Використання протоколів аудиту в QuickBooks

Якщо ви вирішите надати кільком користувачам доступ до файлу даних QuickBooks, ви можете увімкнути функцію QuickBooks Audit Trail. Функція Audit Trail дозволяє вести запис про те, хто вносить зміни до файлу даних QuickBooks. Якщо у вас є кілька осіб, які змінюють інформацію в QuickBooks — іншими словами, у вас є кілька користувачів, які працюють з файлом даних QuickBooks — вам слід встановити прапорець Використовувати контрольний журнал. Майте на увазі, що використання Audit Trail трохи уповільнює роботу QuickBooks. Однак для такого зниження продуктивності ви отримуєте постійний запис про те, хто що робить у QuickBooks.

Якщо ви заархівуєте файл компанії та вказуєте, що файл компанії має бути згорнутий, QuickBooks очищає аудиторський слід до дати «вилучені закриті транзакції до або раніше». Іншими словами, протягом періоду часу, протягом якого QuickBooks видаляє старі закриті транзакції, він також видаляє аудиторський слід цих транзакцій.

Щоб увімкнути функцію аудиту QuickBooks, виконайте такі дії:

1. Виберіть команду «Налаштування» в меню «Редагувати».

QuickBooks відображає діалогове вікно «Параметри».

2. Вкажіть, що ви хочете змінити параметри обліку для файлу даних компанії.

Щоб вказати, що ви хочете використовувати параметри обліку, скористайтеся панеллю піктограм біля лівого краю діалогового вікна «Параметри», щоб вибрати набір параметрів обліку. (Піктограма «Параметри бухгалтерського обліку» з’являється у верхній частині списку.) Після цього перейдіть на вкладку «Налаштування компанії».

3. Вкажіть, що ви хочете використовувати аудиторський слід.

Щоб повідомити QuickBooks, що ви хочете використовувати контрольний журнал, установіть прапорець Використовувати контрольний журнал і натисніть кнопку OK. З цього моменту QuickBooks зберігає записи про те, які користувачі вносять зміни до вашого обліку.

Щоб створити звіт «Аудиторський журнал», просто виберіть команду «Бухгалтер і податки» у меню «Звіти», а потім виберіть у підменю команду «Аудиторський журнал».