Використання QuickBooks у багатокористувацькому середовищі

Ви не обмежені використанням одного пароля для контролю доступу до вашого файлу даних QuickBooks 2021. Ви можете встановити кілька паролів для файлу даних QuickBooks. Що дійсно чудово в цій практиці, так це те, що ви можете наказати QuickBooks дозволяти певним користувачам і паролям виконувати лише певні дії.

Це звучить складно, але насправді це не так. Власник бізнесу, наприклад, може мати пароль, який дозволяє їй робити будь-що. Але новий бухгалтер, наприклад, може мати пароль, який дозволяє йому лише записувати рахунки в системі.

Як налаштувати додаткових користувачів QuickBooks

Якщо QuickBooks використовуватиме більше ніж одна особа, потрібно налаштувати додаткових користувачів.

Додавання користувачів у QuickBooks Enterprise Solutions

Щоб додати користувачів у QuickBooks Enterprise Solutions, виконайте такі дії:

1. Виберіть Компанія→Користувачі→Налаштувати користувачів і ролі.

QuickBooks відображає діалогове вікно Користувач і ролі (див. малюнок). Це діалогове вікно визначає всіх користувачів, для яких налаштовано доступ до QuickBooks, і ролі, які QuickBooks може виконувати під час використання QuickBooks. Список користувачів, який відображається на вкладці Список користувачів діалогового вікна, також визначає, хто в даний момент увійшов у систему.

Діалогове вікно Користувачі та ролі

2. Повідомте QuickBooks, що ви хочете додати користувача, натиснувши кнопку «Створити».

Коли ви натискаєте цю кнопку, QuickBooks відображає діалогове вікно «Новий користувач».

3. Ідентифікуйте користувача та введіть пароль.

Вам потрібно дати кожному користувачеві, для якого ви встановлюєте ім’я користувача. Для цього введіть коротке ім’я — можливо, ім’я користувача — у поле Ім’я користувача. Після того, як ви ідентифікуєте користувача, ви вводите його пароль як у текстове поле «Пароль», так і в текстове поле «Підтвердити пароль».

Діалогове вікно «Новий користувач».

4. Визначте роль(и) користувача.

Використовуйте список «Доступні ролі», щоб вибрати ролі (або обов’язки), які виконує користувач. Потім додайте вибрану роль до списку призначених ролей користувача, натиснувши кнопку Додати. Щоб видалити роль у користувача, виберіть роль у списку «Призначені ролі» і натисніть «Видалити».

Поле опису внизу діалогового вікна «Новий користувач» дає змогу більш детально описати роль. Ви можете ввести тип користувача QuickBooks, якому зазвичай може бути призначена вибрана роль, наприклад.

5. (Необов'язково) Змініть ролі за потреби.

Ви можете точно налаштувати ролі, які ви призначаєте (за допомогою QuickBooks). Для цього поверніться до діалогового вікна «Користувачі та ролі», виберіть вкладку «Список ролей», клацніть роль, яку потрібно змінити, а потім натисніть кнопку «Редагувати». Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Редагувати роль» (не показано), виберіть облікову діяльність або область у списку «Область та дії», а потім скористайтеся перемикачами «Рівень доступу до області», щоб указати, що може робити користувач із обраною роллю. Ви можете вказати, що користувач не повинен мати доступ, вибравши перемикач «Немає». Ви можете вказати, що користувач повинен мати повний доступ, вибравши перемикач Повний. Якщо користувач повинен мати частковий доступ, ви вибираєте кнопку Частково, а потім встановлюєте або знімете (якщо доречно) прапорці Переглянути, Створити, Змінити, Видалити, Друк і Переглянути баланс.

Ви можете побачити, який доступ має будь-яка роль спочатку, вибравши один із записів у списку Область та діяльність. QuickBooks використовує кнопки та поля «Рівень доступу до області», щоб показати поточні налаштування ролі.

