Запис товарного чека за допомогою QuickBooks Simple Start

Ви реєструєте товарний чек, коли клієнт повністю оплачує вам товари або послуги в місці продажу. Продажі чеки працюють так само, як і звичайні рахунки-фактури (для яких ви спочатку виставляєте рахунок клієнту, а потім отримуєте оплату за рахунком-фактурою). Насправді, велика різниця між двома типами продажів полягає в тому, що продажні чеки реєструються таким чином, що змінює залишок вашої готівки, а не баланс дебіторської заборгованості.

Наступні кроки показують, як зареєструвати товарні чеки для продуктів, які є найскладнішим видом продажу готівкою. Проте реєстрація продажних чеків на послуги працює в основному так само. Ви просто заповнюєте менше полів.

1. Натисніть гіперпосилання Торгові чеки Нове.

Або клацніть піктограму Торгові квитанції та виберіть Створити.

З'явиться вікно Введення торгових чеків.

Ваше вікно «Введіть квитанції про продаж» може виглядати не зовсім так, як моє з кількох причин. QuickBooks Simple Start трохи налаштовує свої форми відповідно до вашого конкретного типу бізнесу.

Налаштування форм товарних чеків працює так само, як і налаштування рахунків-фактур та кредитових авізо. Наприклад, ви можете додати логотип або внести інші скромні зміни.

2. Визначте клієнта.

Натисніть стрілку вниз праворуч від розкривного списку Клієнт. Прокручуйте список клієнтів, доки не побачите потрібне ім’я клієнта, а потім клацніть його. Зауважте, що на відміну від рахунків-фактур, поле Клієнт не є обов’язковим для продажу готівкою.

3. Дата товарного чека.

Натисніть Tab, щоб перемістити курсор до текстового поля Дата. Потім введіть правильну дату у форматі ММ/ДД/РР. Ви можете змінити дату за допомогою будь-якого з кодів редагування дати.

4. (Необов’язково) Введіть номер продажу.

QuickBooks Simple Start пропонує номер продажу готівкою, додавши 1 до останнього номера продажу готівкою, який ви використовували. Використовуйте цей номер або вкладку до текстового поля Номер продажу та змініть номер на будь-який, який ви хочете.

5. За потреби виправте адресу «Продано».

QuickBooks Simple Start захоплює платіжну адресу зі списку клієнтів і використовує її як адресу для продажу. Однак ви можете змінити адресу для продажу готівкою, замінивши відповідну частину звичайної адреси виставлення рахунків.

6. Запишіть номер чека.

Введіть номер чека клієнта в текстове поле Номер чека. Якщо клієнт оплачує вас холодною готівкою, ви можете залишити текстове поле Check No. пустим.

7. Вкажіть спосіб оплати.

Щоб вказати спосіб оплати, клацніть розкривний список Спосіб оплати та виберіть щось із нього: готівка, чек, VISA, MasterCard чи інше. Якщо ви не бачите потрібний спосіб оплати, додайте його до списку способів оплати. Виберіть «Додати новий», щоб відкрити діалогове вікно «Новий спосіб оплати». Введіть опис способу оплати в текстове поле та натисніть OK.

8. Опишіть кожен товар, який ви продаєте.

Перемістіть курсор до першого рядка списку Позиція/Опис/Кількість/Ставка/Сума/Податки. Коли ви це зробите, QuickBooks Simple Start перетворює поле Item у спадний список. Клацніть спадний список «Елемент» у першому порожньому рядку в полі списку, а потім виберіть елемент. Коли ви це зробите, QuickBooks Simple Start заповнює текстові поля Опис і Оцінка будь-яким описом продажу та ціною продажу, які ви ввели в Список товарів. (Ви можете відредагувати цю інформацію, якщо хочете, але це, ймовірно, не потрібно.) Введіть кількість проданих товарів у текстове поле Кількість. (Після цього QuickBooks Simple Start обчислює суму, помножуючи кількість на ставку.) Опишіть кожен з інших товарів, які ви продаєте, заповнюючи наступні порожні рядки списку.

