Виправлення помилок у рахунках-фактурах за допомогою QuickBooks 2005

Ви використовуєте форму рахунка-фактури QuickBooks, щоб виставляти рахунки клієнтам за товари, які ви продаєте. Ніхто не є ідеальним, тому вам не потрібно переживати через помилки, які ви робите під час введення інформації в рахунки-фактури. Але якщо ви це зробите, ось кілька способів виправити поширені помилки.

Якщо рахунок-фактура все ще відображається на екрані

Якщо рахунок-фактура все ще відображається на екрані, ви можете просто перемістити курсор на неправильне поле або кнопку, а потім виправити помилку. Оскільки більшість фрагментів інформації, які ви вводите у вікні Створення рахунків-фактур, короткі й приємні, ви можете легко замінити вміст деяких полів, ввівши те, що вже є. Щоб почати все спочатку, просто натисніть кнопку Очистити. Щоб зберегти рахунок-фактуру після внесення змін, натисніть Зберегти та створити.

Якщо вам потрібно вставити рядок посередині рахунка-фактури, клацніть правою кнопкою миші, щоб відобразити контекстне меню, і виберіть «Вставити рядок» або «Видалити рядок» у контекстному меню, що з’явиться.

Якщо рахунок-фактура не відображається на екрані

Якщо рахунок-фактура не відображається на екрані, але ви ще не роздрукували його, ви можете скористатися кнопками «Далі» та «Попередній», щоб переглянути рахунки-фактури. Коли ви дійдете до помилки, просто виправте її, як описано в попередньому розділі. Якщо ви допустили помилку під час виправлення рахунку-фактури, ви можете натиснути кнопку Повернути, щоб повернутися до збереженого рахунка-фактури. Кнопка «Повернути» замінює кнопку «Очистити», коли ви переглядаєте наявний рахунок-фактуру, тобто рахунок-фактуру, який ви вже зберегли.

Якщо ви роздрукували рахунок-фактуру, ви також можете внести зміни, описані в попередніх параграфах. Наприклад, ви можете переглядати рахунки-фактури, доки не знайдете той (зараз надрукований), у якому є помилка. І ви можете змінити помилку і роздрукувати рахунок-фактуру знову. Однак, можливо, ви не захочете йти цим шляхом, якщо ви вже надіслали рахунок-фактуру. Ви можете розглянути можливість виправлення рахунка-фактури, видавши кредитне авізо (якщо початковий рахунок-фактуру був завищений) або інший рахунок-фактуру (якщо початковий рахунок-фактура був занижений). Причина, по якій ви, можливо, захочете оформити кредитне авізо або інший рахунок-фактуру, полягає в тому, що життя стає дуже безладним, якщо у вас або вашого клієнта ширяють кілька копій одного рахунка-фактури і викликають плутанину.

Видалення рахунку

Ви також можете видалити рахунки-фактури. Процедурно видалити рахунок-фактуру легко. Ви просто відобразите рахунок-фактуру у вікні «Створення рахунків-фактур» і виберіть «Редагувати» –> «Видалити рахунок-фактуру». Коли QuickBooks попросить вас підтвердити видалення, натисніть Так. Але спочатку прочитайте наступний абзац. Можливо, ви не захочете видаляти рахунок-фактуру. . . .

Незважаючи на те, що видаляти рахунки-фактури легко, це не те, що ви повинні робити випадково чи для розваги. Видалити рахунок-фактуру можна, якщо ви його щойно створили; тільки ви це бачили, а ви ще не надрукували. У цьому випадку ніхто не повинен знати, що ви зробили помилку. Це твоя таємниця. Але в інший час — навіть якщо ви створили рахунок-фактуру, який вам не потрібен пізніше — вам слід зберігати копію рахунка-фактури в системі QuickBooks. Таким чином, у вас є запис про існування рахунка-фактури, що зазвичай полегшує відповіді на запитання пізніше.

«Але як мені виправити свої книги, якщо я залишу фальшивий рахунок-фактуру?» Ви запитаєте. Гарне питання. Щоб виправити свої фінансові записи для рахунка-фактури, який ви більше не хочете рахувати, просто анулюйте рахунок-фактуру. Рахунок-фактура залишається в системі QuickBooks, але QuickBooks не враховує його, оскільки втрачає інформацію про кількість та суму. Хороші новини — анулювати рахунок-фактуру так само просто, як і видалити його. Просто відобразіть рахунок-фактуру у вікні «Створення рахунків-фактур», а потім виберіть «Редагувати» –> «Анулювати рахунок-фактуру».