відображає підменю приблизно з півдюжини звітів, які описують, скільки грошей вам винні клієнти. Деякі звіти, наприклад, організовують відкриті рахунки-фактури в різні групи залежно від віку рахунків-фактур. (Ці звіти називаються старіннями. ) Деякі звіти підсумовують лише рахунки-фактури або платежі. А деякі звіти показують відкритий або неоплачений баланс кожного клієнта.

Ви можете роздрукувати виписку для надсилання клієнту, вибравши Клієнти→Створити виписки. Використовуйте діалогове вікно «Створення звітів», щоб описати, для яких клієнтів ви хочете надрукувати виписки, і діапазони дат, які ви хочете, щоб звіти відображалися; потім клацніть «Друк» або «Надіслати електронною поштою», щоб роздрукувати або надіслати повідомлення електронною поштою. Виписки – це зручний спосіб нагадати забудькуватим клієнтам або клієнтам про прострочені суми. До речі, не потрібно надсилати всім виписки за кожен місяць. У своїй практиці CPA я пару разів на рік надсилаю виписки клієнтам із простроченими рахунками. Це дружнє нагадування завжди призводить до кількох швидких платежів і незручних вибачень.

Як оцінити фінансові витрати в QuickBooks 2019

QuickBooks оцінює фінансові витрати за неоплаченими відкритими рахунками-фактурами, не враховуючи жодних незастосованих платежів. Відповідно, вам потрібно переконатися, що ви застосовуєте будь-які платежі та кредитні авізо до відкритих рахунків-фактур, перш ніж оцінювати фінансові витрати.

Щоб оцінити фінансові витрати, виконайте такі дії:

1. Виберіть «Редагувати» → «Налаштування», клацніть піктограму «Фінансові витрати» у списку ліворуч, а потім перейдіть на вкладку «Налаштування компанії».

Щоб мати можливість оцінити фінансові витрати, спочатку потрібно їх налаштувати.

Лише адміністратор QuickBooks може змінювати налаштування фінансових витрат компанії, і він або вона може це робити лише в режимі одного користувача.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Параметри», як показано. (Якщо ви раніше оцінювали фінансові витрати, QuickBooks відображає вікно Оцінка фінансових витрат. Ви можете відкрити діалогове вікно «Параметри» та перевірити або відредагувати налаштування фінансових витрат, натиснувши кнопку «Налаштування» у вікні «Оцінити фінансові витрати».)

Діалогове вікно "Параметри" для фінансових витрат

2. Введіть річну процентну ставку, яку потрібно використовувати для розрахунку фінансових витрат.

Перемістіть курсор до текстового поля Річна процентна ставка (%) і введіть річну процентну ставку.

3. (Необов'язково) Введіть мінімальний фінансовий збір, якщо він існує.

Перемістіть курсор до текстового поля Мінімальна фінансова плата та введіть мінімальну плату. Наприклад, якщо ви завжди стягуєте щонайменше 25 доларів США за простроченим рахунком-фактурою, введіть 25.

4. Введіть кількість днів благодаті, яку ви даєте.

Дні благодаті. Це схоже на художній фільм чи серйозний роман, чи не так? В основному, це число показує, скільки днів вільності ви готові скоротити людей. Якщо ви введете 30 у текстовому полі «Пільговий період (дні»), QuickBooks не почне оцінювати фінансові витрати до 30 днів після прострочення рахунку-фактури.

5. Укажіть, який обліковий запис ви хочете використовувати для відстеження фінансових витрат.

Активуйте спадне меню Finance Charge Account і виберіть обліковий запис типу доходу або іншого доходу.

6. Укажіть, чи хочете ви нараховувати фінансові витрати на фінансові витрати.

Чи має це твердження сенс? Якщо ви стягуєте з когось фінансовий збір, а він чи вона не сплачує фінансовий збір, зрештою, цей збір також прострочується. Отже, що ви робите наступного разу, коли будете оцінювати фінансові витрати? Чи розраховуєте ви фінансовий збір на фінансовий збір? Якщо ви хочете це зробити — і якщо закони штату та місцеві закони дозволяють це зробити — установіть прапорець Оцінювати фінансові витрати на прострочені фінансові витрати.

7. Повідомте QuickBooks, чи слід розраховувати фінансові витрати від дати платежу чи дати рахунка-фактури.

