Зберігання документів у QuickBooks

Як довго ви повинні зберігати старі звіти, копії рахунків-фактур та іншу бухгалтерську інформацію? На жаль, на ці питання немає однозначної відповіді. Однак ось про що варто подумати:

• Подумайте, чи знадобиться ця інформація іншій стороні транзакції. Наприклад, якщо ви постійно сперечаєтеся з постачальником про те, чи заплатили ви якийсь рахунок, має сенс триматися за цими рахунками постачальника та будь-якими записами вашого платежу до тих пір, поки суперечка може тривати.

  Це означає, що будь-які документи, які підтверджують рахунки та платежі постачальників, не обов’язково потрібно зберігати, якщо у вас немає проблем.

• Розглянемо вимоги до податкового обліку. За законом (багато людей цього не розуміють) підприємство зобов’язане вести бухгалтерський облік, щоб звітувати про свої прибутки, збитки, доходи та відрахування до Податкової служби. Це означає, що все, що вам потрібно для розрахунку вашого прибутку або обґрунтування елементів ваших розрахунків, має бути збережено.

  Однак існує строк позовної давності, який зазвичай триває три роки з дати останнього подання декларації. Це означає, що в більшості випадків вам не потрібно зберігати документи, які старше трьох років після повернення, до якого вони відносяться. Іншими словами, якщо у вас є дані за 2009 рік, і ви подали податкову декларацію за 2009 рік 15 березня 2010 року до 16 березня 2013 року, вам не потрібно (у більшості випадків) зберігати всі ці старі документи.

  Термін позовної давності передбачає, що ви повинні мати можливість викинути старі речі. Варто застерігати, оскільки з цього трирічного строку позовної давності існує кілька винятків:

  • Якщо ви були дуже неохайними і через свою неохайність упустили валовий дохід, що перевищує 25 відсотків від вашої декларації, термін позовної давності дорівнює шести рокам.

  • Якщо декларація не подана або подана шахрайська декларація, строк позовної давності не існує.

  • Штати без податків на прибуток (наприклад, штат Вашингтон) використовують інший набір правил і можуть використовувати довший термін позовної давності. У штаті Вашингтон, наприклад, говориться, що термін позовної давності триває чотири роки, а не три.

• Розгляньте старі записи, які можуть знадобитися вам у майбутньому, щоб розрахувати статтю для вашої податкової декларації. Ці записи необхідно зберегти. Наприклад, якщо ви купили фабрику 30 років тому, зберігайте ці записи про покупки до 3 (або 6) років після продажу фабрики.

• Врахуйте, що в деяких галузях існують інші правила чи положення щодо зберігання документів. Наприклад, якщо ви лікар, ви зберігаєте свої старі записи пацієнтів — і це може включати облікову інформацію пацієнтів — більше ніж три роки. Ці інші правила зберігання документів відрізняються залежно від галузі. Дізнайтеся, які правила існують для вашої галузі.

• Враховуйте ризик занадто довгого зберігання конфіденційної інформації. Нарешті, хоча ви можете обміркувати всі вищезазначені моменти і зробити висновок, що вам слід постійно зберігати свої фінансові записи, зауважте, що такий підхід також створює ризики. Чим більше фінансової документації ви архівуєте, тим легше в деяких випадках ця інформація може бути втрачена або вкрадена.

  Ви б не хотіли, наприклад, зберігати дані за стільки років, що вам доведеться орендувати склад у поганому районі міста лише для зберігання речей.

Підводячи підсумок, як ви розумієте ці нечіткі пропозиції? Придумайте приблизне припущення щодо того, як довго, на вашу думку, ви повинні триматися на чомусь.

Якщо ви не робите нічого кримінального, шахрайського чи неохайного, викиньте все, що старше п’яти років. Розділіть документи, які ви можете викидати по роках у коробки. Позначте на коробках номер року. Також позначте коробки приміткою на кшталт «Викиньте у 2016 році», щоб знати, коли ви можете викинути ці речі.

Ви можете двічі подумати, щоб просто викинути фінансові записи. Не викидайте свої особисті записи чи, звичайно, будь-які записи клієнтів: спочатку подрібніть документи.

До речі, деякі магазини великої каси пропонують послуги з подрібнення в магазинах за помірними цінами.