Зберігання документів у QuickBooks 2012

Іноді люди запитують, як довго вони повинні зберігати старі звіти QuickBooks, копії рахунків-фактур та іншу інформацію бухгалтерського обліку. На жаль, не існує однозначної відповіді на це питання. Однак ось про що варто подумати:

• Подумайте, чи знадобиться ця інформація іншій стороні транзакції. Наприклад, якщо ви постійно сперечаєтеся з постачальником про те, чи заплатили ви якийсь рахунок, має сенс триматися за цими рахунками постачальника та будь-якими записами вашого платежу до тих пір, поки суперечка може тривати.

  Це означає, що будь-які документи, які підтверджують рахунки та платежі постачальників, не обов’язково потрібно зберігати, якщо у вас немає проблем.

• Розглянемо вимоги до податкового обліку. За законом (багато людей цього не розуміють) підприємство зобов’язане вести бухгалтерський облік, щоб звітувати про свої прибутки, збитки, доходи та відрахування до Податкової служби. Це означає, що все, що вам потрібно для розрахунку вашого прибутку або обґрунтування елементів ваших розрахунків, має бути збережено.

  Однак існує строк позовної давності, який зазвичай триває три роки з дати останнього подання декларації. Це означає, що в більшості випадків вам не потрібно зберігати документи, які старше трьох років після повернення, до якого вони відносяться.

  Іншими словами, якщо у вас є дані за 2007 рік і ви подали податкову декларацію за 2007 рік 15 березня 2008 року до 16 березня 2011 року, вам не потрібно (у більшості випадків) зберігати всі ці старі документи. Термін позовної давності передбачає, що ви повинні мати можливість викинути старі речі.

  Застереження доречно, оскільки існує кілька винятків із цього трирічного строку позовної давності:

  • Якщо ви були дуже неохайними і через свою неохайність упустили валовий дохід, що перевищує 25 відсотків від того, що показує ваша прибуток, термін позовної давності дорівнює шести рокам.

  • Якщо декларація не подана або подана шахрайська декларація, строк позовної давності не існує.

  • Штати без податків на прибуток (наприклад, Вашингтон) використовують інший набір правил і можуть використовувати довший термін позовної давності. Вашингтон, наприклад, каже, що термін позовної давності триває чотири роки, а не три.

• Розгляньте старі записи, які можуть знадобитися вам у майбутньому, щоб розрахувати статтю для вашої податкової декларації. Їх необхідно зберегти. Наприклад, якщо ви купили фабрику 30 років тому, зберігайте ці записи про покупки до 3 (або 6) років після продажу фабрики.

• Врахуйте, що в деяких галузях існують інші правила чи положення щодо зберігання документів. Наприклад, якщо ви лікар, ви зберігаєте свої старі записи пацієнтів — і це може включати облікову інформацію пацієнтів — більше ніж три роки. Ці інші правила зберігання документів відрізняються залежно від галузі. Дізнайтеся, які правила існують для вашої галузі.

Як ви розумієте ці нечіткі пропозиції? Придумайте приблизне припущення щодо того, як довго, на вашу думку, ви повинні триматися на чомусь.

Ви можете двічі подумати, щоб просто викинути фінансові записи. Ви можете спочатку подрібнити документи. До речі, деякі магазини великої каси пропонують послуги з подрібнення в магазинах за помірними цінами.