За загальним правилом, коли справа доходить до контролю бухгалтерського обліку, потрібно надати мінімальний обсяг доступу. Якщо комусь не потрібен доступ до файлу даних QuickBooks для повсякденних обов’язків, вам слід вибрати кнопку Немає. Якщо комусь потрібен невеликий доступ — наприклад, для підготовки кошторису роботи чи рахунків-фактур — ви надаєте лише цей доступ і нічого більше. Суть полягає в наступному: чим більше можливостей ви надаєте співробітникам, субпідрядникам або бухгалтерам, щоб вони працювали у вашій бухгалтерській системі, тим більший ризик того, що хтось ненавмисно або навмисно внесе помилки в систему. Крім того, чим більше прав і доступу ви надаєте, тим легше вам буде, щоб хтось у вас вкрав.

Вкладка Список ролей діалогового вікна Користувачі та ролі

6. (Необов'язково) Перевірте свої дозволи користувача.

Після того, як ви налаштуєте користувача, ви повинні (будь обережні) переглянути дозволи, які ви надали користувачеві. Для цього перейдіть на вкладку Список користувачів діалогового вікна Користувачі та ролі, виберіть користувача, а потім натисніть кнопку Дозволи перегляду. Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Дозволи перегляду» (не показано), виберіть користувача, а потім натисніть кнопку «Показати», щоб побачити вікно «Дозволи перегляду», яке відображає дуже детальний список того, що користувач може робити, а що не може.

Перегляд вікна дозволів

7. (Необов'язково) Перегляньте зміни своєї ролі.

Якщо ви змінюєте дозволи ролі, ви, ймовірно, також захочете переглянути ці зміни. Для цього перейдіть на вкладку Список ролей у діалоговому вікні «Користувачі та ролі», виберіть роль, а потім натисніть кнопку «Дозволи перегляду». QuickBooks відображає іншу версію вікна дозволів перегляду, у якому перелічено ролі, які ви та QuickBooks налаштували. Виберіть роль, яку потрібно переглянути, а потім натисніть кнопку «Дозволи перегляду». QuickBooks відображає іншу версію вікна дозволів перегляду з детальним списком того, що може і що не може робити хтось із цією роллю.

8. Після того, як ви завершите перевірку дозволів користувача та ролі, натисніть кнопку Закрити, щоб закрити всі відкриті вікна, а потім натисніть кнопку Скасувати або Закрити, щоб закрити всі відкриті діалогові вікна.

З цього моменту новий користувач може використовувати QuickBooks; його або її права обмежені тим, що ви вказали.

Може бути важливим перевіряти дозволи кожні кілька місяців або років, залежно від плинності роботи та практики ведення бухгалтерського обліку. Очевидно, попередні співробітники або бухгалтери більше не повинні мати ролей, які дозволяють їм вносити зміни у ваш файл. Чорт, мабуть, у них взагалі не повинно бути ролей! Вікно дозволів перегляду QuickBooks — це зручний спосіб переглянути ці дані в Інтернеті, і якщо ви хочете надрукувати копію інформації про дозволи, все, що вам потрібно зробити, це натиснути кнопку «Друк» у вікні.

Додавання користувачів у QuickBooks Pro та Premier

Щоб налаштувати додаткових користувачів у QuickBooks Pro та QuickBooks Premier, виконайте такі дії:

1. Виберіть Компанія→ Налаштувати користувачів і паролі→ Налаштувати користувачів.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Список користувачів і ролей», яке визначає всіх користувачів, для яких налаштовано доступ до QuickBooks і які наразі ввійшли в систему.

2. Повідомте QuickBooks, що ви хочете додати користувача, натиснувши кнопку Додати користувача.

QuickBooks відображає перше діалогове вікно «Налаштувати пароль користувача та доступ» (не показано).

3. Ідентифікуйте користувача та введіть пароль.

Дайте кожному користувачеві, для якого ви встановлюєте пароль, ім’я користувача, ввівши коротке ім’я — можливо, ім’я користувача — у полі Ім’я користувача. Після того, як ви ідентифікуєте користувача, ви вводите його пароль як у текстове поле «Пароль», так і в текстове поле «Підтвердити пароль».

4. Натисніть «Далі», щоб продовжити, а потім вкажіть, чи хочете ви обмежити доступ для нового користувача.

