Запис рахунків за допомогою QuickBooks 2003

Коли надходить рахунок, перше, що потрібно зробити, це записати його. Ви можете записувати рахунки через вікно Введення рахунків або реєстр Кредиторська заборгованість. Якщо ви плануєте відстежувати рахунки за витратами та позиціями, вам потрібно скористатися вікном «Ввести рахунки».

Щоб записати рахунок за допомогою діалогового вікна «Ввести рахунки», виконайте такі дії:

1. Виберіть Постачальники –> Ввести рахунки.

Або, навпаки, виберіть Постачальники зі списку Навігатори, а потім клацніть піктограму Ввести рахунки. Ви, безсумнівно, помічаєте, що верхня половина цього вікна дуже схожа на чек — це тому, що велика частина інформації, яку ви тут розміщуєте, потрапляє на чеку, який ви пишете для оплати рахунку. (Якщо ви бачите слово Кредит у верхній частині форми, а не Рахунок, натисніть кнопку параметра Рахунок у верхньому лівому куті. Ви також можете використовувати цей екран, щоб ввести кредит від постачальників.)

2. Виберіть назву постачальника, якому ви платите.

Якщо ви хочете оплатити цей рахунок постачальнику, який уже є в списку постачальників, просто натисніть стрілку вниз у кінці рядка Постачальник і виберіть постачальника. (Після цього QuickBooks автоматично заповнює вікно «Введіть рахунки» такою кількістю інформації, яку може запам’ятати.) Але якщо цей постачальник новий, QuickBooks попросить вас швидко додати або налаштувати деяку інформацію про постачальника — адресу, кредитний ліміт, умови оплати, і так далі. Ви надаєте цю інформацію у вікні «Новий постачальник».

Якщо у вас є одне або кілька незаповнених замовлень на покупку від вибраного постачальника, QuickBooks запитає, чи бажаєте ви отримувати замовлення на покупку. Натисніть Так, якщо ви робите, або Ні, якщо ні. Якщо ви вирішите отримувати проти замовлення на покупку, QuickBooks відображає діалогове вікно Відкрити замовлення на покупку. Він просто перераховує відкриті замовлення на закупівлю, які ви записали. Коли ви вибираєте одне або кілька замовлень на покупку для отримання, QuickBooks заповнює за вас елементи та суми з цих замовлень, які ви можете змінити за потреби.

Щоб створити замовлення на покупку, яке є лише записом товарів, які ви замовляєте у постачальників, виберіть Постачальники –> Створити замовлення на покупку. Коли QuickBooks відобразить вікно Створення замовлень на покупку, опишіть своє замовлення. Ви друкуєте та редагуєте замовлення на покупку так само, як і рахунки-фактури та кредитові авізо.

3. Виберіть умови оплати, які описують час оплати рахунку.

У рядку «Умови» відкрийте спадний список і виберіть умови оплати (якщо інформації ще немає з моменту налаштування постачальника).

4. (Необов’язково) Введіть записку, щоб описати рахунок.

Ви можете ввести нотатку в поле Нагадування. Примітка, яку ви вводите, з’являється в регістрі A/P.

5. Перемістіть курсор вниз до стовпця Рахунок на вкладці Витрати та введіть назву рахунку витрат.

Ймовірно, що ви хочете ввести назву рахунку витрат, який уже є в плані рахунків. Якщо це так, натисніть стрілку вниз, щоб переглянути список усіх своїх облікових записів. Ймовірно, вам доведеться прокрутити список вниз, щоб перейти до рахунків витрат (швидкий спосіб переміститися вниз по списку — почати вводити назву облікового запису — ви йдете прямо вниз по списку). Клацніть обліковий запис, який представляє цей рахунок (скоріше за все, це Поставки чи щось подібне).

Якщо вам потрібно створити нову категорію рахунку витрат для цього рахунку, виберіть у верхній частині списку. Ви побачите діалогове вікно Новий обліковий запис. Заповніть інформацію та натисніть OK.

Що робити, якщо гроші, які ви сплачуєте через цей рахунок, можна розділити між двома, трьома або чотирма рахунками витрат? Просто натисніть під обліковим записом, який ви щойно ввели. З’явиться стрілка вниз. Клацніть його, щоб ввести інший рахунок витрат, і ще, і ще, якщо хочете.

6. За потреби перейдіть до стовпця Сума та змініть числа.

Якщо ви розподіляєте цей рахунок між кількома рахунками, переконайтеся, що цифри в стовпці Сума дорівнюють загальному рахунку.

7. (Необов’язково) Введіть слова пояснення чи мудрості в стовпець Пам’ятка.

8. (Необов'язково) Призначте витрати Замовнику: Робота.

Якщо ви плануєте отримувати відшкодування цих витрат, або якщо ви просто хочете відстежувати свої витрати за роботою, введіть клієнта, який збирається відшкодувати вам витрати. За потреби введіть суму для кожного рахунку. Ви можете використовувати стрілку вниз, щоб знайти клієнтів, а потім натиснути їх.

9. (Необов’язково) Призначте витрати класу.

Ви також можете відстежувати витрати за класами, зробивши записи в стовпці «Клас». Зверніть увагу на звичайну стрілку вниз і клацніть її, щоб побачити список класів. (Ви не побачите стовпець «Клас», якщо ви не сказали QuickBooks, що хочете використовувати класи.)

Якщо ви хочете, щоб QuickBooks відстежував витрати за класами, ви можете налаштувати його так. Щоб налаштувати QuickBooks для відстеження витрат, виберіть «Редагувати» –> «Налаштування». Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Параметри», клацніть піктограму «Бухгалтерія», перейдіть на вкладку «Налаштування компанії», а потім поставте прапорець «Використовувати відстеження класу».

Якщо хочете, натисніть кнопку Перерахувати, щоб підсумувати витрати.

10. Використовуйте вкладку Предмети, щоб записати різні елементи, які представляє рахунок.

Натисніть вкладку Елементи. Введіть предмети, які ви придбали, і ціни, які ви заплатили за них.

Якщо після часткового заповнення рахунку ви зрозуміли, що рахунок дійсно оплачує замовлення на покупку, натисніть кнопку Вибрати замовлення на замовлення, яка з’явиться на вкладці «Позиції» у вікні «Ввести рахунок».

У спадному списку Постачальник клацніть ім’я постачальника, який надіслав вам рахунок. У списку відкритих замовлень клацніть у стовпці ліворуч, щоб поставити галочку біля замовлення (або замовлень), за яке ви оплачуєте. Досить легко? Натисніть OK, коли ви закінчите, і QuickBooks автоматично заповнить вкладку «Елементи».

11. Перейдіть до стовпця Item і введіть назву елемента.

Зверніть увагу на стрілку вниз у цьому стовпці. Натисніть його, щоб побачити список елементів. Чи є товар, за який ви платите, у цьому списку? Якщо так, натисніть цей елемент. Якщо ні, виберіть у верхній частині списку та заповніть вікно «Новий елемент».

12. Заповніть решту рядків елементів на вкладці Предмети.

Ви можете ввести всі товари, які ви купуєте тут. Переконайтеся, що на вкладці Предмети точно відображаються предмети, які ви купуєте, їх вартість та кількість. Якщо ви хочете, натисніть кнопку Перерахувати, щоб підсумувати елементи.

13. Збережіть рахунок.

Натисніть «Зберегти та створити», щоб зберегти запис рахунка, а потім введіть інший рахунок. Або натисніть Зберегти та закрити, щоб записати свій рахунок, але не оплачувати інший рахунок.