Діяльність бухгалтера в QuickBooks Online Accountant

Бухгалтерам часто потрібно перекласифікувати операції, перевіряти недійсні та видалені операції, списувати рахунки-фактури та виконувати інші дії. QuickBooks Online Accountant (QBOA) містить інструменти, які полегшують виконання цих дій.

Щоб переглянути та використовувати інструменти, які QBOA надає бухгалтерам, відкрийте будь-яку клієнтську компанію QBO. Потім на панелі інструментів QBOA натисніть кнопку Інструменти бухгалтера (таку, яка виглядає як валіза). QBOA відображає меню «Інструменти бухгалтера», яке показано тут.

Меню Інструменти бухгалтера містить команди, спеціально розроблені для допомоги бухгалтеру.

Сторінка підготовки до податків у QBOA

Ви використовуєте інструмент "Підготовка до податків", щоб налаштувати та переглянути рахунки, перш ніж готувати податки клієнта. Сторінка Підготовка до податків замінює сторінку Пробний баланс. Сторінка добре розроблена, щоб допомогти вам знайти облікові записи, які потребують коригування наприкінці року, і легко внести їх, надавши посилання на транзакцію журналу.

На сторінці, яку ви бачите, спочатку представлено робочий пробний баланс, як показано тут.

Вкладка «Перегляд і коригування» на сторінці «Підготовка до податків».

• Значення в стовпці Нескоригований баланс заблоковані на сторінці, щоб захистити цілісність даних.Якщо ви клацнете карати поруч із різними заголовками (тобто поточні активи, банківські рахунки тощо), ви побачите, що можна натиснути посилання Зробити коригування в стовпці «Дії» поруч із відповідним рахунком, щоб створити коригувальні записи в журналі для цей рахунок. Коли ви натискаєте посилання, QBOA відкриває вікно журналу, де ви можете записати коригувальний запис, і QBOA автоматично вибирає Чи коригує запис журналу? прапорець. Після того, як ви збережете запис, QBOA знову відобразить сторінку «Підготовка до податків» і вкаже, що ви внесли зміни (див. наступний малюнок). Якщо ви погоджуєтеся зі зміною, QBOA оновить сторінку Prep for Taxes, щоб включити ваші коригування; крім того, QBOA змінює стовпець Скоригований баланс, щоб відобразити ваше коригування.

Сторінка Підготовка до податків після того, як ви внесете коригувальний запис і перед тим, як прийняти запис.

• Ви можете клацнути будь-яку цінність у доларах, яка з’являється як посилання, щоб переглянути звіт про всі трансакції, які складають цей баланс. Зі звіту можна перейти до певної транзакції та, якщо необхідно, змінити її. Після того, як ви збережете транзакцію та повторно відобразите звіт, ви можете натиснути посилання Назад до підготовки до податків у верхній частині сторінки звіту, щоб повторно відобразити сторінку Підготовка до податків. Ще раз QBOA вказує, що ви внесли зміни, і, після того як ви приймете зміни, оновлює сторінку Підготовка до податків, щоб включити зміни.
• Ви можете використовувати стрілку вниз у стовпці «Дії», щоб додати примітки та прикріпити документи до певного рядка. Це допоможе вам згадати, чому ви внесли конкретне налаштування.

Якщо ви використовуєте ProConnect Tax Online, хмарне програмне забезпечення для підготовки податків Intuit, для підготовки податкової декларації клієнта, вам потрібно переконатися, що облікові записи вашого клієнта правильно зіставлені з рядками на податкових формах. Функція Prep for Taxes автоматично відображає більшість залишків на рахунках до рядків у податкових формах, які ви подаватимете для корпорацій, які використовують форму IRS 1120 (для корпорацій) або 1120s, партнерств, які використовують форму IRS 1065, некомерційних організацій, які використовують форму IRS 990, і приватних підприємців, які використовують Форма 1040 IRS. Для інших типів бізнес-організацій ви можете вручну призначити рахунки до рядків податкової форми. Ви також можете вручну призначити рядки в податкових формах для рахунків, які інструмент не розпізнає, і змінити призначення податкових рядків за потреби. Зауважте, що кнопка Переглянути податкову декларацію недоступна, якщо ви ще не вибрали податкову форму для компанії-клієнта QBO.

