Записуйте свої рахунки в QuickBooks 2019 у спосіб «Кредиторська заборгованість».

Спосіб оплати рахунків з кредиторською заборгованістю (A/P) включає два кроки. Перший – це дрібниця, яка складна, а другий крок – легкий, як пиріг. Спочатку ви записуєте свої рахунки. Можливо, ви вже знайомі з використанням вкладок Витрати та Предмети для запису рахунків. Вам також потрібно заповнити ці вкладки для методу A/P, якщо ви хочете розподілити рахунок між рахунками, клієнтами, вакансіями, класами та елементами.

Після того як ви запишете свої рахунки, ви можете перейти до другого кроку: сказати QuickBooks 2019, які рахунки платити. Потім QuickBooks виписує чеки. Ви їх друкуєте. Ви надсилаєте їм поштою.

Щоб метод A/P працював, ви повинні записувати свої рахунки в міру їх надходження. Це не означає, що ви повинні оплачувати їх відразу. Записуючи свої рахунки, ви можете відстежувати, скільки грошей ви заборгували та скільки грошей насправді має ваш бізнес. QuickBooks нагадує вам, коли ваші рахунки повинні бути сплачені, щоб вам не доведеться турбуватися про те, що ви забудете оплатити рахунок.

Коли ви реєструєте рахунки кредиторською заборгованістю, ви використовуєте облік за методом нарахування.

Як записувати рахунки в QuickBooks 2019

Коли надходить рахунок, перше, що потрібно зробити, це записати його. Ви можете записувати рахунки через вікно Введення рахунків або реєстр Кредиторська заборгованість. Якщо ви плануєте відстежувати рахунки за витратами та позиціями, вам потрібно скористатися вікном «Ввести рахунки».

Щоб записати рахунок через вікно Введення рахунків, виконайте такі дії:

Виберіть Постачальники → Ввести рахунки.

Або клацніть піктограму Ввести рахунки в області Постачальники на домашній сторінці. На наступному малюнку показано вікно Введення рахунків. Ви, безсумнівно, помічаєте, що верхня половина цього вікна дуже схожа на чек, і це тому, що велика частина інформації, яку ви тут розміщуєте, потрапляє на чеку, який ви пишете для оплати рахунку. (Якщо ви бачите слово Кредит у верхній частині форми, а не Рахунок, виберіть кнопку параметра Рахунок у верхньому лівому куті. Ви також можете використовувати цей екран для введення кредитних авізо від постачальників.)

Вікно Введення рахунків.

2. Виберіть назву постачальника, якому ви платите.

Якщо ви хочете оплатити цей рахунок постачальнику, який уже є в списку постачальників, натисніть стрілку вниз у кінці рядка Постачальник і виберіть постачальника. (Потім QuickBooks автоматично заповнює вікно «Введіть рахунки» такою кількістю інформації, яку може запам’ятати.) Якщо цей постачальник новий, QuickBooks попросить вас швидко додати або налаштувати деяку інформацію про постачальника: адресу, кредитний ліміт, умови оплати та так далі. Ви надаєте цю інформацію у вікні «Новий постачальник».

Якщо у вас є одне або кілька незаповнених замовлень на покупку від вибраного постачальника, QuickBooks запитає вас, чи бажаєте ви отримувати проти замовлення на покупку. Натисніть Так, якщо ви робите, або Ні, якщо ні. Якщо ви вирішите отримувати проти замовлення на покупку, QuickBooks відображає діалогове вікно Відкрити замовлення на покупку, як показано. У ньому перелічено відкриті замовлення на закупівлю, які ви записали. Коли ви вибираєте одне або кілька замовлень на покупку для отримання, QuickBooks заповнює за вас елементи та суми з цих замовлень, які ви можете змінити за потреби. Після завершення діалогового вікна «Відкрити замовлення на закупівлю» натисніть «ОК», щоб повернутися до вікна «Введення рахунків».

Оплата рахунку проти замовлення на покупку.

Щоб створити замовлення на покупку, яке є записом товарів, які ви замовляєте у постачальників, виберіть Постачальники → Створити замовлення на покупку. Коли QuickBooks відобразить вікно Створення замовлень на покупку, опишіть своє замовлення. Ви друкуєте та редагуєте замовлення на покупку, до речі, так само, як і рахунки-фактури та кредитові авізо.