Коли QuickBooks відобразить друге діалогове вікно «Налаштувати пароль користувача та доступ» (не показано), вкажіть, чи хочете ви обмежити доступ і права користувача. Якщо ви хочете обмежити доступ і права (права — це лише те, що може робити користувач), виберіть перемикач «Вибрані області QuickBooks». Якщо ви хочете, щоб користувач міг робити будь-що, виберіть перемикач Усі області QuickBooks. Якщо ви вкажете, що новий користувач повинен мати доступ до всіх областей QuickBooks, ви закінчили налаштування пароля користувача, і ви можете пропустити решту кроків.

5. Натисніть Далі, щоб продовжити, а потім опишіть доступ до інформації та завдань про продажі та дебіторську заборгованість.

QuickBooks показує третє діалогове вікно «Налаштування пароля користувача та доступу» (не показано) — перше з серії діалогових вікон, яке веде вас через інтерв’ю, задаючи детальні запитання про те, яким чином кожен користувач повинен мати доступ до певної області. Що стосується діяльності з продажу, наприклад, QuickBooks запитує про доступ до трансакцій (наприклад, рахунків-фактур, кредитних авізо та інформації про дебіторську заборгованість). Ви можете вказати, що користувач не повинен мати доступ, вибравши перемикач «Без доступу». Ви можете вказати, що користувач повинен мати повний доступ, вибравши перемикач Повний доступ. Якщо користувач повинен мати частковий доступ, виберіть перемикач Вибірковий доступ, а потім виберіть одну з допоміжних кнопок: Створити лише транзакції, Створити та надрукувати транзакції або Створити транзакції та створити звіти.

6. Натисніть «Далі», а потім опишіть права на покупки та кредиторську заборгованість.

QuickBooks відображає четверте діалогове вікно «Налаштування пароля користувача та доступу» (не показано), яке дозволяє вказати, який доступ має новий користувач до областей покупок та кредиторської заборгованості. Ви можете вибрати перемикач «Без доступу». Ви можете вибрати перемикач Повний доступ. Або ви можете вибрати середину, вибравши перемикач Вибірковий доступ та одну з допоміжних кнопок. Ті самі правила встановлення прав і доступу, які застосовуються до області покупок і кредиторської заборгованості, застосовуються до області продажів і дебіторської заборгованості.

7. Натисніть «Далі», а потім опишіть права та доступ, що залишилися.

Коли ви натискаєте кнопку «Далі» у нижній частині кожної версії діалогового вікна «Налаштування пароля користувача та доступу», QuickBooks відображає кілька інших версій діалогового вікна, яке використовує для запиту про права користувача та доступ. Після того, як ви опишете, які права є відповідними для користувача в області покупок і кредиторської заборгованості, наприклад, QuickBooks запитує про область чеків і кредитних карток. Потім запитує про зону інвентаризації. Далі він запитує про нарахування заробітної плати, а потім запитання про загальну, чутливу бухгалтерську діяльність. Нарешті, QuickBooks запитує про доступ до можливостей фінансової звітності.

Ви обмежуєте права в кожній із цих інших областей так само, як ви це робите для областей продажів і дебіторської заборгованості, а також для областей покупок і кредиторської заборгованості. Тому я не збираюся описувати, як ви знову і знову вибираєте кнопку параметра «Без доступу», кнопку параметра «Повний доступ» або кнопку «Вибірковий доступ». Просто будьте уважні, коли ви переглядаєте екрани, обмежуючи права користувача. Ви хочете, щоб користувачі мали права, необхідні для виконання своєї роботи, але ви не хочете надавати їм більше прав, ніж їм потрібно.

8. Укажіть, чи може користувач змінювати або видаляти транзакції.

Після того, як ви переглянете приблизно півдюжини версій діалогових вікон «Налаштування пароля користувача» та «Доступ», які запитують про певні сфери обліку, QuickBooks відобразить сторінку «Зміна або видалення транзакцій» діалогового вікна «Налаштування пароля користувача та доступу» (не показано). Сторінка «Зміна або видалення трансакцій» дозволяє вказати, чи може користувач змінювати транзакції, записані до дати закриття. Загалом, ви хочете обмежити можливість користувача змінювати або видаляти транзакції.

9. Натисніть Далі, а потім перегляньте свої рішення щодо прав.