Натисніть вкладку «Податкові карти» на сторінці «Підготовка до податків», щоб побачити сторінку, яку ви використовуєте для відображення минулорічної інформації про компанію QBO безпосередньо в податкових формах.

Вкладка "Податкові карти" на сторінці "Пробний баланс".

Якщо ви ще не вибрали податкову форму для компанії QBO, під час першого вибору вкладки "Податкові карти" вам буде запропоновано вибрати її. Або ви можете натиснути кнопку «Редагувати» (олівець) біля вибраної форми в нижній лівій частині сторінки «Підготовка до податків» і вибрати податкову форму.

Щоб призначити обліковий запис до рядка податкової форми або відредагувати рядок, якому призначено обліковий запис, натисніть посилання Призначити податковий рядок. QBOA відображає панель «Призначити податкову лінію» у правій частині екрана, яка містить поле зі списком, з якого вибираєте відповідний рядок податкової форми, а потім клацніть «Зберегти».

Коли ви завершите перегляд сторінки «Підготовка до податків» та внесете коригування в записи, ви можете натиснути кнопку «Вибрати параметр оподаткування» у верхньому правому куті сторінки, а потім натиснути «Створити нову декларацію» або «Оновити існуючу декларацію» (якщо доречно), щоб передати інформацію до ProConnect Tax Online і створіть податкову декларацію. Ви нічого не платите за використання функції підготовки до податків; Ви сплачуєте лише тоді, коли друкуєте або надсилаєте електронну декларацію з ProConnect Tax Online.

Якщо ви не користуєтеся ProConnect Tax Online або не готуєте податки, у вас є можливість експортувати коригування до файлу значень, розділених комами (CSV), який можна читати в Excel, щоб ви могли імпортувати їх в окрему програму. . Виберіть параметр Експортувати файл CSV на кнопці Вибрати податкову декларацію.

Перекласифікація операцій в QBOA

Якщо ви виберете Перекласифікувати операції з меню Інструменти бухгалтера, з’явиться сторінка Перекласифікувати операції (див. наступний малюнок). Ви можете використовувати цю сторінку, щоб перекласифікувати операції, не турбуючись про дату закриття компанії.

Використовуйте цю сторінку, щоб перекласифікувати транзакції.

Ви використовуєте інформацію в розділі «Рахунки» ліворуч на сторінці та розділі «Транзакції» у правій частині сторінки, щоб відфільтрувати діапазон дат і тип рахунків (прибутки та збитки або баланс), які ви хочете розглянути. Потім ви вибираєте обліковий запис у лівій частині сторінки, і QBOA відображає транзакції, які відповідають критеріям, у правій частині сторінки. Ви можете перекласифікувати, окремо або як групу, транзакції, які відображають зелене коло.

Щоб перекласифікувати транзакції, виконайте наведені нижче дії.

1. У лівій частині сторінки встановіть діапазон дат, який потрібно враховувати, разом із базою обліку.

2. У списку «Перегляд» виберіть тип рахунків, який потрібно розглянути — рахунки прибутків і збитків або рахунки балансу.

3. Клацніть обліковий запис у списку під полем Перегляд, щоб переглянути трансакції цього облікового запису.

Трансакції в рахунку відображаються в правій частині сторінки.

4. Над списком трансакцій у правій частині сторінки встановіть фільтри для відображення типів трансакцій, які ви можете перекласифікувати.

Ви можете вносити зміни в транзакції, які відображають зелені кола. Ви також можете клацнути трансакцію, щоб відкрити її у вікні транзакції, а потім внести до неї зміни.

5. Щоб змінити кілька трансакцій одночасно, виберіть їх, поставивши прапорець біля них.

6. Під списком трансакцій встановіть прапорець Для вибраних транзакцій, Змінити.

7. У списку Account To вкажіть інший обліковий запис.

Якщо відстеження класів увімкнено, ви також побачите поле для зміни призначеного класу, так само, як ви можете змінити обліковий запис.