3. Виберіть умови оплати з описом терміну погашення рахунку.

У рядку «Умови» відкрийте спадне меню та виберіть умови оплати (якщо інформації ще немає, коли ви налаштували постачальника).

4. (Необов’язково) Введіть контрольний номер постачальника.

Якщо ви введете контрольний номер постачальника для рахунку — ймовірно, лише номер рахунка-фактури або номер вашого рахунку — контрольний номер друкується на ваучері, що є частиною роздрукованого чека.

5. (Необов’язково) Введіть записку, щоб описати рахунок.

Ви можете ввести примітку в текстовому полі «Нагадування». Примітка, яку ви вводите, з’являється в регістрі A/P.

6. Перемістіть курсор вниз до стовпця Рахунок на вкладці Витрати та введіть назву рахунку витрат.

Велика ймовірність, що ви захочете ввести назву рахунку витрат, який уже є в плані рахунків. Якщо це так, натисніть стрілку вниз, щоб переглянути список усіх своїх облікових записів. Можливо, вам доведеться прокрутити список вниз, щоб перейти до рахунків витрат. (Швидкий спосіб переміститися вниз по списку – почати вводити назву облікового запису; ви йдете прямо вниз по списку.) Клацніть обліковий запис, який представляє цей рахунок. (Швидше за все, це Припаси чи щось подібне.)

Якщо вам потрібно створити нову категорію рахунку витрат для цього рахунку, виберіть Додати новий у верхній частині списку. Ви бачите діалогове вікно «Новий обліковий запис» (не показано). Заповніть інформацію та натисніть OK.

Що робити, якщо гроші, які ви сплачуєте через цей рахунок, можна розділити між двома, трьома або чотирма рахунками витрат? Просто натисніть під обліковим записом, який ви щойно ввели. З’явиться стрілка вниз. Клацніть його, щоб ввести інший рахунок витрат, і ще один, і ще інший, якщо вам потрібно.

7. Якщо необхідно, перейдіть до стовпця Сума та змініть числа.

Якщо ви розподіляєте цей рахунок між кількома рахунками, переконайтеся, що числа в стовпці Сума додають до загальної суми рахунку.

8. (Необов'язково) Введіть слова пояснення або мудрості в стовпець Пам'ятка.

9. (Необов’язково) Призначте витрати Замовнику: Робота.

Якщо ви плануєте отримувати відшкодування цих витрат, або якщо ви просто хочете відстежувати свої витрати за роботою, введіть клієнта, який збирається відшкодувати вам витрати. За потреби введіть суму для кожного рахунку. Ви можете використовувати стрілку вниз, щоб знайти клієнтів, а потім натиснути їх. Якщо ви призначаєте Customer:Job, у вас також є можливість виставити рахунок клієнту за ці витрати або предмети, які купуються. Для цього клацніть стовпець Оплачуваний, і зараз ви побачите галочку. Наступного разу, коли ви виставите рахунок-фактуру за це завдання, ви побачите опцію автоматичного додавання цих елементів до рахунка-фактури.

10. (Додатково) Призначте витрати класу.

Ви також можете відстежувати витрати за класами, зробивши записи в стовпці «Клас». Зверніть увагу на звичайну стрілку вниз і клацніть її, щоб побачити список класів. (Ви не побачите стовпець «Клас», якщо ви не сказали QuickBooks, що хочете використовувати класи.)

Якщо ви хочете, щоб QuickBooks відстежував витрати за класами, ви можете налаштувати його так. Щоб налаштувати QuickBooks для відстеження витрат, виберіть «Редагувати» → «Налаштування». Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Параметри», клацніть піктограму «Бухгалтерський облік», перейдіть на вкладку «Налаштування компанії», а потім установіть прапорець «Використовувати відстеження класу».

Якщо хочете, натисніть кнопку Перерахувати, щоб підсумувати витрати.

11. Використовуйте вкладку Пункти, щоб записати різні позиції, які представляє рахунок.

Натисніть вкладку Елементи. Введіть предмети, які ви придбали, і ціни, які ви заплатили за них.

