Додаткові параметри налаштування для рахунків-фактур QuickBooks 2014

Інструменти налаштування форми QuickBooks легко збивають з пантелику нових користувачів QuickBooks. Але зазвичай спосіб розпочати будь-яку настройку — це повозитися з тим, що QuickBooks називає своїми додатковими параметрами налаштування.

1 Натисніть на вкладку Форматування у вікні Створити рахунок-фактуру, а потім натисніть кнопку Налаштувати макет даних.

QuickBooks відображає діалогове вікно Додаткова настройка. Це діалогове вікно дає змогу керувати як інформацією, яка відображається у ваших рахунках-фактурах, так і способом друку рахунків-фактур. Ви не можете використовувати діалогове вікно Додаткове налаштування, якщо ви працюєте з одним із шаблонів рахунків-фактур за замовчуванням — лише якщо ви працюєте з копією.

Відповідно, QuickBooks може запропонувати вам зробити копію шаблону рахунка-фактури, коли ви натиснете кнопку Додаткова настройка.

2 Вкажіть інформацію заголовка.

Вкладка «Заголовок» діалогового вікна «Додаткове налаштування» дає змогу вказати, яка інформація міститься у верхній частині вікна «Створення рахунків-фактур» і у верхній частині фактично друкованої форми рахунка-фактури. Ця інформація, яка називається заголовком, містить номер рахунка-фактури, дату рахунка-фактури, а також інформацію про оплату й доставку.

Ви також можете вибрати спосіб позначення інформації, заповнюючи або редагуючи вміст текстових полів. Наприклад, прапорці «Заголовок за замовчуванням» дозволяють вказати, чи має відображатися назва форми в екранній версії рахунка-фактури (це буде у вікні «Створення рахунків-фактур») та у друкованій версії рахунка-фактури.

У текстовому полі «Заголовок за замовчуванням» можна вказати назву форми. Подібним чином прапорці «Дата» дозволяють вказати, чи має відображатися дата як на екранній, так і на друкованій версії рахунка-фактури, а також яку мітку слід використовувати для опису дати рахунка-фактури. На малюнку як заголовок форми рахунка-фактури використано розумний описовий текст Рахунок-фактура.

Під час виконання цих налаштувань QuickBooks оновлює вікно попереднього перегляду, яке показано у правій половині діалогового вікна «Додаткове налаштування», щоб ви могли побачити, як виглядають ваші зміни.

3 Вкажіть інформацію про стовпці.

Частина рахунка-фактури в стовпцях детально описує позиції, на які виставляється рахунок-фактура. Наприклад, стовпці рахунків-фактур на продукти описують конкретні продукти, включаючи ціну та кількість; вони також описують товари, на які виставляється рахунок. Стовпці рахунку-фактури за послуги описують конкретні послуги, які виставляються.

Як ви можете здогадатися, уважно подивившись на малюнок, вкладка «Стовпці» діалогового вікна «Додаткове налаштування» виглядає як вкладка «Заголовок». Ви використовуєте прапорці «Екран» і «Друк», щоб указати, чи має відображатися конкретна частина інформації на рівні стовпця як стовпець у вікні «Створення рахунків-фактур» чи у фактично створеному рахунку-фактурі.

Аналогічно, ви використовуєте текстові поля «Заголовок» для надання описових міток, які QuickBooks використовує у вікні «Створення рахунків-фактур» та у друкованій формі рахунка-фактури.

Єдина незвичайна опція, показана на вкладці «Стовпці», — це текстові поля «Порядок». У полі Порядок можна вказати порядок (зліва направо), у якому мають відображатися стовпці. Наприклад, якщо номер або код товару мають відображатися в першому стовпці ліворуч, ви вводите значення 1 у полі Порядок рядка позицій.

4 Вкажіть інформацію про стовпці програми.

Частина рахунка-фактури «програмні стовпці» надає інформацію, яка стосується ситуацій, у яких ви використовуєте поточні рахунки. Ви можете натиснути вкладку Prog Cols діалогового вікна «Додаткове налаштування», щоб додати та видалити таку інформацію, як замовлена ​​сума, попередньо виставлена ​​сума та будь-які суми, які були замовлені раніше.

Вкладки «Заголовок», «Стовпці» та «Програмні стовпці» дозволяють вносити зміни до форм рахунків-фактур, але не нервуйте надто внесення ідеальних змін з першого разу. Ви можете легко побачити, як саме виглядають ваші зміни, скориставшись полем «Попередній перегляд» (якщо ваш зір кращий за мій) або натиснувши «ОК», а потім уважно переглянувши нову версію вікна «Створення рахунків-фактур».

Якщо ви зрозуміли, що зробили помилку — можливо, ви використали неправильний описовий текст або неправильно впорядкували стовпці — ви можете знову налаштувати свій рахунок-фактуру і таким чином виправити свої попередні помилки.

5 Вкажіть інформацію нижнього колонтитула.

На вкладці «Нижній колонтитул» діалогового вікна «Додаткове налаштування» можна вказати, яка інформація відображатиметься у вікні «Створення рахунків-фактур» під областю стовпців і в фактично надрукованому рахунку-фактурі під областю стовпців.

Інформація в нижньому колонтитулі містить повідомлення клієнта, загальну суму рахунку-фактури, інформацію про платежі та кредит, поле балансу та (необов’язково) довше текстове поле. Ви працюєте з вкладкою «Нижній колонтитул» так само, як і з іншими вкладками.

Якщо ви хочете, щоб з’явилася деяка частина інформації, установіть прапорці Екран і Друк. Щоб змінити фрагмент тексту, який використовує QuickBooks, відредагуйте вміст текстового поля «Заголовок».

6 Вкажіть інформацію для друку.

Вкладка «Друк» діалогового вікна «Додаткове налаштування» дозволяє вам трохи контролювати, як QuickBooks друкує рахунки-фактури, які використовують шаблон, який ви налаштували.

Наприклад, перемикач у верхній частині вкладки дозволяє вказати, що під час друку цього конкретного шаблону рахунка-фактури QuickBooks має використовувати звичайні старі налаштування принтера рахунків-фактур або інші спеціальні параметри друку. Параметри друку також дозволяють вказати QuickBooks, як він має нумерувати сторінки багатосторінкового рахунку-фактури.

Ви можете повернути всі налаштування рахунків-фактур до стану за замовчуванням, натиснувши кнопку За замовчуванням. Однак, коли ви робите це, ви видаляєте всі внесені вами зміни або налаштування.