Експрес-налаштування QuickBooks 2021

QuickBooks 2021 забезпечує дуже швидкий процес налаштування в порівнянні з іншими програмами для бухгалтерського обліку і навіть з деякими старішими версіями програмного забезпечення QuickBooks. По суті, ви заповнюєте деякі поля та натискаєте деякі кнопки, і вуаля — ви в основному налаштували QuickBooks .

1. У першому діалоговому вікні налаштування QuickBooks натисніть кнопку Експрес-початок.

QuickBooks відображає діалогове вікно Радий, що ви тут.

Діалогове вікно Радий, що ви тут

2. Вкажіть назву підприємства.

Вказане вами ім’я входить у звіти QuickBooks і відображається в рахунках-фактурах, які ви надсилаєте клієнтам. Відповідно, ви хочете використовувати свою «справжню» назву компанії. Якщо ваша компанія зареєстрована або створена як товариство з обмеженою відповідальністю (LLC), ви хочете використовувати правильний суфікс або абревіатуру у своєму імені. Не використовуйте , наприклад, товари Acme ; використовувати Acme Supplies, Inc. або Acme Supplies LLC.

Примітка. QuickBooks також використовує назву компанії для файлу даних QuickBooks.

3. Визначте свою галузь.

Наприклад, якщо ви займаєтесь будівельним бізнесом, введіть «будівництво». Коли ви вводите щось у полі «Галузь», QuickBooks перетворює поле на спадне меню, що показує галузі, які він розпізнає. Ви можете вибрати галузь з цього меню (або вибрати галузь, яка найближче до вашого бізнесу).

Будьте уважні й обережні щодо галузі, яку ви вказуєте. QuickBooks створює для вас початковий план рахунків на основі галузі. У плані рахунків перераховані рахунки (або категорії) активів, зобов’язань, доходів і витрат, які QuickBooks використовуватиме для класифікації фінансів вашого бізнесу.

4. Визначте податкову декларацію, яку ви подаєте.

Використовуйте поле Тип бізнесу, щоб указати податкову декларацію, яку подає ваша компанія. Ви можете клацнути це поле, а потім зробити вибір із меню, яке надає QuickBooks.

Меню параметрів податкової декларації QuickBooks містить лише два варіанти для ТОВ: ТОВ з одним членом, які подають свої податки за допомогою податкової декларації власника ТОВ 1040, і ТОВ з кількома учасниками, які подають свої податки як партнерство, використовуючи податкову декларацію 1065. Однак ТОВ також може подавати свої податки як корпорація S або звичайна корпорація C (частина причини, чому бухгалтери люблять ТОВ). Якщо ви керуєте ТОВ, яке подає свої податки як корпорація S, оберіть параметр податкової декларації корпорації S. І якщо ви керуєте ТОВ, яке реєструє як звичайна корпорація C, виберіть цей варіант податкової декларації.

5. Надайте свій ідентифікаційний номер роботодавця.

Скористайтеся полем ідентифікаційного номера роботодавця (EIN), щоб надати ідентифікаційний номер платника податків вашого підприємства. Якщо ви фізична особа-підприємець без працівників, ваш ідентифікаційний податковий номер може бути вашим номером соціального страхування. У всіх інших випадках ідентифікаційним номером платника податків є ваш EIN.

6. Надайте інформацію про адресу компанії.

Використовуйте поля Business Address, щоб надати адресу вашої фірми та контактну інформацію. Сподіваюся, ви не почуваєтеся обдуреними, оскільки я не даю вам інструкцій на кшталт «Введіть вашу вуличну адресу в поле адреси» та «Будь ласка, пам’ятайте, що ваш номер телефону вказано в телефонній скриньці».

Якщо ви коли-небудь вирішите змінити деяку частину інформації, яку ви ввели на попередній сторінці діалогового вікна налаштування QuickBooks, ви можете натиснути кнопку Назад, щоб створити резервну копію.