8. Натисніть кнопку Перекласифікувати.

Перевірка недійсних та видалених транзакцій

Ви можете натиснути Скасовані/Видалені операції в меню Інструменти бухгалтера, щоб відобразити журнал аудиту. У режимі перегляду журналу аудиту за замовчуванням (див. наступний малюнок) відображається інформація про транзакції, які були анульовані або видалені. Але ви можете натиснути кнопку «Фільтр», щоб встановити різноманітні фільтри для перегляду інших типів транзакцій і подій.

Використовуйте журнал аудиту, щоб переглянути всі види діяльності в компанії QBO.

Списання рахунків-фактур

Якщо вибрати «Списання рахунків-фактур» у меню «Інструменти бухгалтера», відобразиться сторінка «Списання рахунків-фактур», яка дає змогу переглядати рахунки-фактури, які можна списати, а потім списати їх на рахунок за вашим вибором. У верхній частині сторінки ви встановлюєте фільтри для відображення рахунків-фактур, які потрібно переглянути. Виберіть вік рахунків-фактур, щоб переглянути їх

• Більше 180 днів
• Більше 120 днів
• У поточному звітному періоді
• У встановленому вами спеціальному діапазоні дат

Ви також можете встановити ліміт балансу.

Як показано на наступному малюнку, QBOA відображає дату, вік, номер рахунка-фактури, ім’я клієнта, початкову суму рахунка-фактури та суму, яка ще до сплати в рахунку-фактурі. Щоб списати будь-які рахунки-фактури, установіть прапорець біля них. Потім унизу сторінки виберіть обліковий запис, який потрібно використовувати для списання рахунків-фактур, і натисніть кнопку Попередній перегляд і списання.

Функція списання не робить коригувальних записів у поточному періоді; замість цього він вносить коригування в період, в якому була створена транзакція, і може негативно вплинути на закриті періоди. Щоб списати товар у закритий період, перегляньте цю онлайн-статтю .

Списання рахунків-фактур.

QBOA відображає діалогове вікно підтвердження списання, показане на наступному малюнку. Якщо інформація в діалоговому вікні правильна, натисніть Списати. В іншому випадку натисніть Скасувати.

Підтвердьте, що ви хочете списати вибрані рахунки-фактури.

Закриття книг

Ви використовуєте команду «Закрити книги» в меню «Інструменти бухгалтера», щоб відобразити сторінку «Додатково» діалогового вікна «Обліковий запис і налаштування» компанії QBO, показаного на наступному малюнку. Ви можете натиснути будь-де в розділі «Бухгалтерський облік», щоб відредагувати поля в цьому розділі, які містять дату закриття для книг.

Встановлення дати закриття.

Ви можете встановити дату закриття, а потім дозволити зміни до дати закриття після того, як QBO видасть попередження, або ви можете вимагати пароль для введення змін до дати закриття. Натисніть Готово, щоб зберегти зміни.

Перегляд звітів у QBOA

QBOA містить деякі звіти, які представляють особливий інтерес для бухгалтерів. Якщо відкрити клієнтську компанію QBO, а потім у меню Інструменти бухгалтера клацнути Звіти бухгалтера, з’явиться сторінка Звіти. Звіти, позначені як вибрані, з’являються першими, і якщо ви прокрутите вниз, ви знайдете всі звіти, організовані за різними групами. Звіти в групі «Для мого бухгалтера» (більшість зображена на наступному малюнку) можуть бути особливо цікавими для вас, оскільки вони містять такі звіти, як звіт «Коригований пробний баланс», звіт «Коригування записів у журналі» тощо. Переглядаючи ці звіти, не забудьте прокрутити сторінку вниз. Щоб будь-який з цих звітів відображався у верхній частині сторінки «Звіти» (щоб вам не потрібно було прокручувати вниз), клацніть зірочку біля звіту, щоб позначити його як вибраний.

Звіти, орієнтовані на бухгалтера, доступні в QBOA.