QuickBooks відображає остаточну версію діалогового вікна «Налаштування пароля користувача та доступу» (не показано), в якому вказуються права користувача, які ви призначили або дозволили. Ви можете використовувати це діалогове вікно, щоб переглянути права, якими хтось має. Якщо ви розумієте, що ви призначили права неправильно, натисніть кнопку Назад, щоб повернутися через діалогове вікно до того, де ви зробили помилку. Змініть призначення прав і натисніть кнопку «Далі», щоб повернутися до останнього вікна діалогового вікна «Налаштувати пароль користувача та доступ».

10. Коли ви завершите перевірку прав користувача та доступу, натисніть Готово.

З цього моменту новий користувач зможе використовувати QuickBooks; його або її права обмежені тим, що ви вказали.

Як змінити права користувача в Enterprise Solutions

Ви можете змінити права, які призначаєте користувачеві. Щоб зробити це в QuickBooks Enterprise Solutions, виберіть Компанія→Користувачі→Налаштувати користувачів і ролі, щоб відобразити діалогове вікно Користувачі та ролі (не показано).

Щоб змінити права користувача після їх перегляду, виберіть користувача та натисніть кнопку Редагувати. QuickBooks відображає діалогове вікно «Редагувати користувача» (див. наступний малюнок), яке дуже нагадує діалогове вікно «Новий користувач», яке ви використовуєте для налаштування користувача та опису його чи її прав. Ви використовуєте текстові поля Ім’я користувача, Пароль та Підтвердити пароль, щоб змінити інформацію про користувача. Ви можете використовувати список доступних ролей, список призначених ролей і кнопки «Додати та видалити», щоб змінити те, що користувач може робити в QuickBooks; потім натисніть Закрити, коли закінчите.

Діалогове вікно Редагування користувача

Щоб скопіювати користувача (ви можете додати другого користувача з правами, які відображають дозволи деяких інших користувачів), у діалоговому вікні «Користувачі та роль» виберіть користувача, якого потрібно клонувати, а потім натисніть «Дублювати». Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно Duplicate User, закінчіть опис нового користувача та натисніть OK.

Діалогове вікно "Дублікат користувача".

Щоб видалити користувача, ви також використовуєте діалогове вікно Користувачі та ролі. Просто виберіть користувача, а потім натисніть кнопку Видалити. QuickBooks просить підтвердити видалення. Коли ви натискаєте кнопку Так для підтвердження, QuickBooks видаляє користувача.

Діалогове вікно Видалити користувача

Як змінити права користувача в QuickBooks Pro і Premier

Ви можете змінити права, які ви призначаєте користувачеві в QuickBooks Pro або Premier. Для цього виберіть Компанія→Налаштувати користувачів і паролі→Налаштувати користувачів, щоб відкрити діалогове вікно Список користувачів (не показано).

Щоб переглянути права певного користувача, виберіть користувача у списку та натисніть кнопку Переглянути користувача. Коли ви це зробите, QuickBooks відображає діалогове вікно Перегляд доступу користувача (не показано). Це діалогове вікно показує ту саму інформацію, що й остаточна версія діалогового вікна «Налаштування доступу користувача та пароля», яке є діалоговим вікном, яке ви використовуєте спочатку, щоб визначити, які права повинен мати користувач. Натисніть кнопку Залишити, щоб закрити діалогове вікно Перегляд доступу користувача.

Щоб змінити права користувача після їх перегляду, виберіть користувача та натисніть кнопку Редагувати користувача. QuickBooks проходить через той самий набір діалогових вікон, які ви використовуєте для налаштування користувача та опису його прав. Ви використовуєте кнопки «Далі» та «Назад», щоб виконувати такі дії, як змінювати ім’я користувача або пароль, вказувати, чи потрібно обмежувати доступ користувача, і — якщо необхідно — обмежувати доступ користувача до певної діяльності в QuickBooks.

Щоб видалити користувача, ви також використовуєте діалогове вікно Список користувачів. Просто виберіть користувача, а потім натисніть кнопку Видалити користувача. QuickBooks просить підтвердити видалення (не показано). Коли ви натискаєте кнопку Так для підтвердження, QuickBooks видаляє користувача.