Якщо після часткового заповнення рахунку ви зрозуміли, що рахунок дійсно оплачує замовлення на покупку, натисніть кнопку Вибрати замовлення на замовлення, яка з’являється на головній стрічці вікна «Ввести рахунки».

У спадному меню Постачальник виберіть ім’я постачальника, який надіслав вам рахунок. У списку відкритих замовлень на закупівлю клацніть у стовпці ліворуч, щоб поставити галочку біля замовлення (або замовлень), за яке ви сплачуєте. Досить легко? Натисніть OK, коли закінчите; QuickBooks автоматично заповнює вкладку «Елементи».

12. Перейдіть до стовпця Item і введіть назву елемента.

Зверніть увагу на стрілку вниз у цьому стовпці. Натисніть його, щоб побачити список елементів. Чи є товар, за який ви платите, у цьому списку? Якщо так, натисніть цей елемент. Якщо ні, виберіть «Додати новий» у верхній частині списку та заповніть вікно «Новий елемент».

13. Заповніть решту рядків елементів на вкладці Предмети.

Ви можете ввести всі товари, які ви купуєте тут. Переконайтеся, що на вкладці Предмети точно відображаються предмети, які ви купуєте, їх вартість та кількість. Якщо ви хочете, натисніть кнопку Перерахувати, щоб підсумувати елементи.

14. Збережіть рахунок.

Натисніть «Зберегти та створити», щоб зберегти запис рахунка, а потім введіть інший рахунок. Або натисніть Зберегти та закрити, щоб записати свій рахунок, але не вводити інший рахунок.

Як і у випадку з вікнами, пов’язаними з клієнтами (наприклад, вікно Створення рахунків-фактур), QuickBooks відображає історичну інформацію про постачальника на правій бічній панелі. Ви можете перемикатися між Постачальником і Транзакціями, створювати швидкі звіти та швидко посилатися на попередні або непогашені рахунки, рахунки-фактури та інші примітки про клієнта, з яким ви працюєте.

Як швидко ввести свої рахунки в QuickBooks 2019

Ви також можете вносити рахунки безпосередньо в реєстр кредиторської заборгованості. Цей метод швидший, але він ускладнює відстеження витрат і товарів.

Якщо ви хочете ввести рахунки безпосередньо в реєстр кредиторської заборгованості, виконайте такі дії:

1.   Виберіть Списки→ План рахунків або натисніть значок План рахунків на домашній сторінці.

Відкривається План рахунків.

2. Відкрийте рахунок Кредиторська заборгованість.

Коли QuickBooks відобразить ваш План рахунків, двічі клацніть рахунок Кредиторська заборгованість у списку. Ви побачите вікно Реєстру кредиторської заборгованості, як показано. Курсор знаходиться в кінці реєстру, готовий і чекає, поки ви введете наступний рахунок.

Вікно Реєстру кредиторської заборгованості.

3. Заповніть інформацію для свого рахунку.

Введіть ту саму інформацію, що й, якби ви заповнювали вікно Введення рахунків. У текстовому полі Постачальник клацніть стрілку вниз і виберіть назву зі спадного меню Постачальник.

Якщо ви введете ім’я постачальника, яке QuickBooks не розпізнає, ви побачите вікно повідомлення Постачальник не знайдено, і QuickBooks попросить вас надати інформацію про цього нового таємничого постачальника. Натисніть «Швидке додавання», щоб програма збирала інформацію з реєстру під час його заповнення, або натисніть «Налаштувати», щоб побачити діалогове вікно «Новий постачальник».

Ви повинні вибрати назву облікового запису. Ймовірно, ви можете знайти потрібний у спадному меню Обліковий запис; якщо ви не можете, введіть один зі своїх. Ви побачите вікно повідомлення «Обліковий запис не знайдено», і QuickBooks попросить вас ввести інформацію про цей новий обліковий запис.

Якщо під час заповнення реєстру ви вирішите, що хочете отримати відшкодування за цей чек або відстежити витрати та елементи, натисніть кнопку «Редагувати транзакцію», щоб побачити вікно «Ввести рахунки». Завершивши заповнення вікна, натисніть Зберегти та створити. Ви повернулися з того, що почали: у вікні Кредиторська заборгованість.