Якщо ви виберете «Звіти управління» в меню «Інструменти бухгалтера» (або клацнете вкладку «Звіти управління», що з’являється на відображеній сторінці «Звіти»), QBOA відобразить два налаштовані звіти в стилі управління: «Основні фінансові показники компанії» та «Розширені фінансові показники компанії». Обидва звіти містять колекцію звітів, доповнену елегантною титульною сторінкою та змістом. Натисніть посилання «Переглянути» у стовпці «Дія», щоб переглянути звіти на екрані або завантажити їх на свій комп’ютер у вигляді файлів PDF.

Розширений фінансовий звіт компанії містить прибутки та збитки, баланс, звіт про рух грошових коштів, а також звіти про старіння A/R та звіти про старіння A/P. Основний фінансовий звіт компанії містить усі звіти, крім звітів про старіння. Якщо натиснути стрілку вниз у стовпці «Дії», а потім натиснути «Редагувати», ви можете редагувати пакет звітів, щоб додати або видалити звіти та змінити зовнішній вигляд сторінок у звіті, зокрема визначити, чи відображатимуться у звіті такі сторінки, як зміст. . Використовуючи ту саму стрілку вниз у стовпці «Дія», ви можете надсилати ці звіти електронною поштою, експортувати інформацію до файлів PDF або DOCX і робити їх копії, щоб створити власний набір звітів про управління.

Скопіюйте один із цих звітів, перш ніж змінити його, — чудова ідея; таким чином ви збережете оригінальний звіт без змін, але також створите його власну версію.

Якщо вибрати «Мої спеціальні звіти» в меню «Інструменти бухгалтера» або на вкладці «Спеціальні звіти» на сторінці «Звіти», відобразяться звіти, які ви налаштували та зберегли. Також ви можете натиснути Інструменти звітів у меню Інструменти бухгалтера, щоб встановити дати звітів за замовчуванням та основу обліку. Ви також можете переглянути статус звірки рахунків для готівкових рахунків та рахунків кредитних карток, а також переглянути та встановити дату закриття компанії.

Майте на увазі, що будь-які зміни, які ви вносите за допомогою інструментів звітів, скидають усі дати звітів за замовчуванням і основу обліку, навіть якщо ви запускаєте звіт на екрані Звіти. Отже, якщо у звіті використовується неочікуваний набір дат або облікова база, перевірте значення, установлені в розділі Інструменти звітів.

Також у меню Інструменти бухгалтера ви знайдете команду Інструменти звітів. Якщо ви виберете цю команду, QBOA відобразить сторінку «Звіти та інструменти за замовчуванням», яка дає змогу встановити дати за замовчуванням, які ви хочете використовувати для звітів та інструментів у компанії-клієнті QBO. Ці дати за замовчуванням не застосовуються до звітів про заробітну плату, оскільки нарахування заробітної плати є окремим продуктом, і вони не застосовуються до швидких звітів, які запускаються зі сторінки План рахунків; за умовчанням для періоду швидких звітів автоматично встановлено значення «З 90 днів тому».

Сторінка "Звіти та інструменти за замовчуванням" також показує, чи закриті книги, і містить кнопку, щоб закрити книги, а сторінка показує стан звірки банківських рахунків і рахунків кредитної картки.

Короткий огляд інших інструментів бухгалтерії в QBOA

Меню «Інструменти бухгалтера» містить кілька інших інструментів, які полегшують життя бухгалтера, наприклад сторінку «Узгодження»; на цій сторінці ви можете вибрати звірку вибраного облікового запису або переглянути наявні звіти про звірку.

Крім того, у меню Інструменти бухгалтера можна вибрати Записи в журналі, щоб відобразити вікно Запис в журналі, або План рахунків, щоб відобразити вікно Плану рахунків. Ви також можете використовувати команду «Нове вікно», щоб швидко відкрити нове вікно в QBOA.

Нарешті, з меню Інструменти бухгалтера ви можете вибрати ProConnect Tax Online, що відкриє нове вікно веб-переглядача і переведе вас до податкового центру ProConnect Tax Online, де ви можете побачити статус податкових декларацій ваших клієнтів. ProConnect Tax Online підключається до вашого облікового запису QBOA, але насправді є окремим продуктом із власними меню на панелі навігації.