Виправлення поширених помилок у рахунках-фактурах QuickBooks 2015

Ви не ідеальна людина. Чорт, нікого немає; всі роблять помилки. Помилки в QuickBooks 2015 також неодмінно трапляються. Вам не потрібно переживати через помилки, які ви робите під час введення інформації в рахунки-фактури, оскільки ось кілька порад щодо виправлення найпоширеніших помилок, які ви можете робити у своїх рахунках-фактурах.

Якщо рахунок-фактура все ще відображається на екрані

Якщо рахунок-фактура все ще відображається на екрані, ви можете просто перемістити курсор на неправильне поле або кнопку, а потім виправити помилку. Оскільки більшість фрагментів інформації, які ви вводите у вікні Створення рахунків-фактур, короткі й приємні, ви можете легко замінити вміст деяких полів, ввівши те, що вже є.

Щоб почати все спочатку, просто натисніть кнопку Очистити внизу екрана. Щоб зберегти рахунок-фактуру після внесення змін, натисніть кнопку Зберегти та створити.

Якщо вам потрібно вставити рядок посередині рахунка-фактури, клацніть правою кнопкою миші, щоб відобразити контекстне меню, а потім виберіть «Вставити рядок» або «Видалити рядок».

Якщо рахунок-фактура не відображається на екрані

Якщо рахунок-фактура не відображається на екрані і ви ще не роздрукували його, ви можете скористатися кнопками «Далі» та «Попередній», які з’являються на вкладці «Основна» і показують зображення стрілок, що вказують ліворуч і праворуч, для перегляду рахунків-фактур. . Коли ви дійдете до того, що має помилку, просто виправте помилку.

Якщо ви допустили помилку під час виправлення рахунку-фактури, ви можете натиснути кнопку Повернути, щоб повернутися до збереженого рахунка-фактури. Кнопка «Повернути» замінює кнопку «Очистити», коли ви переглядаєте наявний рахунок-фактуру, тобто рахунок-фактуру, який ви вже зберегли.

Якщо ви роздрукували рахунок-фактуру, ви також можете внести зміни, які ви бачите вище. Наприклад, ви можете переглядати рахунки-фактури, доки не знайдете той (зараз надрукований), у якому є помилка. І ви можете виправити помилку та роздрукувати рахунок-фактуру ще раз. Однак ви можете не йти цим шляхом, якщо вже надіслали рахунок-фактуру.

Ви можете розглянути можливість виправлення рахунка-фактури, видавши кредитне авізо (якщо початковий рахунок-фактура стягнено завищено) або інший рахунок-фактуру (якщо початковий рахунок-фактура був занижений). Причина, по якій ви повинні видати кредитне авізо або інший рахунок-фактуру, полягає в тому, що життя стає дуже безладним, якщо у вас і вашого клієнта є кілька копій одного рахунка-фактури, що плаває навколо і викликає плутанину.

Видалення рахунку

Ви також можете видалити рахунки-фактури. Процедурно видалити рахунок-фактуру легко. Ви просто відобразите рахунок-фактуру у вікні «Створення рахунків-фактур», а потім натисніть кнопку «Видалити» або виберіть «Редагувати»→ «Видалити рахунок-фактуру». Коли QuickBooks попросить вас підтвердити видалення, натисніть Так. Однак спершу прочитайте наступний параграф, оскільки, можливо, ви не захочете видаляти рахунок-фактуру.

Незважаючи на те, що видалити рахунки-фактури легко, це не те, що ви повинні робити випадково чи для розваги. Видалити рахунок-фактуру можна, якщо ви його щойно створили, тільки ви його бачили і ще не роздрукували. У цьому випадку ніхто не повинен знати, що ви зробили помилку. Це твоя таємниця.

Решту часу — навіть якщо ви створюєте рахунок-фактуру, який вам не потрібний пізніше — вам слід зберігати копію рахунка-фактури в системі QuickBooks. Таким чином, у вас є запис про існування рахунка-фактури, що зазвичай полегшує відповіді на запитання пізніше.

«Але як мені виправити свої книги, якщо я залишу фальшивий рахунок-фактуру?» Ви запитаєте.

Гарне питання. Щоб виправити свої фінансові записи для рахунка-фактури, який ви більше не хочете рахувати, просто анулюйте рахунок-фактуру. Рахунок-фактура залишається в системі QuickBooks, але QuickBooks не враховує його, оскільки втрачає інформацію про кількість та суму.

Хороші новини — анулювати рахунок-фактуру так само просто, як і видалити його. Просто відобразіть рахунок-фактуру у вікні «Створення рахунків-фактур», а потім виберіть «Редагувати→ Анулювати рахунок-фактуру». Або клацніть стрілку спадного меню під кнопкою «Видалити» та виберіть «Від» у меню «Швидкі книги».