Використання QuickBooks для управління запасами у виробничій фірмі

Відстеження запасів у виробничій фірмі складніше, ніж в інших типах бізнесу. Коли ви зводите все до суті в QuickBooks, проблема випливає з кількох складних вимог бухгалтерського обліку:

• У виробничому середовищі виробник об’єднує сировину в готову продукцію. Це означає — і це складна частина — що виробничий процес зменшує кількість запасів і вартість деяких предметів (сировини або компонентів) і в той же час збільшує кількість і вартість інших, готових товарів.
• У виробничому середовищі правила стверджують, що ви не просто підраховуєте вартість предметів у цінності запасів готової продукції. Ви також підраховуєте витрати на оплату праці та заводські накладні витрати, затрачені на виготовлення виробів.

QuickBooks вирішує першу проблему, пов’язану з виробничими запасами, але не вирішує і не вирішує другу проблему. На щастя, якщо ви невеликий виробник, вам, напевно, не доведеться сильно турбуватися про другу проблему. Ви повинні запитати про це свого CPA. Але не хвилюйтеся — Конгрес і Податкова служба надали купу лазівок, які полегшують бухгалтерський облік для маленьких хлопців.

Обробка виробничих запасів простим способом

Якщо ви використовуєте QuickBooks Pro або деякі попередні версії QuickBooks Premier, у вас немає можливості врахувати виробництво запасів у QuickBooks. Найкраще, що ви можете зробити, це згрупувати елементи, щоб об’єднати їх в окремі позиції в рахунку-фактурі клієнта.

Цей підхід звучить неакуратно, але він не такий вже й поганий, як ви можете подумати на перший погляд. Ви можете вибрати відображення лише групової позиції в рахунку-фактурі клієнта. Це означає — повертаючись до прикладу флориста, який продає червоні троянди та вази — що флорист може «виготовити» кришталеву вазу з дюжиною червоних троянд, а потім показати виготовлений елемент як груповий товар у рахунку-фактурі клієнта.

Єдине, що є проблемним у підході «просто використовуйте груповий товар», — це те, що він не дає вам можливості відстежувати вартість запасів готової продукції.

Виконання обліку запасів у QuickBooks

Щоб врахувати виробництво запасів у QuickBooks Premier або QuickBooks Enterprise Solutions, ви додаєте складальні елементи інвентарю до списку елементів для тих елементів, які ви виготовляєте. Ви також фіксуєте виробництво предметів, як ви… ну, виробляєте їх.

Припустимо, що Pine Lake Porcelain здебільшого просто купує та перепродає кавові кухлі та інші порцелянові вироби. Але також припустимо, що один раз на рік Pine Lake Porcelain збирає колекцію кухлів червоної кави в подарунковий набір до Дня Святого Валентина. У цьому випадку QuickBooks може записати збірку подарункового набору в коробках, який поєднує, наприклад, чотири кружки червоної кави, картонну коробку та деяку паперову упаковку.

Додавання складальних елементів інвентарю

Щоб описати виготовлені вироби, виконайте такі дії:

Виберіть Списки → Список елементів.\

QuickBooks відображає вікно списку елементів.

Натисніть кнопку «Елемент» у вікні «Список елементів» і виберіть «Новий» зі спадного списку.

QuickBooks відображає вікно «Новий елемент».

У спадному списку «Тип» виберіть елемент «Інвентар».

QuickBooks відображає версію інвентаризації у вікні «Новий предмет».

Укажіть обліковий запис, який використовуватиметься для відстеження вартості цього товару, коли ви його продаєте.

QuickBooks пропонує обліковий запис Вартість проданих товарів. Однак, якщо ви створили інші облікові записи для своєї COGS, виберіть інший відповідний обліковий запис.

Опишіть виготовлений виріб.

Введіть опис елемента, який ви хочете відображати в документах, які бачать ваші клієнти, наприклад рахунках-фактурах. (QuickBooks пропонує той самий опис, який ви використовували в текстовому полі Опис трансакцій купівлі за замовчуванням.)

Введіть суму, яку ви стягуєте за товар, у полі Ціна продажу.

Укажіть, чи підлягає виготовлений товар податком з продажу, за допомогою спадного списку Податковий код.