Якщо ви спостережлива людина, ви, можливо, помітили кнопку «Попередній перегляд налаштувань», яка з’являється у діалоговому вікні «Радий, що ви тут». Ви можете сміливо ігнорувати цю кнопку, але якщо ви справді допитливий кіт, натисніть на неї. QuickBooks відображає діалогове вікно, показане на наступному малюнку, яке визначає стандартні функції QuickBooks, які вмикає процес налаштування QuickBooks, а також рахунки активів, зобов’язань, доходів і витрат, які спочатку відображатимуться у вашому плані рахунків.

О, ще одна річ: діалогове вікно «Попередній перегляд налаштувань вашої компанії» також містить вкладку «Розташування файлу компанії», яка визначає, де буде розташований ваш файл даних QuickBooks. Натисніть «Змінити розташування» та виберіть папку, в якій ви хочете зберегти файл даних QuickBooks. Натисніть OK, коли закінчите, у діалоговому вікні «Попередній перегляд налаштувань компанії», щоб повернутися до екрана «Створення компанії».

Діалогове вікно Попередній перегляд налаштувань компанії

7. Створіть файл даних QuickBooks.

Після того, як ви надасте контактну інформацію компанії, яку запитує QuickBooks, натисніть кнопку Створити компанію. У QuickBooks може відображатися діалогове вікно QuickSetup, яке дозволяє назвати та вказати розташування файлу компанії. Ви можете використовувати діалогове вікно QuickSetup, щоб внести ці зміни, або — моя рекомендація — просто дозволити QuickBooks бути QuickBooks і приймати ці рішення за вас. Після натискання кнопки «Зберегти» QuickBooks створює файл даних, який використовуватиме для зберігання вашої фінансової інформації. (У деяких версіях QuickBooks створення файлу займає кілька хвилин.)

Діалогове вікно швидкого налаштування

Коли QuickBooks закінчить створення вашого файлу, відобразиться діалогове вікно Отримати всі деталі на робочому столі QuickBooks.

Діалогове вікно Отримати всі деталі на робочому столі QuickBooks

8. Визначте своїх клієнтів, постачальників і співробітників.

Коли відобразиться діалогове вікно «Отримати всі деталі на робочому столі QuickBooks», натисніть синю кнопку «Додати» в розділі «Додати людей, з якими ви ведете бізнес». QuickBooks відображає інше діалогове вікно, яке запитує: «Можливо, чи зберігаються імена та адреси контактів в електронному вигляді в іншому місці, як-от Microsoft Outlook чи Google Gmail?»

• • Якщо у вас є ім’я контакту та інформація про адресу, збережена в іншому місці, яке отримає QuickBooks: натисніть відповідну кнопку та дотримуйтесь інструкцій на екрані.
  • В іншому випадку: натисніть кнопку Вставити з Excel або Ввести вручну, а потім натисніть кнопку Продовжити.

Коли QuickBooks відображає діалогове вікно Додати людей, з якими ви ведете бізнес, показане на наступному малюнку, використовуйте рядки відображеного робочого аркуша, щоб описати своїх клієнтів, постачальників і співробітників. Щоб ввести контакт у наступному порожньому рядку:

(a) Виберіть опцію Клієнт, Постачальник або Співробітник (якщо доречно).

(b) Опишіть контакт, використовуючи надані поля: Ім’я, Назва компанії, Ім’я, Прізвище, Електронна адреса, Телефон тощо. Кожен контакт йде у свій ряд.

(c) Двічі натисніть кнопку «Продовжити», коли завершите ідентифікацію своїх контактів, щоб повернутися до діалогового вікна «Отримати всі деталі на робочому столі QuickBooks».

Діалогове вікно Додати людей, з якими ви ведете бізнес

У стовпці Ім’я, який використовується для клієнтів і постачальників, введіть скорочене ім’я або псевдонім для контакту. Ви будете використовувати те, що ви вказали в стовпці Ім’я в QuickBooks, щоб посилатися на контакт, тож ви хочете використовувати щось коротке та солодке. Якщо ви працюєте з клієнтом Джоном Смітом у корпорації IBM, ви можете ввести IBM у стовпець Ім’я, IBM Corporation у стовпці Назва компанії, Джон у стовпці Ім’я тощо.

