Використання пароля закриття в QuickBooks 2016

QuickBooks не вимагає від вас і навіть не дозволяє вам «закривати» місяці та роки, як це робили старі системи ручного обліку. (Коли ви «закривали» старий звітний період, ви фактично обнуляли рахунки доходів і витрат і перераховували чисту суму на рахунки власного капіталу.)

Однак QuickBooks дозволяє використовувати дату закриття та пароль. Дата закриття не дозволяє комусь здійснювати транзакції раніше зазначеної дати. Наприклад, якщо ви встановлюєте пароль на закриття, хтось повинен надати цей пароль перед введенням транзакції або зміною дати транзакції, датою до дати закриття.

Якщо ви не встановите пароль закриття, хтось намагається ввести або змінити транзакцію, дату перед датою закриття, отримує попередження, але ця особа все одно може створити або змінити запис.

Щоб встановити дату закриття, виберіть «Редагувати» → «Параметри», клацніть піктограму «Бухгалтерський облік», перейдіть на вкладку «Налаштування компанії», а потім натисніть кнопку «Встановити дату/пароль», щоб QuickBooks відобразило діалогове вікно «Встановити дату закриття та пароль». Ви вводите дату закриття (ймовірно, кінець останнього завершеного року) у текстовому полі Дата закриття, а потім вводите пароль (двічі), один раз у текстові поля Пароль дати закриття та Підтвердити пароль.

Установіть прапорець Виключати оцінки, замовлення на продаж і замовлення на покупку з обмежень на дату закриття, щоб не втратити доступ до цих трансакцій у рамках закриття.

Діалогове вікно Встановити дату закриття та пароль.

Не встановлюйте дату закриття та пароль у файлі QuickBooks, який ви хочете надіслати своєму бухгалтеру, щоб він чи вона могла підготувати вашу податкову декларацію. Вашому податковому бухгалтеру, ймовірно, потрібно буде внести зміни у ваш файл QuickBooks, щоб синхронізувати дані між вашими записами та податковою декларацією. Таким чином, ви хочете «заблокувати» попередній рік лише після заповнення податкової декларації.