Використання систем періодичної інвентаризації в QuickBooks 2017

Ви можете використовувати простий підхід до обліку запасів за допомогою QuickBooks 2017. Замість того, щоб відстежувати окремі предмети запасів, використовуючи систему постійної інвентаризації — це просто означає, що ви відстежуєте кожен елемент, коли він переміщується у ваш бізнес і виїжджає в автомобіль або мінівен клієнта. — можна використовувати просту періодичну систему. Вам потрібно знати, як працює система періодичної інвентаризації в QuickBooks. Також корисно знати, що погано, а що добре у використанні системи періодичної інвентаризації.

Як працюють системи періодичної інвентаризації в QuickBooks

Якщо ви використовуєте систему періодичної інвентаризації, ви налаштовуєте обліковий запис іншого типу поточних активів під назвою « Інвентаризація». Потім, коли ви купуєте інвентар, ви класифікуєте покупку інвентарю як потрапляння в цей підроблений обліковий запис інвентарю. (Обліковий запис називається «підробним» обліковим записом інвентаризації, оскільки для QuickBooks він не є справжнім обліковим записом інвентаризації.)

Щоб записувати собівартість проданих товарів щомісяця, ви використовуєте запис у журналі, щоб перенести відповідну частину з фальшивого рахунку запасів на свій рахунок вартості проданих товарів. Як зрозуміти, яку частину потрібно перемістити? Гарне питання. Коротше кажучи, ви здогадуєтесь на основі відсотка історичної вартості проданих товарів.

Ось приклад того, як це працює: припустімо, що з незапам’ятних часів вартість проданих товарів становила 45 відсотків вашого доходу від продажів, і що минулого місяця ви продали речі на 10 000 доларів. У цьому випадку ви вважаєте, що 45 відсотків від 10 000 доларів США (4 500 доларів США) дорівнюють вартості проданого вами інвентарю. Відповідно, ви переведете 4500 доларів США з фальшивого рахунку інвентаризації на вартість проданих товарів.

Передбачувано, цей грубий і готовий підхід означає, що ваші дані про запаси та вартість проданого товару будуть неправильними. Таким чином, наприкінці року ви все одно виконуєте підрахунок фізичного запасу, щоб точно з’ясувати, що саме у вас є в інвентарі. На цьому етапі ви відрегулюєте залишки запасів і вартості проданої продукції, щоб вони відповідали тому, що показує ваш фізичний інвентар.

Можливо, протягом року ваша приблизна 45-відсоткова цифра означала, що ви перевели 5000 доларів занадто багато з запасів на вартість проданих товарів. У цьому випадку ви перенесете 5000 доларів США з вартості проданих товарів і повернетеся до інвентарю. Або ви можете виявити, що ви перемістили 5000 доларів занадто мало від запасів до вартості проданих товарів. Щоб вирішити цю проблему, ви перемістіть ще 5000 доларів США із запасів у вартість проданих товарів.

Останній короткий момент щодо використання періодичної інвентаризації: ви не використовуєте елементи інвентарю, якщо використовуєте періодичну інвентаризацію. Отже, те, що ви вказуєте в рахунках-фактурах або товарних чеках, є просто загальним елементом, який не є складовою частиною.

Переваги та недоліки періодичної інвентаризації

Система періодичної інвентаризації хороша для деяких видів бізнесу. Наприклад, якщо у вас занадто багато елементів для відстеження за допомогою списку елементів QuickBooks, описаний тут підхід може стати порятунком.

Однак періодичні системи інвентаризації створюють деякі проблеми. Ось чотири найбільші та найгірші проблеми:

• Ви не будете знати, які товари продаються добре, а які ні, тому що ви не відстежуватимете продажі за товарними запасами. Це означає, що ви не можете складати більше товарів, що продаються, і менше речей, які не продаються.
• Ви не будете знати, що насправді маєте у своєму інвентарі, за винятком випадків, коли ви проведете фізичну інвентаризацію наприкінці року. (Ви не будете знати, скільки доларів у вас є в інвентарі або яку кількість предметів у вас є.)
• Оскільки ви не вноситимете коригування на рівні предметів на основі вашого фізичного інвентарю, ви не будете знати, які предмети схильні до усадки через такі проблеми, як крадіжка, поломка та псування.
• Вам потрібно буде зробити записи в журналі, які фіксують переміщення доларів із запасів у вартість проданих товарів. Ці записи в журналі не дуже складні, але їх може бути трохи складно з’ясувати в перші кілька разів.

Вам потрібно вирішити, чи хочете ви використовувати простішу періодичну систему інвентаризації, незважаючи на проблеми, які створює така система. І остання думка: багато малих підприємств, особливо малі роздрібні торговці, успішно використовують системи періодичної інвентаризації.