Відстеження платежів клієнтів у QuickBooks 2003

Якщо ваші клієнти не завжди платять вам наперед за свої покупки, вам потрібно зафіксувати інший тип платежів — ті, які клієнти здійснюють, щоб погасити або оплатити те, що ви виставили їм за рахунок. Щоб зафіксувати платежі, звичайно, вам потрібно спочатку записати рахунки-фактури для клієнта. Якщо ви видаєте кредитні авізо, які клієнти можуть використовувати для зменшення сум, які вони заборгували, вам також потрібно спочатку записати кредитні авізо для клієнта. Решта - легко.

Щоб отримати доступ до великої кількості інформації про клієнтів на одній сторінці, виберіть Клієнти –> Центр клієнтів. З’явиться Центр клієнтів із переліком непогашених залишків, неоплаченого часу та витрат, а також клієнтів за прибутковістю.

Щоб відкрити вікно отримання платежів, просто виберіть Клієнти –> Отримати платежі. Або виберіть «Клієнти» зі списку «Навігатори», а потім натисніть піктограму «Отримати платежі». Потім опишіть платіж клієнта та сплачені рахунки. Щоб отримати детальнішу інформацію, прочитайте наступні кроки:

1. Виберіть Клієнти –> Отримати платежі.

З’явиться вікно отримання платежів.

2. Визначте замовника і, якщо необхідно, роботу.

Активуйте спадний список Клієнт:Вакансія та виберіть клієнта або роботу, клацнувши його. QuickBooks перераховує відкриті або неоплачені рахунки-фактури для клієнта у великому списку «Неоплачені рахунки/виписки» у нижній частині вікна.

3. Вкажіть дату платежу.

Натисніть Tab, щоб перемістити курсор до текстового поля Дата та ввести правильну дату у форматі ММ/ДД/РР.

4. Введіть суму платежу.

Наведіть курсор на рядок Сума та введіть суму платежу клієнта.

5. (Необов’язково) Вкажіть спосіб оплати.

Активуйте Pmt. Спосіб, що розкривається, і виберіть спосіб оплати.

6. (Необов'язково) Введіть номер чека.

Перемістіть курсор до рядка Реф./Контрольний номер. Потім ви вводите номер чека з чека клієнта. Вам потрібно виконати цей крок? Ні. Але ця інформація може бути корисною, якщо у вас або клієнта пізніше виникнуть запитання про те, які чеки сплачені за які рахунки.

7. (Необов'язково) Додайте опис нагадування.

Використовуйте опис пам’ятки для збереження певної інформації, яка допоможе вам якимось чином. Зауважте, що це поле друкується у виписці клієнта.

8. Вирішіть, як ви хочете обробити платіж.

Кнопки параметрів у нижньому лівому куті вікна мають виглядати трохи знайомими, оскільки вони також з’являються у вікні «Введіть квитанції». Ці параметри дають вам змогу вказати, чи згрупувати платіж з іншими недепонованими коштами чи внести його безпосередньо на рахунок.

9. Якщо у клієнта є якісь непогашені кредити, вирішіть, чи застосовувати їх у цьому платежі.

QuickBooks підсумовує суми будь-яких наявних кредитів клієнта. Вони можуть бути будь-якими: від переплати за попереднім рахунком-фактурою до повернення кредиту чи чогось іншого.

Якщо ви хочете застосувати кредитове авізо до певного відкритого рахунка-фактури, виберіть рахунок-фактуру та натисніть кнопку Встановити кредити. Коли QuickBooks відобразить вкладку Кредити діалогового вікна Знижки та кредити, клацніть кредитне авізо, яке потрібно застосувати.

10. Визначте, які відкриті рахунки-фактури сплачує клієнт.

Якщо вибрано параметр «Автоматично застосовувати платежі», QuickBooks автоматично застосовує платіж до відкритих рахунків-фактур, починаючи з найстарішого відкритого рахунка-фактури. Ви можете змінити цю програму, ввівши суми в колонку Оплата. Просто натисніть суму платежу відкритого рахунка-фактури та введіть правильну суму.

Ви можете залишити частину платежу незастосованою, якщо хочете. Ви також можете створити кредитне авізо для незастосованої частини платежу клієнта, натиснувши кнопку Друк кредитного авізо.

Якщо ви хочете застосувати платіж клієнта до найстаріших відкритих рахунків-фактур, натисніть кнопку Автоматично застосувати. Якщо ви хочете скасувати платежі, які ви вже застосували до відкритих рахунків-фактур, натисніть кнопку Очистити вибір. Очистити виділення та «Автоматичне застосування» — це одна й та ж кнопка. QuickBooks змінює назву кнопки залежно від того, чи ви вже застосували платежі.

11. За потреби відкоригуйте знижки до раннього платежу.

Якщо ви пропонуєте умови оплати, які включають знижку дострокового платежу, QuickBooks зменшує початкову суму відкритого рахунка-фактури (показана в стовпці Orig. Amt.) на знижку дострокового платежу, яку ви вказуєте для розрахунку скоригованої суми до сплати (показано в стовпці Сума до сплати). ).

Щоб указати знижку, виберіть відкритий рахунок-фактуру, у якому є знижка дострокового платежу, яку потрібно змінити. Потім натисніть кнопку Інформація про знижку. Без вагань або без вагань з’являється вкладка Знижка діалогового вікна Знижки та кредити. Введіть суму знижки в доларах у текстовому полі Сума знижки. Потім укажіть рахунок витрат, який ви хочете використовувати для відстеження знижок дострокових платежів, активувавши спадний список Рахунок знижки та вибравши один з облікових записів. (Витрати на відсотки, ймовірно, є хорошим обліковим записом для використання, якщо ви не хочете створити спеціальний рахунок витрат на ранні знижки, який називається щось на кшталт Discount Expense або Discounts Given. Зрештою, знижки дострокових платежів становлять відсотки.)

Коли ви закінчите, натисніть OK, щоб повернутися до вікна отримання платежів.

12. Запишіть платіжну інформацію клієнта.

Після того, як ви визначите, які рахунки-фактури сплачує клієнт (незастосована сума, ймовірно, має відображатися як нуль), ви готові записати платіжну інформацію клієнта. Ви можете зробити це, натиснувши Зберегти та створити або Зберегти та закрити. QuickBooks зберігає платіж клієнта, який відображається на екрані. Якщо натиснути Зберегти та створити, QuickBooks відобразить порожнє вікно отримання платежів, щоб ви могли ввести інший платіж.

Ви можете повернутися до платежів клієнтів, які ви записали раніше, натиснувши кнопку Попередній.