Виберіть опцію «Дата сплати» або «Рахунок-фактура/Дата рахунка». Як ви могли здогадатися, ви розраховуєте більші фінансові витрати, якщо починаєте нараховувати відсотки на дату виставлення рахунку.

8. Повідомте QuickBooks, чи потрібно друкувати рахунки-фактури на фінансові витрати.

Установіть прапорець «Позначити рахунки-фактури фінансових витрат як «для друку», якщо ви хочете пізніше роздрукувати рахунки-фактури для фінансових витрат, які ви розраховуєте.

9. Натисніть OK.

Після того, як ви скористаєтеся діалоговим вікном «Параметри», щоб повідомити QuickBooks, як потрібно розрахувати фінансові витрати, натисніть «ОК».

10. Виберіть «Клієнти» → «Оцінити фінансові витрати» або клацніть піктограму «Фінансові витрати» на головному екрані.

З’явиться вікно Оцінка фінансових витрат, як показано. У цьому вікні відображаються всі фінансові витрати, розраховані QuickBooks, упорядковані за клієнтом.

Вікно Оцінка фінансових витрат

11. Введіть дату оцінки фінансових витрат.

Перемістіть курсор до текстового поля «Дата оцінки» та введіть дату, коли ви оцінюєте фінансові витрати, я готовий покластися на поточну дату. (Ця дата також є датою рахунка-фактури, яка використовуватиметься в рахунках-фактурах, якщо ви їх створите.)

12. Підтвердьте, яким клієнтам ви хочете, щоб одержали фінансові витрати.

QuickBooks спочатку позначає всі фінансові витрати, що означає, що він встановлює новий рахунок-фактуру для кожного фінансового платежу. (QuickBooks позначає фінансові витрати невеликою галочкою.) Якщо ви хочете зняти позначку (або, пізніше, позначити) фінансовий збір, клацніть його. Щоб зняти позначки з усіх платежів, натисніть кнопку Зняти позначку з усіх. Щоб позначити всі витрати, натисніть кнопку Позначити все.

Ви можете створити звіт про збори для будь-якого з клієнтів або завдань, перерахованих у вікні Оцінка фінансових витрат, вибравши ім’я клієнта та натиснувши кнопку Історія збору.

13. Натисніть кнопку Оцінити витрати.

Коли у вікні Оцінити фінансові витрати правильно описані фінансові витрати, які потрібно оцінити, натисніть Оцінити витрати. Ви закінчили з розрахунками та оцінками фінансових витрат.

Як поводитися з депозитами в QuickBooks

Поки я говорю про покращення вашого грошового потоку, дозвольте мені коротко згадати ще одну потужну техніку грошового потоку — і обговорити бухгалтерський облік, необхідний для цієї техніки.

Один із простих способів покращити свій грошовий потік — прийняти або вимагати від клієнтів або замовників авансові депозити або гарантії перед фактичною роботою. Іншими словами, перш ніж почати роботу, замовити інвентар або зробити будь-який перший крок у вашому бізнесі для завершення продажу, ви збираєте холодну, тверду готівку.

На жаль, ці депозити клієнтів, як їх називають, створюють проблеми з бухгалтерією. Постає питання, в основному, як записати чек або депозит готівкою за речі, які ви ще не зробили чи продали? У вас є два основних варіанти:

• Простий спосіб: Ви можете записати товарний чек для послуги або продукту. Таким чином, ви підраховуєте гроші, які надходять у ваш бізнес, і визнаєте дохід. Зауважте також, що якщо завдаток не повертається — і для цілей грошового потоку депозит не підлягає поверненню — ви повинні підрахувати дохід під час отримання депозиту, якщо ви є платником податку на основі готівки. (Ви, ймовірно, є платником податку на основі готівки, але запитайте свого податкового консультанта, якщо ви не впевнені.)
• Точний спосіб: ви можете визнати депозит як нове зобов’язання. Ви робите це, створюючи запис у журналі, який фіксує збільшення вашого рахунку готівки та реєструє збільшення вашого рахунку поточних зобов’язань «Вклади клієнтів». Якщо депозит підлягає поверненню, і ви є платником податку на основі готівки або якщо ви є платником податку за методом нарахування, вам, ймовірно, слід скористатися цим методом. Коли ваш продаж буде завершено та виставлено рахунок-фактуру пізніше, використовуйте позицію «Залог клієнта» як суму мінус у рахунку-фактурі на продаж, щоб перемістити цю суму з рахунку зобов’язань і застосувати її до балансу рахунка-фактури до сплати.