Запис реєстраційних транзакцій у QuickBooks 2012

Ви можете записувати чеки, депозити та перекази рахунку за допомогою вікна реєстрації QuickBooks 2012. Вікно Реєстр виглядає як звичайний паперовий реєстр, який ви використовуєте для відстеження операцій або банківського рахунку. QuickBooks дозволяє вводити транзакції безпосередньо в реєстр рахунків.

Щоб ввести операцію з банківського рахунку безпосередньо до реєстру рахунків, виконайте такі дії:

1Щоб відобразити реєстр рахунків, виберіть команду Banking→ Use Register.

Іноді, коли ви вибираєте команду Banking→ Use Register, QuickBooks відображає діалогове вікно Use Register. Діалогове вікно «Використання реєстру» пропонує вам вибрати банківський рахунок, який потрібно відобразити в реєстрі.

2Щоб вибрати обліковий запис, який потрібно використовувати, відкрийте розкривний список Вибрати рахунок, виберіть банківський рахунок і натисніть OK.

Потім QuickBooks відобразить вікно Реєстрація. Якщо QuickBooks показує реєстр облікового запису, відмінного від того, який ви бажаєте побачити, знову виберіть Банківське обслуговування→ Використовувати реєстр. Повинно з’явитися діалогове вікно «Використовувати реєстр».

3 Використовуйте стовпець «Дата» реєстру, щоб записати дату депозиту, платежу або переказу.

Ви можете ввести дату, використовуючи формат дати мм/дд/рррр. Або ви можете натиснути маленьку кнопку календаря в правому кінці поля «Дата», щоб відобразити місяць, який показує дату, а потім натисніть кнопку дня, що відповідає даті, яку потрібно ввести.

4 (Необов'язково) Призначте номер транзакції.

Використовуйте стовпець Номер, щоб однозначно ідентифікувати транзакцію. У випадку чекових операцій, наприклад, використовуйте поле Номер, щоб записати номер чека. Для переказів і депозитів вам може не знадобитися записувати номер.

5 Використовуйте поле Одержувач, щоб записати одержувача для чека, клієнта, який сплачує депозит, або іншу інформацію у випадку трансакції.

Зауважте, що ви можете вибрати наявного клієнта, постачальника або ім’я з одного зі списків QuickBooks, натиснувши кнопку зі стрілкою вниз у правому кінці поля Одержувач. Коли ви це зробите, QuickBooks відобразить список імен. Клацніть ту, яку потрібно вибрати.

6 Укажіть суму трансакції.

Використовуйте стовпець Платіж, якщо ви описуєте трансакцію чека або переказ, який переміщує гроші з рахунку. Використовуйте стовпець Депозит, якщо ви описуєте депозит на рахунок або переказ на рахунок. Введіть суму трансакції у відповідний стовпець — Платіж або Депозит — за допомогою доларів і центів.

7 Визначте обліковий запис.

Для чекових операцій ви використовуєте поле Рахунок, щоб визначити витрати, які сплачує чек, або актив, який купує чек. Для депозитних операцій ви використовуєте поле Рахунок, щоб визначити рахунок доходу від продажу, який представляє депозит.

Для трансакцій переказу використовуйте поле Рахунок, щоб визначити інший банківський рахунок, залучений до трансакції. Ви можете ввести ім’я облікового запису в поле Обліковий запис або відкрити розкривний список Обліковий запис і вибрати потрібний обліковий запис, клацнувши його.

8 (Необов'язково) Надайте опис пам'ятки.

Якщо хочете, використовуйте поле Memo, щоб надати короткий опис транзакції платежу, депозиту або переказу.

9 (Необов'язково) Розділіть транзакцію.

Якщо трансакцію потрібно призначити кільком рахункам, натисніть кнопку Розділити. Потім QuickBooks відображає область Розбиття у вікні реєстру. Область Splits дозволяє розділити транзакцію між кількома рахунками.

Наприклад, чек, який оплачує як канцелярські приладдя, так і витрати на комп’ютер, можна розділити між цими двома рахунками витрат. Аналогічно, депозитну операцію, яка представляє як дохід від продукту, так і дохід від послуг, можна розділити між цими двома рахунками. Після завершення роботи з областю Розділи натисніть її кнопку Закрити.

10Щоб записати операцію в реєстр, натисніть кнопку Запис.

QuickBooks перераховує залишок рахунку та коригує кінцевий баланс для нової транзакції.