Якщо ви додаєте будь-яких клієнтів або постачальників, після того, як ви натискаєте кнопку «Продовжити», щоб вийти з діалогового вікна «Додати людей, з якими ви ведете бізнес», QuickBooks запитує про відкриті залишки, які клієнти мають вам або які ви заборгували постачальникам. Вам не потрібно турбуватися про ці відкриті баланси на цьому етапі процесу налаштування.

9. Визначте предмети (речі), які ви продаєте.

Коли відобразиться діалогове вікно «Отримати всі деталі на робочому столі QuickBooks», натисніть кнопку «Додати більше» в розділі «Додати продукти та послуги, які ви продаєте». QuickBooks відображає інше діалогове вікно, яке запитує, який тип речей ви хочете описати: послуги, речі, які ви відстежуєте в інвентарі, речі, які є інвентарем, але які ви не відстежуєте, тощо. (Які елементи списків QuickBooks залежить від галузі, яку ви вказали на кроці 3.) Натисніть відповідну кнопку.

Коли QuickBooks відображає діалогове вікно Додати продукти та послуги, які ви продаєте, показане на малюнку нижче, використовуйте рядки відображеного робочого аркуша, щоб описати продукт або послугу. Для будь-якого товару ви завжди вводите назву, опис і ціну. Однак для деяких елементів можна вказати набагато більш детальну інформацію, ніж лише цю скелетну інформацію. Натисніть кнопку Продовжити, коли завершите визначення своїх продуктів і послуг. QuickBooks може спробувати продати вам деякі додаткові речі (наприклад, чеки Intuit), але не соромтеся натискати Ні, завдяки, щоб повернутися до діалогового вікна Отримати всі деталі на робочому столі QuickBooks.

Діалогове вікно Додати продукти та послуги, які ви продаєте

10. Опишіть свої банківські рахунки.

Коли відобразиться діалогове вікно «Отримати всі деталі на робочому столі QuickBooks», натисніть кнопку «Додати» в розділі «Додати свої банківські рахунки». Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно Додати свої банківські рахунки, показане на наступному малюнку, використовуйте робочу таблицю, щоб описати кожен банківський рахунок, який ви використовуєте для своєї компанії: його назву, номер рахунку, баланс на дату конвертації та фактичну дату конвертації. Натисніть кнопку «Продовжити», коли завершите визначення своїх банківських рахунків, щоб повернутися до діалогового вікна «Отримати всі деталі на робочому столі QuickBooks».

11. Почніть працювати з QuickBooks.

Коли відобразиться діалогове вікно Отримати всі деталі на робочому столі QuickBooks, натисніть кнопку Почати роботу. QuickBooks відображає вікно програми QuickBooks. Ви закінчили.

Діалогове вікно Додати свої банківські рахунки

Якщо ви не зареєструвалися під час процесу встановлення, у певний момент після запуску QuickBooks ви побачите вікно повідомлення із запитом, чи хочете ви активувати QuickBooks. Якщо ви не активуєте або не зареєструєтеся, ви можете використовувати продукт кілька разів або близько того, а потім — хам! — програма блокується, і ви більше не можете отримати доступ до своїх файлів. Ви або реєструєте його, або не можете ним користуватися. Мені не подобається, коли мене примушують щось робити, але хвилюватися щодо необхідності реєстрації QuickBooks — марна трата часу.

Найпростіший варіант – зареєструватися, коли ви побачите це повідомлення. Ось як: Коли QuickBooks відображає вікно повідомлення із запитом, чи бажаєте ви зареєструватися, натисніть кнопку Онлайн, щоб зареєструватися онлайн, або натисніть кнопку Телефон, щоб зареєструватися по телефону. Якщо ви виберете опцію «Телефон», QuickBooks відобразить інше діалогове вікно, яке надасть вам номер телефону, щоб зателефонувати, і надасть простір для введення реєстраційного номера.