Електронний білінг у Sage Timeslips

Деякі компанії — насамперед адвокати, які працюють зі страховими компаніями — повинні подавати аудиторським фірмам електронні рахунки за надані послуги. Використовуючи додаток Sage Timeslips Electronic Billing, який підтримує різноманітні формати електронних рахунків, які використовуються більшістю великих аудиторських фірм, ви можете відстежувати свій час, підготувати рахунок у належному електронному форматі, а потім експортувати його до аудиту. фірма.

Відвідайте веб-сайт Sage Timeslips, щоб прочитати про формати доставки електронних рахунків, які може підтримувати Timeslips.

Налаштування електронних рахунків

Щоб використовувати доповнення для електронних рахунків Sage Timeslips, ви повинні налаштувати його, дотримуючись інструкцій, які постачаються з доповненням. Тоді ви можете виставити рахунки у відповідному форматі для аудиторської фірми, з якою ви працюєте. Пам’ятайте, що кожна аудиторська фірма має унікальні налаштування та формати файлів.

Крім того, потрібно визначити клієнтів, для яких ви використовуєте електронну доставку. Почніть, вибравши Імена→ Інформація про клієнта. У вікні Список клієнтів, що з’явиться, двічі клацніть клієнта, для якого застосовується електронна доставка. Потім клацніть вкладку «Угода 2» у вікні «Інформація про клієнта» та встановіть у полі «Електронна доставка» відповідну аудиторську фірму.

У більшості випадків вам також потрібно додати спеціальні поля та призначити їх клієнтам, які використовують фірму-одержувач.

Надбудова електронних рахунків економить ваш час і дає змогу додавати заздалегідь визначені набори користувацьких полів, пов’язаних з певними аудиторськими фірмами.

Для деяких аудиторських фірм для визначення завдань, витрат і рекомендацій необхідно використовувати набір кодів для судового розгляду завдань Американської асоціації юристів (ABA) або Єдину систему управління на основі завдань. Якщо ви створили свою базу даних Timeslips за допомогою стилю бази даних Legal with ABA Litigation Codes, ці коди вже існують у вашій базі даних. Якщо ви використовували будь-який інший шаблон для створення вашої бази даних Timeslips, вам потрібно ввести коди завдань, витрат і посилань у полі «Псевдонім 2» завдання, витрат і довідкового псевдоніма, а також використовувати поле «Псевдонім 1», щоб ввести описовий ім’я, яке ви легко впізнаєте під час створення листів.

У наборі кодів для судового розгляду завдань Американської асоціації юристів та уніфікованій системі управління на основі завдань коди починаються з літер A, E або L. Призначайте коди, які починаються з A, завданням, коди, які починаються з E , і коди, які почніть з L до посилань.

Перевірка процесу електронного виставлення рахунків

Процес електронної доставки рахунків у Sage Timeslips подібний до процесу створення інших рахунків. Ви все одно спочатку розміщуєте свої рахунки на стадії підтвердження, а потім переглядаєте їх і вносите зміни. Але коли ви готові надіслати рахунки, ви експортуєте їх і надсилаєте файли до аудиторської фірми для перевірки.

У нижній частині меню Рахунки виберіть відповідну електронну доставку рахунків або аудиторську компанію, а потім натисніть Експорт. Timeslips запропонує вам ввести папку, в якій зберегти експортовані рахунки. Після завершення експорту ви можете відправити рахунки до аудиторської фірми.

У більшості випадків, коли експорт завершено, Sage Timeslips переміщує рахунки з етапу підтвердження на стадію аудиту. Однак для деяких аудиторських фірм Timeslips затверджує законопроекти.

Timeslips розглядає рахунки на стадії аудиту так само, як і рахунки на стадії підтвердження: Timeslips блокує рахунки, поки аудиторська фірма їх переглядає. Коли фірма зв’язується з вами зі своєю оцінкою, ви схвалюєте законопроекти, які не потребують змін, і очищаєте рахунки, які потребують змін, на етапі аудиту за допомогою вікна «Етапи рахунків» (виберіть Рахунки→ Затвердити або Очистити перевірені рахунки→ Затвердити або очистити рахунки) і внесення необхідних змін. Потім ви знову друкуєте рахунки і повторюєте процес.

Якщо Timeslips затверджує рахунки, які ви надсилаєте до аудиторської фірми, і аудиторська фірма вимагає внести зміни, ви можете очистити вибрані рахунки на вкладці «Скасувати» у вікні «Етапи рахунків», відредагувати їх, роздрукувати знову та повторити процес друку та електронної доставки.

Можливо, аудиторська фірма не оцінить ваш рахунок, перш ніж ви будете готові подати інший. У цьому випадку схвалите вже поданий законопроект і, якщо аудиторська фірма вимагає внести до нього зміни, спробуйте його скасувати. Якщо ви не можете скасувати рахунок, вам потрібно буде ввести кредитну операцію дебіторської заборгованості для початкового рахунку, повторно ввести дані, які з’явилися в цьому рахунку, і створити новий рахунок для надсилання до аудиторської фірми.

Розподіл електронних рахунків

Якщо ви використовуєте функцію розділення рахунків у Timeslips, яка дає змогу встановлювати правила розподілу або розподілу нарахувань за рахунками між хронометристами, пам’ятайте, що різні аудиторські фірми по-різному обробляють роздільну оплату. Деякі дозволяють, але ігнорують, інші дозволяють і використовують, а треті не підтримують.