Встановлення правил у QuickBooks Online для прийняття трансакцій

QuickBooks Online намагається вивчити ваші звички, коли ви переглядаєте завантажені транзакції; Ви можете допомогти цьому процесу, встановивши правила, яким слід дотримуватися QBO. Встановлюючи правила, ви прискорюєте процес розгляду, оскільки фактично наперед повідомляєте QBO, як поводитися з певними типами транзакцій.

Як працюють правила

Припустимо, наприклад, що ви купуєте бензин для службових автомобілів на АЗС Shell і завжди оплачуєте за допомогою кредитної картки, яку ви підключили до фінансової установи в QBO. Фактично, ви хочете класифікувати всі транзакції на станціях Shell до свого рахунку витрат на паливо.

Ви можете вручну призначити категорію одній із цих транзакцій і дочекатися, поки QBO «дізнається» про ваші переваги, або ви можете налаштувати правило для виконання QBO. Коли ви встановлюєте правило, ви вказуєте таку інформацію, як рахунки та типи трансакцій (введення або виведення грошей), до яких має застосовуватися правило.

Ви можете створити правило, яке впливає на всі облікові записи, або правило, яке впливає на окремі облікові записи.

Потім ви визначаєте критерії, яким повинні відповідати окремі транзакції, перш ніж QBO діятиме над транзакціями. Нарешті, ви визначаєте інформацію, яку QBO має призначати транзакціям, які відповідають критеріям. Наприклад, можна вказати тип транзакції та категорію.

Встановлені вами правила можуть працювати одним із двох способів:

• QBO може використовувати ваше правило, щоб пропонувати зміни до завантажених трансакцій, які ви потім переглядаєте та схвалюєте. Або
• Ви можете вибрати, щоб QBO автоматично застосовував правило до всіх транзакцій, які, за його визначенням, відповідали умовам правила, і додавати ці транзакції до QBO.

Коли ви використовуєте перший підхід, QBO визначає на вкладці «Перегляд» на сторінці «Банк і кредитні картки» транзакції, для яких він знаходить і очікує застосувати правило. Ви можете ідентифікувати ці трансакції, оскільки в стовпці «Категорія» або «Відповідність» вони відображають піктограму правила.

QBO використовує різні піктограми, щоб ідентифікувати транзакції, які відповідають правилам, але ще не додані до вашої компанії, і трансакції, додані автоматично за правилами.

Другий підхід може здатися ризикованим, але насправді це не так. Незважаючи на те, що QBO автоматично застосовує правило, ви все одно можете вносити зміни до транзакцій, які QBO автоматично приймає.

Створення правила

Ви встановлюєте будь-який тип правила — те, яке пропонує зміни та ви повинні їх переглянути, і те, яке автоматично додає транзакції на основі правила — за допомогою тих самих кроків. Є лише один крок, коли ви робите щось по-іншому.

Виберіть Транзакції → Банківська справа.

З’явиться сторінка Банк і кредитні картки.

Праворуч на сторінці натисніть стрілку вниз поруч із кнопкою Оновити та виберіть Керувати правилами.

QBO відображає сторінку правил.

Натисніть кнопку Нове правило у верхньому правому куті сторінки Правил.

QBO відображає діалогове вікно Правило.

Призначте правилу назву — таке, яке буде для вас значущим.

Визначте, чи застосовується правило до грошей, що надходять у QBO, чи грошей, що витікають із QuickBooks, і виберіть рахунки, до яких потрібно застосувати правило.

Використовуйте розділ «Коли трансакція відповідає», щоб встановити критерії, які QBO має використовувати під час перевірки завантажених транзакцій, щоб визначити, чи застосовувати до них правило.

Ви можете встановити декілька критеріїв за допомогою кнопки «Додати рядок» і вказати, що транзакція повинна відповідати всім або будь-якому з критеріїв. Вказування «все» є більш суворим, а QBO більш вибірково застосовує правило.

Перше поле зі списком у розділі дає змогу вказати, чи QBO має порівнювати опис транзакції, текст банку чи суму транзакції з умовою, яку ви встановили. Для тих, хто цікавиться, опис (опис транзакції) відноситься до тексту, який з’являється в стовпці «Опис» на сторінці «Банк і кредитні картки». Параметр «Текст банку» відноситься до опису банківських реквізитів, які банк завантажує; Ви можете переглянути опис банківських реквізитів, натиснувши будь-яку завантажену транзакцію. Опис банківських реквізитів з’являється в нижньому лівому куті трансакцій, які редагуються.

У нижній частині діалогового вікна «Правило» встановіть інформацію, яку QBO має застосовувати до транзакцій, які відповідають критеріям правила. Ви можете вибрати один або кілька з наведеного нижче:

• Виберіть тип транзакції, який QBO має призначити транзакції.
• Виберіть одержувача та одну або кілька категорій, щоб застосувати до трансакцій, які відповідають умовам правила.
• За бажанням до кожної транзакції, яка відповідає умовам правила, додайте нагадування.
• Установіть прапорець «Автоматично додавати до моїх книг», якщо ви хочете, щоб QBO автоматично додавав транзакції, які відповідають умовам правила, до вашої компанії.

  Це «інший» крок, ніж ви знайдете у вступі до цих кроків. Якщо вибрати цей прапорець, вам не потрібно схвалювати транзакції, до яких QBO застосовує це правило. Але ви завжди можете внести зміни в автоматично додані транзакції.

Натисніть Зберегти.

Створивши правило, ви можете використовувати стовпець «Дії» на сторінці «Правила», щоб скопіювати його (щоб вам не довелося створювати подібні правила з нуля) і видалити правила, які вам більше не потрібні. І якщо вам потрібно відредагувати правило, натисніть кнопку «Редагувати» у стовпці «Дії», щоб знову відкрити діалогове вікно «Правило» та внести зміни.

Бухгалтери, ви можете допомогти своїм клієнтам і заощадити час, якщо експортувати та імпортувати правила між компаніями QBO.