Ви можете помістити в товарний чек скільки завгодно товарів. Якщо у вас недостатньо місця на одній сторінці, QuickBooks Simple Start додає до квитанції стільки сторінок, скільки вам потрібно. Загальний чек, звичайно, розміщується на останній сторінці.

9. Опишіть будь-які спеціальні предмети, які має містити товарний чек.

QuickBooks Simple Start вважає, що все, що ви наклеюєте на чек (або рахунок-фактуру, якщо на те пішло), це те, що ви продаєте. Якщо ви продаєте сині, жовті та червоні речі, вам, очевидно, потрібно додати кожен із цих елементів до списку предметів. Але якщо ви додаєте проміжний підсумок до квитанції, QuickBooks Simple Start вважає, що проміжний підсумок є ще одним елементом, і вимагає від вас ввести інший елемент у списку. Те саме стосується знижки на обсяги, яку ви хочете наклеїти на чеку. А якщо до квитанції додати податок з продажів, то вгадайте що? QuickBooks Simple Start вважає, що податок з продажів — це ще один елемент, який потрібно включити до списку товарів.

Щоб включити одну з цих спеціальних знижок або проміжної суми, перемістіть курсор до наступного порожнього рядка в полі «Елемент», клацніть стрілку праворуч у спадному меню, а потім виберіть спеціальний елемент. Після того, як QuickBooks Simple Start заповнить текстові поля «Опис» та «Оцінка», вам може знадобитися відредагувати цю інформацію. Введіть кожну спеціальну позицію — проміжні підсумки чи знижки — яку ви вказуєте в квитанції, заповнюючи наступні порожні рядки списку.

Якщо під час додавання елемента до списку товарів ви встановили прапорець «Податковий», у стовпці «Податки» з’явиться слово «Податковий», що вказує на те, що цей елемент буде оподатковуватися.

Якщо ви хочете включити товар зі знижкою (щоб усі перераховані товари були знижені), вам потрібно приклеїти проміжну суму на чек після предметів інвентарю або інших товарів, на які потрібно знижувати. Потім наклейте знижку безпосередньо після проміжної суми. Таким чином QuickBooks Simple Start обчислює знижку як відсоток від проміжної суми.

10. Вкажіть податок з продажів.

Якщо ви вказали податкову інформацію під час створення файлу компанії під час інтерв’ю EasyStep, згадайте, як QuickBooks Simple Start запитав, чи стягуєте ви податок з продажів? QuickBooks Simple Start заповнює податкову інформацію за замовчуванням, додаючи разом оподатковувані статті (які позначені словом Податок у стовпці Податок) і помножуючи на відсоток, який ви вказали під час створення файлу компанії. Якщо інформація впорядкована, перейдіть до кроку 13. Якщо ні, перемістіть курсор до поля «Податкові» праворуч від поля «Повідомлення клієнта», активуйте вікно розкривного списку та виберіть правильний податок з продажів.

11. (Дійсно необов'язковий і, ймовірно, непотрібний для продажу готівкою) Додайте нагадування в текстове поле Пам'ятка.

Ви можете включити опис пам’ятки до інформації про продаж готівкою. Ця записка не для вашого клієнта. Він навіть не друкується на касовому чеку, якщо ви вирішите його роздрукувати. Пам'ятка лише для ваших очей. Описи нагадування дають вам спосіб зберігати інформацію, пов’язану з продажем, разом з інформацією про продаж.

12. Вирішіть, чи збираєтеся ви друкувати квитанцію.

Якщо ви не збираєтеся друкувати квитанцію, переконайтеся, що прапорець «Друкувати пізніше» порожній, якщо ні, зніміть його.

13. Натисніть Зберегти та закрити, щоб зберегти товарний чек.

QuickBooks Simple Start зберігає товарний чек, який відображається на екрані.