Використовуйте спадний список Рахунок доходу, щоб указати обліковий запис, який QuickBooks має використовувати для відстеження доходу від продажу товару.

Визначте компоненти, які входять до готового виробу.

Використовуйте список матеріалів, щоб визначити окремі елементи компонентів і кількість, необхідну для складання інвентаризації. Кожен елемент компонента розміщується в окремому рядку в списку. Щоб не бути надто зайвим, але зверніть увагу, що ви визначаєте як елемент компонента, так і кількість необхідних компонентів.

Визначте рахунок активів.

Укажіть інший поточний рахунок активів, який QuickBooks має використовувати для відстеження вартості цього елемента інвентарю.

Виберіть точку побудови.

Використовуйте поля Build Point, щоб указати найнижчу кількість цього елемента в інвентарі, яка може залишитися, перш ніж виготовите більше. Коли рівень запасів падає до цієї кількості, QuickBooks додає нагадування до списку нагадувань, сповіщаючи вас, що вам потрібно зробити більше товару.

Ігноруйте поля На руках і Загальна вартість.

Бачите коробку під рукою? Залиште його встановленим на нуль. Ввести число зараз означає записати транзакцію без категорій, а ви не хочете цього робити. Залиште поле Загальна вартість також рівним нулю.

Залиште поле Станом на дату порожнім або введіть поточну дату.

Це не має значення.

Версія інвентаризації у вікні «Новий предмет».

Запис виготовлення або складання предметів

Щоб побудувати збірку, виберіть команду Постачальники → Інвентаризація → Побудувати збірки. QuickBooks відображає вікно Build Assemblies. Все, що вам потрібно зробити, це вибрати річ, яку ви хочете створити, зі спадного списку Елемент збірки, а потім ввести кількість, яку ви (або якийсь невдалий колега) створили в полі Кількість для побудови в нижньому правому куті. Потім ви натискаєте кнопку Створити та закрити або Створити та створити. (Натисніть кнопку «Створити та створити», якщо ви хочете записати збірку деяких інших елементів.)

Версія Build Assemblies вікна «Новий елемент».

Ось кілька речей, які слід пам’ятати про команду Build Assemblies:

• У верхньому правому куті вікна QuickBooks показує кількість збірки, яка є у вас під рукою, і кількість клієнтів, які зробили замовлення. Це досить корисна інформація, тому пам’ятайте, що вона є.
• Таблиця у вікні Build Assemblies показує, що входить у ваш продукт. Не те, щоб вас це хвилювало, але це перелік матеріалів.
• У нижній частині списку переліку матеріалів QuickBooks показує вам максимальну кількість збірок, які ви можете зробити, враховуючи ваш поточний інвентар.
• Коли ви створюєте предмет, QuickBooks коригує кількість предметів в інвентарі. Якщо ви виготовляєте подарункові набори в коробках, кожен із яких містить чотири червоних кухля та дві обгорткові серветки, QuickBooks зменшує кількість червоних кухлів і серветок для упаковки та збільшує кількість предметів у упакованих подарункових наборах під час запису збірки.

Деякі компоненти, які використовуються в збірці, можуть не бути предметами запасу. У збірці можна використовувати деталі, які не є запасами.

Управління кількома місцями інвентаризації

QuickBooks Enterprise Solutions дає змогу впоратися з проблемою ведення обліку зберігання запасів у кількох місцях. Щоб увімкнути цю можливість, яка називається «Розширене відстеження запасів», виберіть команду «Редагувати» → «Параметри», натисніть «Предмети та запаси», перейдіть на вкладку «Налаштування компанії», а потім натисніть кнопку «Додаткові параметри інвентаризації».

Якщо ви користуєтеся версією QuickBooks Enterprise Solutions, QuickBooks відображає діалогові вікна, які дають змогу створити список сайтів інвентаризації, а також додає поля до відповідних вікон і діалогових вікон, щоб ви могли відстежувати елементи інвентарю за сайтами. Якщо ви не використовуєте версію QuickBooks Enterprise Solutions, QuickBooks відображає інформацію про те, як можна оновити Enterprise Solutions до Enterprise Solutions.