Бачите кнопку Розділи? Ця кнопка «Розділити» працює так само, як і кнопка «Розділити» у вікні реєстру банківського рахунку. Коли ви натискаєте «Розділити», QuickBooks надає додаткові рядки для введення інформації про витрати та клас.

4. Коли ви заповните всю інформацію, натисніть кнопку Запис.

Кнопка «Відновити», розташована праворуч від «Запис», є там, якщо ви заповните реєстр, але вирішите почати все спочатку, перш ніж записати транзакцію. Натисніть «Відновити», щоб очистити інформацію на екрані, і ви отримаєте чистий лист.

Як видалити рахунок у QuickBooks 2019

Припустимо, що ви випадково двічі вводите один і той самий рахунок або вводите рахунок, який справді був призначений для сусіднього підприємства. (Тільки те, що ви відстежуєте рахунки за допомогою комп’ютера, не означає, що вам більше не потрібно уважно переглядати речі.) Ось як видалити рахунок, який ви ввели в реєстр кредиторської заборгованості:

1. Знайдіть рахунок у реєстрі Кредиторської заборгованості одним із таких способів:

• Якщо ви приблизно знаєте, в який день ви ввели рахунок, ви можете прокрутити список, щоб знайти його. Записи перераховані в порядку дат. (Встановіть прапорець 1-рядок, щоб відображати кожну купюру в одному рядку, а не в двох рядках, щоб прискорити прокручування.)
• Якщо ви не пам’ятаєте дату, виберіть «Редагувати» → «Знайти».

А тепер поверніться до вікна реєстру кредиторської заборгованості, яке у вас є…

2. Виберіть рахунок, який потрібно видалити, клацнувши в будь-якому місці рахунку.

3. Виберіть «Редагувати» → «Видалити рахунок».

QuickBooks підтверджує, що ви дійсно хочете видалити транзакцію. Якщо натиснути кнопку «ОК», він сумлінно видалить рахунок із реєстру A/P.

Нагадайте мені оплатити цей рахунок?

Ви можете прив’язати мотузку навколо пальця, але найкращий спосіб переконатися, що ви вчасно оплачуєте рахунки, — це нагадувати вам QuickBooks. Насправді, ви можете зробити вікно повідомлення «Нагадування» першим, що ви побачите, коли запускаєте QuickBooks.

Щоб налаштувати параметри нагадування QuickBooks, ви повинні увійти в систему як адміністратор в однокористувацькому режимі. Потім виберіть «Редагувати»→ «Налаштування». Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Параметри», клацніть піктограму «Нагадування» у списку ліворуч, а потім перейдіть на вкладку «Налаштування компанії», щоб відкрити діалогове вікно, показане тут.

Розділ «Нагадування» діалогового вікна «Параметри».

Переконайтеся, що вибрано кнопку «Показати підсумок» або «Показати список» (ви не можете вибрати «Не нагадувати мені та очікувати отримати нагадування»), а потім повідомте себе за кілька днів, перш ніж вам потрібно буде оплачувати рахунки, ввівши число (10 — за замовчуванням і зазвичай працює добре) у текстовому полі «Дні до терміну», розташованому в стовпці «Нагадати».

Якщо вибрати параметр «Показати підсумок» (перша кнопка праворуч від параметра), ви отримаєте підсумок рахунків, які ви заборгували щоразу, коли запускаєте QuickBooks. Якщо вибрати Показати список (друга кнопка праворуч від параметра), ви отримаєте детальну інформацію про кожен рахунок.

Ви можете переглянути вікно нагадування, коли ви запускаєте QuickBooks або відкриваєте новий файл компанії. У вікні перелічено нагадування (наприклад, форми, які потрібно роздрукувати, і платежі, які потрібно передати) і вказано, які неоплачені рахунки ви повинні сплатити. Ви можете побачити цей список, вибравши Компанія→Нагадування. Зауважте, що ви також можете вказати QuickBooks відображати будь-які нагадування під час відкриття файлу компанії. Для цього виберіть команду «Редагувати» → «Параметри», клацніть «Нагадування», клацніть «Мої параметри», а потім установіть прапорець «Показати список нагадувань під час відкриття файлу компанії».