Відстежуйте дебетові, банкоматні та кредитні картки клієнтів у QuickBooks 2019

Дебетові та банкоматні картки, якщо ви приступите до цього, взагалі не є кредитними картками. Використання дебетової або банкоматної картки більше схоже на написання чека, ніж будь-що інше. Замість того, щоб знімати гроші, виписуючи чек, ви знімаєте гроші за допомогою дебетової картки.

Хоча трансакція з дебетовою карткою іноді виглядає (принаймні для ваших друзів і продавців, у яких ви робите покупки) як транзакція з кредитною карткою, ви повинні ставитися до трансакції дебетової картки так само, як і до чека. Коротше кажучи, ось що вам потрібно зробити:

• Коли ви стягуєте щось з дебетової картки, запишіть транзакцію так само, як записуєте звичайний чек. Ви можете ввести номер транзакції як номер чека або в рядок Memo, щоб ви могли відстежувати трансакцію.
• Коли ви знімаєте готівку за допомогою дебетової картки, запишіть операцію як звичайне зняття (або переказ на дрібний рахунок), ніби ви прийшли до банку з квитанцією про зняття коштів.
• Коли ви робите депозит через банкомат за допомогою дебетової картки, запишіть транзакцію так само, як і звичайний депозит.

А як щодо кредитних карток клієнтів?

Якщо ви ще цього не знаєте, хоча ваші клієнти, ймовірно, люблять платити вам кредитними картками, кредитні картки клієнтів створюють для вас головний біль. Причина в тому, що ваш банк-продавець або обробник кредитних карток об’єднує витрати за кредитною карткою клієнтів, а потім — можливо, щодня, а може, кожні кілька днів — вкладає велику пачку готівки на ваш банківський рахунок. Готівка – це сума останніх стягнень з кредитної картки мінус комісія.

Все це звучить досить нешкідливо, але ось приклад того, як це працює. Клієнти A, B і C приходять у понеділок і витрачають 5, 10 і 15 доларів відповідно. Потім, у вівторок, клієнти D, E і F приходять і витрачають 10, 50 і 30 доларів відповідно. У середу ви нічого не продаєте тому, хто користується кредитною карткою, але ви бачите депозит у розмірі 105 доларів США на вашому банківському рахунку від компанії, що займається кредитною карткою.

Проблема в тому, що ви дивитеся на суму операцій з кредитними картками за останні два дні і знаєте, що вони сягають 120 доларів США, тому що це загальна сума, яку ви продали клієнтам A, B, C, D, E і F. Отже, що зі 105$? Недостатні 15 доларів є платою за обслуговування? О, ні, зачекай. Можливо, клієнт А зателефонував у компанію своєї кредитної картки й заблокував перший платіж у розмірі 5 доларів США. А може, це був Клієнт Б?

Якщо ви приймаєте кредитну картку, ви знаєте, як це працює, чи не так? Це королівський головний біль.

Я думаю, що у вас, ймовірно, є два розумні підходи до боротьби з цим божевіллям:

• Спосіб хорошого бухгалтера: Ви можете записувати платежі клієнта кредитною карткою звичайним способом — так, як очікує QuickBooks. Good Accountant's Way створює гарні, точні записи, але ціною величезних клопотів з бухгалтерією. Цікавить більше інформації? Чудово! Використовуйте команду QuickBooks Help для пошуку в онлайн-довідці QuickBooks за темою запису платежу кредитною карткою.
• Спосіб поганого бухгалтера: ви можете просто записувати операції з квитанціями про продаж, коли компанія, що займається кредитною карткою, вносить чисті суми витрат на ваш банківський рахунок. Іншими словами, використовуючи приклади чисел, наведені в попередньому абзаці, замість того, щоб записувати окремі транзакції для клієнтів A, B, C, D, E і F, коли відбуваються продажі, ви можете записати трансакцію в розмірі 105 доларів США, коли компанія кредитної картки вносить депозит 105 доларів США на ваш банківський рахунок. Якщо ви знаєте плату за обслуговування компанії-кредитної картки, ви також можете записати це, використовуючи запис у журналі. (Ви, мабуть, захочете звернутися за допомогою до свого бухгалтера з цього приводу.)

Я повинен сказати тобі щось інше. Спосіб поганого бухгалтера, ймовірно, не виправданий, якщо ви не перебуваєте в ситуації великого обсягу — наприклад, у роздрібному магазині — і коли ви використовуєте систему періодичної інвентаризації або коли ви не продаєте товарні запаси. Якщо у вас є лише кілька операцій з кредитними картками — скажімо, одна кожні кілька днів — або якщо ви намагаєтеся використовувати систему постійної інвентаризації, вам слід скористатися методом Good Accountant’s Way.